LA ADMINISTRACIÓN EN LA POLICIA

La Policia Nacional en este transcurrir de un mundo globalizado no ha sido ajena, y es por ende que la institución ha implementado una serie de mecanismos que permitan la ejecución y cuidado de los bienes, de allí se deriva un manual, donde indica el método y la metodología para recibir, entregar, distribuir, transportar y cuidar los bienes de la institución los cuales son de vital importancia para el cumplimiento de su misionalidad y calidad de vida de sus funcionarios.

En este contexto se toma la planificación como primer paso de cualquier evento que se desee realizar, enmarcando en lo que realmente se requiere para el logro de los objetivos generales, la organización como segundo factor debe constituirse como un elemento esencial para la constitución de un plan de distribución, así mismo la dirección debe encaminarse en una sola persona, quien tendrá la facultad de aprobar lo planificado y lo organizado, efectuando un control periódico mediante cuadros comparativos del costo beneficio que se ha realizado. Como personas debemos vivir con la incertidumbre del administrador que en nuestras unidades es el comandante departamento ya que el debe efectuar el proceso de forma eficaz, adquiriendo esta capacidad mediante una preparación de nivel gerencial y que ayuda a desarrollar de cómo aprender a ejecutar dicha tarea, garantizando el desarrollo de conceptos que favorezcan a la empresa.

En nuestra institución el cliente para la entrega de las mayorías de los diferentes elementos son los propios policías, por eso se hace importante la efectividad en la entrega de los diferentes elementos que coadyuven a la eficiencia, efectividad y eficacia del servicio de policía. De igual modo el máximo provecho de nuestros elementos garantizara la prolongación de la vida útil mediante planes de acción que conlleven al buen mantenimiento de los mismos.

Como entidad certificada contamos con procesos y procedimientos que enmarcan nuestro camino a la calidad, es así que el proceso de entradas y salida de bienes se encuentra como eje fundamental para repartir de forma efectiva los equipos asignados, un grave error que se comete en ciertas unidades es que colocan a personas a asumir responsabilidades de almacenistas cuando ni siquiera tienen claro el concepto de administración, ni mucho menos la realización de inventarios que conlleven al estado real de lo que se posee en bodega.

En ciertas formas nos vemos aferrados a capacitarnos de forma oportuna en cualquiera de los campos de la administración y así fortalecer el desarrollo administrativo convirtiéndonos en una entidad competitiva en este mundo globalizado que corre a gran velocidad. Entre las dependencias que conforman un grupo administrativo debe haber gran cruce de información esto con el fin de que no haya restricción de la misma, contribuyendo a la articulación de un gran trabajo en equipo y donde se evidencia dicho trabajo con el logro de los objetivos específicos.

En los entornos administrativos se deben manejar un clima organizacional de alto nivel donde todos los funcionarios deben ser personas líderes de su trabajo y con alto grado de responsabilidad y competitividad, que trabajen por convicción y hagan las cosas porque les gusta hacerlas, en las grandes empresas se encuentran más lideres que jefes, ya que esto motiva a los del nivel operativo a realizar sus funciones con más dinamismo y con deseos de hacer las cosas bien, de esto depende también el grado de ética que posea la cabeza que lo conduzca a tener autoridad para realizar toma de decisiones según sea el caso o reto que se presente. Así mismo la productividad dependerá de la gran afectividad humanística que posea la organización haciendo ver sus operarios, que el valor más grande la empresa es tenerlos a ellos como personas que sostienen la economía y el cumplimiento de la misionalidad de cualquier sistema.

De igual manera en toda unidad, el señor comandante debe desarrollar una serie de habilidades que permitan una comunicación fluida con los subalternos y que den como resultados, la síntesis y evolución de estrategias futuras, con un sentido de visión que permita la planeación de sucesión administrativa y la buena administración de los bienes, coadyuvando a la cultura organizacional de una empresa. Esta cultura promueve a que en todo proceso que sea manejado, deba poseer un responsable que certifique el cumplimiento y la productividad de la responsabilidad asignada, siendo evidenciados por medio de indicadores de medición a la efectividad y eficacia del trabajo desarrollado. Ese compromiso que se la asume al funcionario debe asumirla con gran adeudo para ser especialista de la materia o del proceso a llevar con el propósito de ser competitivos y de actuar con el mayor rendimiento necesario para el logro de los objetivos, un pilar importante que ha tenido la institución es la conceptualización y materializado el manejo de los bienes mediante resoluciones y manuales que promueven el optimo desarrollo en eficiencia, eficacia y efectividad para la administración y conservación en todo lo que concierne a la logística de la organización.

Toda esta constelación de abastecimiento logístico resalta la transformación que adquirido con el pasar del tiempo esta materia debido que en años anteriores solo se evidenciaba el sitio y el tiempo necesario para su realización, ahora en esta época se convirtió en todo un proceso de mejora continua donde se fluyen todos los mecanismos para efectuar de gran forma algo que aparentemente parece sencillo pero que abarca muchos significado como es el de la distribución de los bienes, entre otros.

Ahora bien se definen dos pasos importantes en la administración de los bienes como son las entradas de bienes ya sean tangibles o intangibles y que forman parte de un inventario que es bien extenso a nivel institucional este sistema de entrada o de aprovisionamiento se efectúa en la institución mediante contratos de compraventa ya sean centralizados o descentralizados y que se efectúan de acuerdo a los estipulado para cada necesidad, su proceso de almacenamiento se contempla por el recibo de los elementos por parte de los almacenistas. Las salidas de bienes se realizan mediante el orden cronológico, previa revisión de la necesidad de cada dependencia, plan de distribución previamente aprobado por la cabeza de la unidad, y donde se efectúan un cargue a los sistemas de inventarios, y donde el despacho de los diferentes suministros o accesorios se determinan por remesas o recibidos, llegando así a su destino final para su utilización. Así mismo para ejercer un control el cual se debe tener, sobre cualquier actividad que se pretenda efectuar, se deben realizar inventarios contribuyendo a confirmar que articulo se hace necesario reabastecer con su respectiva justificación, identificación de los elementos que se encuentran en bodega, cuales son los artículos en primero en entrar y primeros en salir y perpetuar un cruce de información entre los aplicativos y los grupos contables para la toma de decisiones en tiempo real. De igual modo todos los almacenistas como método de control se sugieren efectuar las siguientes acciones.

 Conteo físico

 Protección de los bienes por daño o robo

 Permitir el acceso a la bodega del personal que solo labora en esa área

Se puede decir que los inventarios son un enlace entre lo que se tiene y lo que se pretende recibir, equilibrando de una forma real los datos contables con los elementos en físico y dicho proceso se evidencia cuando existe la buena coordinación de las diferentes áreas o equipos de trabajo de la organización que faciliten el logros de los objetivos generales de una empresa.

La Policial Nacional por ser un ente público su administración se mide de acuerdo a lo ejecutado de los recursos asignados para la adquisición de bienes y servicios que promuevan el cumplimiento de su misionalidad, pero dicha adquisición se realiza mediante lo contemplado en la ley de contratación estatal y los recursos asignados a la unidad, de esta manera la unidad policial adquiere los elementos necesarios para lograr un efectivo servicio de policía. En cuanto al manejo administrativo de los bienes, ciertas unidades por desconocimiento de las normas no efectúan ciertos criterios conforme o en coherencia a la normatividad, eso se puede demostrar en ciertas auditoria realizadas, donde se evidencia un claro desconocimiento de la norma que lo rige, así mismo efectúa que el personal cometa el error de no realizar el proceso de una forma efectiva si no desviarse a mas bien lo que común mente se le llama capricho del comandante que todavía aun en esta etapa de transformación se sigue observando. Es muy común encontrar en unidades policiales la falta de dotación para el personal, la falta de planeación para la adquisición de bienes muebles para la calidad de vida de los policiales, no realizar los cruces de información entre los diferentes almacenes y la oficina de contabilidad para las respectivas conciliaciones, como la falta de planes de distribución, etiquetados y rotulados de los elementos que hacen parte del patrimonio público.

Por tal razón en el evento que fuera comandante departamento, efectuaría las siguientes habilidades administrativas para optimizar el manejo adecuado de los bienes y fortalecer la efectividad en el servicio policía ya que debido a la globalización de este mundo, donde los brotes de vandalismo emergen tecnología para realizar los diferentes delitos, se desarrollaría en la unidad en siguiente plan de acción:

 Solicitaría al nivel central, que cantidad de dotación (uniformes, gorras, tonfas, Kepis, dril, botas, zapatos etc.) se tiene programado entregar a mi unidad y si realmente cubre para ser entregado a cada funcionario y así mantener la buena presentación e imagen de la institución.

 Coordinación con el funcionario de plan de compras y jefe de contratos para proyectar el mes y la cantidad de bienes que se van a adquirir, en coherencia a lo aprobado en el plan de compras.

 Elaborar con el jefe logístico el plan de distribución de los elementos a adquirir para cada unidad y el mes proyectado a entregar.

 Solicitar al jefe de almacén de intendencia el plan que se tiene para la entrega de la dotación al personal policial, para distrito y fecha de entrega cubriendo el 1005 de la entrega.

 Efectuar con el jefe logístico y de almacén de intendencia las necesidades de papelería y elementos de escritorio de las unidades, y solicitar al nivel central la cantidad de presupuesto que posee la unidad en ese rubro presupuestal para realizar el mayor provecho.

 Elaborar una planilla de consumo mensual de papelería que realiza cada unidad policial, con cuadros comparativos que reflejen de manera acertada el costo beneficio adquirido.

 Verificar mediante soportes documentales que los planes de distribución y bienes comprados sean adquiridos en su totalidad y entregados en cantidad y fecha estimadas en coherencia a lo planeado.

 Desarrollar una cultura de conservación que permita de forma eficiente y duración plena de los bienes.

De la misma manera realizara una convocatoria para selección de candidatos que posean certificados de idoneidad que consista en conocimientos en manejo de inventarios, bodegaje, o administración logística que me permite conformar un grupo de grandes competencias y competitividad, sabiendo que sus roles profesionales van a ser de gran utilidad y provecho para la institución. La profesionalización de los funcionarios debe ser un factor de gran importancia en cualquier empresa ya que permite ser más creativos, innovadores y desarrollar la cultura organizacional de una efectiva, eficiente y eficaz para el cumplimiento del servicio policial hacia la ciudadanía que sosteniente la economía de una nación.

Como administrador de una unidad policial, tendría en cuenta la capacidad de la observación en el manejo de los procesos de la logística y abastecimiento que posee la institución, con el propósito de evidenciar que los funcionarios efectúen las funciones con criterio y veracidad, utilizando mecanismos de participación o mesas de grupos de trabajo para fortalecer el entorno laboral. Del mismo modo realizaría un sistema analítico de cómo mi unidad se desenvuelve en el entorno con los bienes asignados para la prestación del servicio y como lograr resultados con aquellas que carecen de los mismos, elaborando estrategias donde se recolecta información para manejar las complejidades o carencia de elementos y que no permitan que sea un traumatismo para el cumplimiento de la misionalidad.

Innovar siempre con nuevas ideas o planes que permitan reconocer de una forma versátil la necesidad, pero que a la vez los pueda combinar con ideas creativas, reconociendo que la actividad administrativa es un eje importante en la organización basada en toma de decisiones que sean coherentes, creativas y lógicas que accedan al logro de los objetivos generales de la institución, de igual modo mantener un control sobre las técnicas utilizadas para la ejecución de los procesos de inventarios, baja de bienes, entradas y salidas ya que si existe la carencia de lo fundamental como es el control no se puede llegar a la realidad. El aprendizaje se constituye en el diario vivir y en los retos que se presentan continuamente es por ello que no basta con querer transmitir algo útil, si verdaderamente no existe una buena disposición por parte de aquella persona que la va a realizar la función.

Un concepto que poseo bien claro y que como comandante de una unidad policial le recomendaría al jefe de intendencia es que “el buen almacenista no es aquel que tiene la bodega llena y bien organizada sino aquel que mantiene su bodega vacía”

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