El protocolo establecido

ACTA

DEFINICIÓN:

El acta es un acuerdo, un certificado escrito para proporcionar testimonio o constancia oficial de un hecho tratado, acordado o sucedido en el desarrollo de una junta o reunión, con sus puntos tratados y acuerdos adoptados. La redacción del acta corre a cargo de una persona que actúa como secretario de la reunión y la firma su presidente.

IMPORTANCIA DEL ACTA: donde se refleje y se deje constancia de los participantes a la misma, de los puntos tratados y las decisiones tomadas; las mismas deben ser adecuadamente archivadas y registradas. Las actas son documentos que reflejan el desarrollo de una reunión: puntos tratados y acuerdos adoptados. Sirven de resumen y recordatorio para todos los implicados en un determinado asunto.

¿Cómo debe ser un acta?

Las actas deben recoger la información de manera detallada, completa y clara, para que se puedan localizar fácilmente los contenidos.

El acta debe dejar constancia de todo lo acaecido en el transcurso de una reunión, y en ella es importante reflejar cualquier contraste de opiniones.

Además, hay dos principios fundamentales que deben tenerse en cuanta para elaborar un acta:

La coherencia: Consiste en mantener la uniformidad al hacer referencia a las personas implicadas; por ejemplo, no debe mencionarse primero a una persona por su nombre y después por su cargo, sino que ha de hacerse de forma homogénea.

La objetividad: Consiste en mantener la imparcialidad al describir los hechos y a las personas implicadas en la reunión. Deben evitarse, por tanto, los términos que impliquen apreciaciones subjetivas.

¿Qué datos tenemos que incluir?

• Fecha y hora de la reunión.

• Nombre del grupo o entidad que se reúne.

• Nombre y cargo de los participantes.

• Tipo de reunión: ordinaria, extraordinaria, entre otros.

• Aprobación del acta de la reunión (si procede).

• Listado de documentación presentada en la reunión.

• Descripción del desarrollo de la reunión: propuestas, intervenciones, votaciones, entre otros.

• Responsabilidades impartidas y plazos.

Casos en que se hace un acta:

En la reunión de un consorcio, la elección de una persona para un cargo que puede ser público o privado, la reunión del directorio de una empresa u organización, la constancia de un nacimiento o cualquier otro hecho que requiera o exija de la correspondiente certificación legal.

Importancia

Un acta es muy importante porque puede servir como certificación legal y prueba en un juicio en el futuro. También Sirve de resumen y recordatorio para todos los implicados en un determinado asunto.

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