Metodologia Para El Analisis Y Diseño De Las Estructuras Organizacionales

DEPARTAMENTALIZACIÓN Y ASIGNACIÓN DE ACTIVIDADES

DEPARTAMENTALIZACIÓN

Consiste en agrupar actividades en base a determinados criterios (factores aglutinantes), con el objetivo de dividir el trabajo de la dirección de forma tal que la organización quede estructurada en unidades aptas para operar con eficiencia y sujeta a mecanismos de relacionamiento y coordinación, para una efectiva integración.

• Departamentalización primaria: es la que se efectúa en el primer nivel de la estructura organizativa.

• Departamentalización secundaria: es la que se efectúa a partir de las unidades del primer nivel, así como la reiteración del proceso en los niveles subsiguientes.

Criterios de departamentalización más usuales

• por funciones

• por productos

• geográfico o territorial o regional

• por clientes

• por canales de comercialización

• por procesos o equipos

• matricial

• mixta

• por tiempo

• por cantidad

Las más importantes son:

POR FUNCIONES

Consiste en la agrupación de los empleados de acuerdo con sus áreas de experiencia y los recursos que necesitan para llevar a cabo una serie común de tareas.

Aplicación: Es común en las empresas industriales.

Ventajas

 Promueve la especialización de habilidades.

 Centraliza la toma de decisiones.

 Es el reflejo de las funciones que se desarrollan en la empresa.

Desventajas

 Reduce la comunicación entre departamentos.

 Se reduce la coordinación entre funciones.

 Toda la responsabilidad final reside en la alta dirección.

 Lenta adaptación a los cambios.

POR PRODUCTOS O SERVICIOS

Consiste en la división de una organización en unidades, donde se diseña, produce y comercializa sus bienes o servicios.

Aplica en empresas fabricantes de diversas líneas de productos.

Ventajas

 Focaliza la acción sobre el producto.

 Facilita la especialización por producto.

 Mejora la coordinación de las funciones.

 Aumenta la diversificación de la empresa.

Desventajas

 Puede redundar en un uso ineficaz de habilidades y recursos.

 Requiere más empleados de alta dirección.

 Restringe la resolución de problemas a un solo producto.

POR UBICACIÓN GEOGRÁFICA

Agrupación de actividades con base en territorios, se realiza en base a las zonas geográficas en las que se encuentra presente la empresa. Se aplica en empresas de gran escala o con actividades geográficamente dispersas.

Ventajas

 Adaptación a las necesidades de la región.

 La responsabilidad se coloca en niveles superiores.

 Aprovecha los mercados locales.

 Mejora la coordinación regional

Desventajas

 Tiende a duplicar los servicios.

 Requiere personal de más alto nivel.

 Dificulta la centralización de las funciones.

 Se dificulta el control de la empresa.

POR CLIENTES

Consiste en crear unidades cuyo interés primordial es servir a los distintos compradores o clientes. Se aplica en empresas comerciales, principalmente almacenes.

Ventajas

 Permite una mayor concentración en los clientes.

 Identifica claramente a los clientes claves.

 Ideal para el conocimiento de las necesidades de los clientes.

Desventajas

 Los empleados corren el riesgo de sufrir presiones de los clientes para otorgarles privilegios.

 Restringe la resolución de problemas a un solo tipo de cliente.

POR ETAPAS DEL PROCESO

Consiste en el agrupamiento de actividades con base en el flujo de productos. Se aplica en las empresas industriales.

Ventajas

 Usar tecnología altamente especializada.

 Aprovechar las habilidades especializadas de los trabajadores.

 Se simplifica la capacitación por tratar solo asuntos puntuales y propios dela especialización.

Desventajas

 Dificulta la coordinación interdepartamental.

 Los gerentes muchas veces no entienden los procesos técnicos y por lo tanto se les dificulta tomar decisiones.

 Las personas se robotizan y pierden el sentido de la totalidad al convertirse en piezas operativas rutinarias.

POR PROYECTOS

Implica la diferencia y el agrupamiento de las actividades de acuerdo con los productos y resultados relativos a uno o varios proyectos de la empresa. Es utilizada en empresas que se dedican a actividades influenciadas por el desarrollo tecnológico y de consultoría.

Ventajas

 Orientada hacia resultados concretos.

 Adaptación al desarrollo tecnológico.

 Ideal para productos altamente complejos.

Desventajas

 Concentra personas y recursos en cada proyecto provisionalmente.

 Al final de un proyecto hay incertidumbre en cuanto a otros proyectos.

 Angustia de los especialistas en cuanto a su propio futuro.

Criterios de departamentalización

 Según el nivel.

 Características o condiciones necesarias para su utilización.

 Ventajas y limitaciones.

 Requieren.

ASIGNACIÓN DE ACTIVIDADES

Después de decidir sobre los criterios de departamentalización más apropiadospara la organización, el directivo debe resolver qué actividades concretas asignar a cada grupo establecido. Para dicha asignación dispone de varios criterios:

o por semejanza y homogeneidad

o por máximo uso

o por oposición de intereses

o según el interés del jerarca

o para asegurar una correcta atención (necesidades de coordinación).

APLICACIÓN PRÁCTICA

Organización con departamentalización primaria: Producción, Comercialización y Administración y Finanzas. Criterio de departamentalización.

Actividades: asignar por homogeneidad.

1. Controlar la asistencia del personal.

2. Efectuar pagos a proveedores.

3. Efectuar conciliaciones bancarias.

4. Liquidar sueldos.

5. Efectuar registraciones contables.

6. Planificar las ventas.

7. Efectuar la compra de materia prima.

8. Controlar a los vendedores.

9. Realizar actividades de promoción.

10. Almacenar materias primas y productos terminados.

AUTORIDAD – RESPONSABILIDAD

AUTORIDAD:

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