Ley Orgánica de Protección de Datos

Existen motivos de peso, entre los que se incluye el cumplimiento de la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD), para realizar una destrucción efectiva de la documentación impresa que genera una empresa, máxime cuando ésta contiene Datos de Carácter Personal, tal y como hemos detallado en anteriores entregas del boletín de noticias. Es evidente, por tanto, que la normativa vigente en materia de LOPD nos obliga a la eliminación definitiva, no permitiendo tirar los documentos en papel directamente a la basura, pero... ¿Qué métodos son los más efectivos para destruir la documentación impresa de un modo seguro dentro del marco de la Ley?

Con la destrucción de la documentación con plenas garantías, y dando cumplimento a la Ley de Protección de Datos, evitamos la imposición de una sanción económica o denuncia por parte de cualquier ciudadano, ya sea cliente, proveedor, empleado o la propia competencia. Disponemos básicamente de dos sistemas: subcontratación de una empresa especializada en destrucción de papel o utilización de una trituradora de papel que podemos adquirir en el mercado sin mayor problema.

Empresa de destrucción de papel. En el mercado existen múltiples empresas que prestan servicios de recogida y destrucción de papel. El modus operandi es muy simple, la empresa con la que se contrata la asistencia habitualmente pondrá a nuestra disposición un contenedor en el que se deposita toda la documentación susceptible de ser destruida. Cuando el contenedor está lleno proceden a su recogida y transporte hasta el lugar donde se realizará su destrucción completa. Es de vital importancia que la empresa con la que se subcontrate un servicio de este tipo garantice de algún modo la seguridad de la documentación en su transporte, así como su posterior destrucción y, sobre todo, la confidencialidad durante todo el proceso. En este sentido, es recomendable que dispongamos de los pertinentes certificados y nos emitan un documento acreditativo.

Destructora/Trituradora de papel. Otra opción interesante es la adquisición de una trituradora de papel, en la cual se destruirá toda la documentación obsoleta de la empresa o que, por cualquier motivo, deba ser cancelada. Tras su destrucción, los restos de papel podrán ser arrojados en un contenedor normal de reciclado de papel. Es muy importante, y se debe tener en cuenta, que no todas las trituradoras existentes en el mercado se ajustan a su nivel de necesidad, puesto que en función del tipo de información contenida en los documentos se requerirá que el tamaño de la partícula del papel, una vez triturado, sea mayor o menor. De esta forma, si en nuestra empresa tenemos un Nivel Básico de seguridad por los datos que manejamos, bastará con que la trituradora haga tiras el papel. Si por el contrario, disponemos de un Nivel Alto, deberemos convertir las hojas en confeti. Por todo ello, deberá tener en cuenta

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