Plan de Cuentas Contables.

Plan de Cuentas Contables.

El plan de cuentas es un listado que presenta las cuentas necesarias para registrar los hechos contables, Para facilitar el reconocimiento de cada una de las cuentas, el plan de cuentas suele ser codificado. Este proceso implica la asignación de un símbolo, que puede ser un número, una letra o una combinación de ambos, a cada cuenta.

Por otra parte, el sistema nemotécnico más usual para codificar un plan de cuentas es el numérico decimal, que permite agrupaciones ilimitadas y facilita la tarea de agregar e intercalar nuevas cuentas. Por ejemplo: 1 Activo, 1.1 Activo corriente, 1.2 Activo no corriente, 1.1.1 Caja y bancos, 1.1.2 Inversiones corrientes.

Es así, como en definitiva, brinda una estructura básica para la organización del sistema contable, por lo que aparece como un medio para obtener información de manera sencilla.

Por tanto, un plan de cuentas debe cumplir con varios requisitos, como la homogeneidad, la integridad (tiene que presentar todas las cuentas necesarias), la sistematicidad (debe seguir un cierto orden) y la flexibilidad (tiene que permitir el agregado de nuevas cuentas). Por otra parte, es importante que, a la hora de elaborar un plan de cuentas, se utilice una terminología clara para designar a cada cuenta y se parta desde lo general hacia lo particular.

Objetivos de un plan de cuentas contables.

o Proporcionar a los entes públicos, los elementos necesarios que les permita contabilizar sus operaciones, proveer información útil en tiempo y forma, para la toma de decisiones por parte de los responsables de administrar las finanzas públicas, para garantizar el control del patrimonio; así como medir los resultados de la gestión pública financiera y para satisfacer los requerimientos de todas las instituciones relacionadas con el control, la transparencia y la rendición de cuentas.

o Permitir el establecimiento de las cuentas para el registro de las operaciones.

o Estructurar la organización de las cuentas por secciones.

o Garantizar la correcta formulación de los estados financieros.

o Permitir la realización de cambios que se presenten, tales como la eliminación o inclusión de cuentas.

Funciones del plan de Cuentas.

o Servir como medio de ayuda para el entrenamiento del personal que labora en el área contable.

o Dar a conocer al personal que labora en el área contable la estructura de cuentas del sistema de contabilidad general.

o Garantizar de manera consistente y uniforme la correcta presentación de los reportes financieros.

o Proporcionar una guía para el correcto registro de las operaciones a través de los asientos contables.

Factores a Considerar en su elaboración.

Existen varios aspectos, íntimamente relacionados con las características propias de cada ente en particular, que se deberán tener en cuenta para su confección:

 Naturaleza jurídica: Debemos preguntarnos de qué tipo de ente se trata, si es una empresa unipersonal, o si es una sociedad, y en este caso, en qué tipo social encuadra; por ejemplo, una sociedad de las llamadas de capital como la sociedad anónima (S.A.), o la sociedad de responsabilidad limitada (S.R.L.), o también podría tratarse de una sociedad de personas, como la sociedad colectiva (S.C.) o la sociedad en comandita simple (S.C.S.).

 Objeto social a desarrollar: Habrá que distinguir si es una empresa industrial, manufacturera, extractiva, explotación comercial o ganadera; si es mayorista o minorista, entre otras.

 Dimensión y ubicación geográfica: Es decir si encuadra dentro de una pequeña, mediana o gran empresa, si tiene una o más sucursales, si tiene una estructura simple o con división departamental, de esto dependerá la cantidad y variedad de cuentas utilizadas.

Codificación de un plan de cuentas.

Codificar un plan de cuentas, implica reemplazar el nombre de cada cuenta por símbolos, ya sean éstos, letras, números o ambos combinados. El objetivo de la codificación es economizar tiempo y trabajo, ya que el símbolo utilizado facilitará la memorización de la cuenta, su ordenamiento y su identificación y localización dentro del plan de cuentas.

Por lo expuesto, este procedimiento debe reunir ciertas condiciones, a saber:

o Sencillez: Que permita memorizar y recordar fácilmente los símbolos.

o Precisión: Cada símbolo debe representar un único significado, evitando ambigüedades por semejanza con otros símbolos.

o Flexibilidad: De manera que posibilite la inserción de nuevas cuentas a medida que las circunstancias lo exijan.

o Racionalidad: Que posibilite el agrupamiento de cuentas relacionadas, facilitando la integración de los rubros.

Existen varios sistemas de codificación y ordenamiento de un plan de cuentas.

Dentro de los sistemas mnemotécnicos (fáciles de recordar), el más perfeccionado es el numérico decimal, ya que permite en forma ilimitada agrupar todas las cuentas que sean necesarias e intercalar nuevas.

A manera de ejemplo, se presenta la siguiente estructura:

 Los Activos tienen su primer dígito el Número 1

 Los Pasivos tienen su primer dígito el Número 2

 El

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