DE OPERACIONES COMERCIALES Y FINANCIERAS

DE OPERACIONES COMERCIALES Y FINANCIERAS

CONTABIIDAD 35

SENA(SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA)

INTEGRANTES

JENNIFER AROS

VALERIA RESTREPO

ESPERANZA GRANADOS

SEBASTIAN SERNA

FELIPE CLAROS

DOCENTE

MARIA ELVIRA MUÑOZ

PALMIRA

25 MARZO 2014

COMPROBANDE DE EGRESO

DEFINICION

Los comprobantes de egreso es el documento encargado de mantener el registro de todos los gastos que se realizan en una empresa o negocio. Este documento es obligatorio tanto para las pequeñas como para grandes empresas (Negocios).

Antes de la elaboración de un comprobante de egreso y el cheque, el tesorero se debe asegurar que los bienes o servicios adquiridos cuentan con la aceptación de los directivos o ejecutivos de la empresa, ya que de no ser así se tendría que anular el cheque y el comprobante de egreso, cuando se anula un comprobante de egreso se debe anular también todas las copias, igual que como se procede con otros documentos.

Los comprobantes de egreso son documentos que se utilizan en la contabilidad de la empresa para conocer en detalle, la fecha, a quien se paga, el concepto, el valor y las cuentas que son afectadas en la zona de contabilización, estos formularios por lo general son pre impresos, constan de un original para contabilidad y una copia para el archivo consecutivo y van acompañando a los cheques emitidos y a las facturas o liquidaciones de compras.

ASPECTOS LEGALES

Se encuentra estipulado en el artículo 123 del código de comercio, Decreto 2649 de 1993, que nos dice lo siguiente:

SOPORTES. Teniendo en cuenta los requisitos legales que sean aplicables según el tipo de acto de que se trate, los hechos económicos deben documentarse mediante soportes, de origen interno o externo, debidamente fechado y autorizado por quienes intervengan en ellos o los elaboren.

Los soportes deben adherirse a los comprobantes de contabilidad respectivos o, dejando constancia en estos de tal circunstancia, conservarse archivados en orden cronológico y de tal manera que sea posible su verificación.

Los soportes pueden conservarse en el idioma en el cual se hayan otorgado, así como ser utilizados para registrar las operaciones en los libros auxiliares o de detalle.

¿POR QUE ES IMPORTANTE TENERLO?

1. Porque permite discriminar si el pago se hace en efectivo o en cheque.

2. Porque registra a los responsables del pago de los montos registrados, con las respectivas firmas de quien elabora el documento, quien lo aprueba, el revisor y el contador.

Este documento se diligencia en la empresa compradora, en original y copia. Para mayor control en el comprobante de pago queda copia del cheque ya que el titulo valor (cheque) se entrega al beneficiario.

A continuación vamos a observar un comprobante de egreso y como se debe diligenciar

FORMATO COMPROBANTE DE EGRESO

1. en este espacio queda la copia del cheque cuando se diligencia (debe usarse papel carbón)

2. se coloca el número del comprobante (si se lleva consecutivo)

3. se coloca el código del PUC (Plan Único de Cuentas)

4. motivo por el cual se realizó el pago (también se puede indicar si se hizo retención en la fuente)

5. valor del cheque que se está pagando

6. si hay alguna aclaración que hacer

7. valor del cheque que se está pagando

8. se coloca el número del cheque que soporta la realización del comprobante

9. si el pago se realiza en efectivo se marca una X (en este caso no hay necesidad de llenar el numeral 1 y 8)

10. si el pago se efectúa en cheque, se coloca el nombre del banco o el número de compensación (código asignado a cada banco, aparece en un recuadro pequeño y consta de dos dígitos)

11. nombre de la sucursal del banco que expide la chequera

12. a quien se le debe pagar el cheque

13. nombre de la persona que elabora el cheque y el comprobante

14. nombre de la persona que revisa el cheque y el comprobante (dependiendo de la empresa puede ser el jefe inmediato, el auxiliar contable o el contador)

15. nombre de la persona que aprueba el pago del cheque (dependiendo de la empresa puede ser el jefe inmediato, el auxiliar contable o el contador)

16. nombre de la persona que lleva el registro del cheque a los libros (dependiendo de la empresa puede ser la secretaria, el auxiliar contable o el contador)

17. firma de la persona que recibe el cheque y se debe colocar el sello

18. se coloca el número de documento de identidad de la persona que recibe el cheque o el número del Nit. de la empresa beneficiaria

19. la fecha se coloca día, mes y año, ej: D 04 M 10 A 2011

REQUISITOS

1. Nombre de la empresa.

2. Nombre, número y fecha del comprobante.

3. Descripción del contenido del documento.

4. Firmas de los responsables de elaborar, revisar, aprobar y contabilizar los comprobantes.

¿DONDE SE DILIGENCIA?

Este documento se diligencia en la empresa compradora, en original y copia. Para mayor control en el comprobante de pago queda copia del cheque ya que el titulo valor (cheque) se entrega al beneficiario.

SOPORTES:

Factura de Venta

Copia Rut

Copia de la Cuenta de Cobro

Copias de la ARL, Pensión y Salud cuando el trabajador es independiente

FIRMAS DEL BENEFICIARIO

Para evitar fraudes y llevar el control es recomendable que el comprobante de egreso este debidamente firmado y sellado por el beneficiario del pago, pero no es una obligación legal

COPIA DEL CHEQUE

Es importante tener copia del cheque para comprobar que el valor, fecha y nombre del beneficiario que esta escrito en el cheque es igual al del comprobante de egreso

CONCLUSION

Es importante este documento porque nos permite llevar el control y registro de los pagos efectuados a través de cheques o dinero en efectivo dejando constancia del valor , a nombre de quien fue girado, fecha y concepto.

BIBLIOGRAFIA

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