INSTRUMENTOS NORMATIVOS DE LA ORGANIZACIÓN LOS ORGANIGRAMAS

INSTRUMENTOS NORMATIVOS DE LA ORGANIZACIÓN

LOS ORGANIGRAMAS

1. DEFINICION

El organigrama es la representación gráfica mediante símbolos convencionales de la estructura orgánica de una entidad o institución. El organigrama como documento formal reflejara la estructura administrativa escogida y la interrelación funcional entre sus componetes.se le conoce también como cartas o graficas de la organización.

A través de los organigramas se trata de representar: la desegregación y el agrupamiento de funciones, la estructura y niveles jerárquicos, la naturaleza de las unidades orgánicas, las relaciones de autoridad-responsabilidad, los canales formales de comunicación, las jefaturas de unidades, las relaciones entre cargos, etc.

2. IMPORTANCIA

La importancia de los organigramas radica en que permite observar cómo están dispuestas y relacionadas las partes constitutivas de una organización; así como dar a conocer a cada trabajador dentro de la misma.

Particularmente, la aplicación de los organigramas es importante porque:

• Permite visualizar los niveles jerárquicos, los que tienen poder de decisión; así como las relaciones de autoridad-responsabilidad.

• Identifica las unidades Orgánicas que conforman la organización (Oficinas, Dirección, Departamentos, Secciones, etc); así como los cargos desempeñados entre ellas.

• Deja conocer con sencillez, claridad y precisión el lugar que le corresponde a cada dependencia, grupo y cargo dentro de la organización.

• Se constituye en un valioso medio de estudio y consulta a efectos de analizar los aspectos positivos y negativos de la estructura.

3. UTILIDAD

Los organigramas ofrecen una gran utilidad como herramienta de comunicación. A continuación señalaremos algunos usos

• Se usa para proveer un cuadrado general de la estructura que permita su comprensión y análisis.

• Para informar a los miembros de la organización, la posición relativa que ocupan y su relación con el resto de la estructura.

• Para facilitar a las personas que se incorporan a la organización, el conocimiento de la estructura de la misma.

• Para facilitar la compresión acerca de las posibilidades que tienen las personas de ascender a otras posiciones dentro de la organización.

• Para informar al público ajeno a la institución como se encuentra estructurada la misma.

4. OBJETIVOS

Los organigramas se diseñan a fin de cumplir con dos objetivos primordiales:

 Objetivo Técnico.- Para analizar organizaciones existentes, cambiar estructuras, planear nuevas organizaciones, capacitar al personal sobre la organización, facilitar al cumplimiento de funciones, etc.

 Objetivo de Comunicación.-Para difundir la existencia, propósitos, funciones y actividad de la organización.

5. CLASES DE ORGANIGRAMA

Podemos distinguir las siguientes clases o tipos de organigrama:

A. POR LA EXTENSION

• Organigrama Analítico.

Es el que representa con detalle a todas las unidades estructurales, e incluye signos convencionales para representar los enlaces o relaciones de la organización. Se utiliza esencialmente con fines técnicos.

• Organigrama Sintético.

Es el organigrama que muestra las principales unidades estructurales de la organización, así como las relaciones simples indispensables para que pueda ser comprendido.

B. POR LA INFORMACION

• Organigrama Estructural o Esquematizado.

Es el que representa solamente las unidades estructurales de una organización.

• Organigrama Funcional.

Es el que representa solamente las unidades estructurales de una organización.

• Organigrama de Personal.

Es el que superpone al estructural y funcional una estructura del número de cargos comprendidos dentro de cada unidad estructural, constituyendo un resumen del cuadro orgánico personal.

C. OTRAS CLASIFICACIONES

• Organigrama Formal.

Es el que representa a la estructura formal de una organización existente.

• Organigrama de Proyecto.

Es el que representa a una organización que se crea o que se propone crear.

• Organigrama de Levantamiento o Análisis.

Es el que representa la estructura real de una organización existente, se confecciona con la información obtenida después de un estudio o análisis administrativo de la organización. Es un organigrama real de momento.

• Organigrama Efectivo o Real.

Es el esquema de la estructura actual de un organismo tal como funciona. La estructura está en constante desarrollo y se modifica cuando el organismo evoluciona.

D. POR LA FORMA DE REPRESENTACION

• Representación Vertical.

• Representación Horizontal.

• REPRESENTACIÓN CIRCULAR

• REPRESENTACION LINEAL

6. DISEÑO DE ORGANIGRAMAS:

A. Factores de la organización a considerarse

Entre los factores organizativos que se consideran de mucha importancia para la diagramación de los organigramas son:

- AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD

Se representa por los niveles jerárquicos. Se consideran en forma descendente la autoridad, en tanto que la responsabilidad en las dos formas (ascendente y descendente) es inherente a la función que el individuo desempeña, luego no se pierde por delegación.

- FACULTAD DE MANDO

Señala el derecho de dar instrucciones obligatorias y de tomar decisiones. Existe en todos los niveles de la organización en forma delimitada y regulando las conexiones del mismo nivel.

- EQUILIBRIO ORGÁNICO

Objetivo importante de la organización es conseguir el equilibrio dentro de la misma, es decir conseguir que todas las partes trabajen con el mayor rendimiento para la obtención de la meta propuesta en tal sentido el proceso

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