La Coordinación

COORDINACIÓN

1. DEFINICIÓN:

Nace con la necesidad de sincronizar y armonizar los esfuerzos para realizar eficazmente una actividad designada. Durante las etapas de la organización es forzoso equilibrar las funciones planteadas en la empresa para que los resultados con las funciones se desarrollen con facilidad.

Se tomará como ejemplo a la organización de un equipo de fútbol, no serviría para nada tener a expertos jugadores (cada uno dominando su área), si no existe una sincronización, armonía, comunicación y coordinación al momento del partido, las funciones que realizarían serían inútiles, cada uno por su lado sin concretar algo.

La eficacia en cualquier organización, siempre estará en relación directa con la coordinación que se obtiene a través de líneas de comunicación. La función que tiene la coordinación es lograr la combinación y unidad de esfuerzos que existen en un grupo social.

2. TÉCNICAS DE LA ORGANIZACIÓN

Son herramientas que se necesitan para llevar a cabo una buena organización, las principales son las siguientes:

Los organigramas son una representación gráfica de la estructura de la empresa, muestran la interrelación con los departamentos y los niveles jerárquicos.

El organigrama debe ser claro, su nomenclatura jerárquica debe ser uniforme, las funciones semejantes se deben agrupar, no se puede utilizar diferentes formas o tamaños. Pueden clasificarse por su objeto, por su área y por su contenido.

Por objeto, éste se divide en estructural, funcional y especial. Dentro de lo estructural solo nos muestra la forma administrativa de la empresa, en cuanto a la funcional aparte de las áreas y las relaciones que tienen nos muestra las principales funciones de ellas. En las especiales solo se destaca una característica.

Formas de representar un organigrama

Por área, se dividen en Generales que presenta a toda la organización y las departamentales en donde representa la organización del departamento.

Por su contenido, dividiéndose en esquemáticos que son elaborados para el público sin contener detalles y los analíticos que son detallados y técnicos.

Existen diferentes formas para representar los organigramas:

Verticales

(Grajales Lara, N., & Castillo Arriaga, 2002)

Horizontales

(Grajales Lara, N., & Castillo Arriaga, 2002)

Circulares

Mixtos

(Grajales Lara, N., & Castillo Arriaga, 2002)

Manuales, son documentos que contienen información detallada acerca de la empresa. Pueden ser técnicos, políticos, de puestos, de procedimientos, de bienvenida, etc. Y son de gran utilidad ya que controlan el cumplimiento de las funciones, aumenta la eficiencia de los empleados, sirven como fuente de información, ayuda a evitar las fugas de responsabilidad y delimitan actividades, responsabilidades y funciones.

Otra herramienta de organización son los diagramas de procedimientos, son representaciones gráficas que muestran la secuencia que tiene un procedimiento y hay varios tipos: Gráfica de flujo de operaciones, gráficas esquemáticas de flujo, gráficas de ubicación de equipo y flujo de formas.

A través de la técnica de análisis de puestos, se clasifican las labores que desempeñan en cada grupo de trabajo y se basa en lo siguiente:

Descripción de puestos:

Señala lo que el trabajador va a ser. Tiene título, descripción genérica; es una introducción breve del puesto y descripción específica; donde se detallan las actividades que se realizan.

Especificación del puesto:

Son los requisitos

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