Regimen Disiplinario

CAPITULO I

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Las organizaciones, constantemente se encuentran en progreso. Es así que las mismas se han visto exigidas a involucrar mayores recursos en el perfeccionamiento de sus procesos, para poder acoplarse a un mercado cada vez más competitivo.

Las organizaciones manufactureras por su misma naturaleza productiva, necesitan mayormente de esa eficiencia. En este sentido, a través de la función de producción, los empresarios pueden combinar sus recursos o insumos para producir bienes y servicios de tal forma que le resulte económicamente conveniente.

Las organizaciones pueden hacer frente a estos planteamientos y las necesidades de mejoramiento de las condiciones en las cuales tienen que desenvolverse en su proceso empresarial. Día a día, se hace mas inevitable fortalecer el control de los inventarios, los cuales comprenden, además de la materia prima, productos en proceso y productos terminados o mercancías para la venta, los materiales y lo necesario para ser utilizados en la producción de bienes para la venta o en la prestación de servicios; empaques, envases y los inventarios en transito. Este manejo contable permite a la empresa mantener el control oportunamente, así como también conocer al final del periodo contable un estado confiable de la situación financiera de la empresa, permitiendo a la gerencia a tomar decisiones acertadas y precisas.

Los cambios que se han venido generando hasta hoy en día no solamente están referidos a los procesos productivos y a la capacitación del personal, también interviene el entorno donde se encuentran y hacen vida las organizaciones, ocasionando que estas se adapten a los cambios económicos y políticos que se desarrollan dentro del país. De tal manera que, PERREAU (2008) señala que:

“En un mundo cada vez más competitivo y en constante transformación, las empresas no pueden sobrevivir sin transformación. Los directivos, empresarios y agentes sociales de hoy son muy conscientes de ello: saber cambiar se convierte en una necesidad vital para su organización. Lo mas corriente es que se haga mención a la flexibilidad, a la anticipación, a la adaptación, a las evoluciones del mercado. Y de hecho, podríamos coincidir mucho en no solo ver el cambio como una simple herramienta de corrección, sino como el motor mismo de la vida de la empresa”. (p.1).

Expuesto lo anterior, se considera que el proceso de cambio político impulsado en el país en los últimos años ha ocasionado reformas en instituciones, buscando una mejor distribución de la riqueza entre todos los venezolanos; así como la construcción de una economía social como parte del nuevo modelo productivo, que fortalece las empresas de producción social. En la ley para el fomento y desarrollo de la economía popular en su articulo 9, define a las empresas de producción social como unidad de trabajo colectivo destinada a la producción de bienes o servicios para satisfacer sus necesidades sociales o materiales a través de la reinversión social de sus excedentes, con igualdad sustantiva entre sus integrantes (p.15).

De tal manera, que la empresa de producción social son entidades económicas dedicadas a la producción de bienes y servicios, basada en una planificación participativa y protagónica, bajo régimen de propiedad estatal, propiedad colectiva o la combinación de ambas. Cabe agregar, que estas empresas permiten el impulso del desarrollo endógeno abriendo paso al sistema de adentro hacia afuera, las mismas están destinadas a fusiones sociales, no deben dejar por fuera la búsqueda del beneficio que permita una mejor inversión en el país.

En Venezuela Estado- Sucre, Cumaná, una de las empresas de producción social, es la planta enlatadora de conservas alimenticias LA GAVIOTA. Cuenta con un proceso productivo dedicado a especies marinas como son: la sardina, la pepitona, el atún. A pesar de ser una empresa de gran tradición en la ciudad, su producción se ha visto afectada por ciertos factores que influyen en la competitividad de la misma.

Dicho lo anterior, el proceso de industrialización de la sardina y otras especies marinas es uno de los más importantes dentro del desarrollo de la industria alimenticia en el país, por el número de personas empleadas y el valor económico de producto. Existe un total de diez empresas enlatadoras, ubicadas en la zona oriental, cercana a las áreas de captura de dichas especies, lo que permite que la materia prima que ingresa a las fábricas se considere de buena calidad.

Es importante señalar que, esta empresa es un pilar fundamental de la economía de la ciudad, ya que es una fuente de empleo que cuenta con más de 500 trabajadores y su producción alcanza para muchas familias no solo a nivel estadal sino también a nivel nacional.

En estos momentos, la empresa no cuenta con una estructura formal del costo-volumen y de inventarios, que le permita obtener información real de estos que ayude a evaluar los riesgos y los beneficios, es decir, dichos costos son estimados y calculados de manera informal. Esto ocasiona un desconocimiento real del costo de los productos ya terminados y por ende, del margen de rentabilidad de los precios de comercialización.

Esta situación genera un problema de planificación y control, debido a que no ha formalizado un sistema continuo del costo de los productos terminados que lo permita conocer con precisión y certeza, ocasionando que los precios de los productos sean asignados de manera empírica, motivo por el cual no se conoce cuál es el margen real de utilidad que obtiene la organización. Además, no se genera información oportuna a la administración para la toma de decisiones con relación a la producción e insumos. Por tal motivo, se pone de manifiesto la necesidad que presenta la fábrica de Conservas Alimenticias La GAVIOTA, de determinar una adecuada estructuración de los costos de producción para conocer la relación costo-volumen, y de esta manera, lograr evaluar los riesgos y beneficios sobre las decisiones que toma la empresa.

Partiendo de lo ya expresado se formularon las siguientes interrogantes:

1. ¿Cómo es la planificación de la producción, inventarios y costos?

2. ¿Cuál es el basamento teórico que fundamenta el objeto de estudio en esta investigación?

3. ¿Cuales son las fortalezas y debilidades de la empresa la GAVIOTA?

4. ¿Cuáles son las oportunidades y amenazas de la empresa la GAVIOTA?

5. ¿Cuáles son los elementos y la estructura del costo en el proceso de fabricación en la empresa la GAVIOTA?

6. ¿Cuáles son las fases que se presentan en el proceso productivo de fabricación de los productos terminados de la empresa la GAVIOTA?

7. ¿Como ha sido la gestión de costos de la empresa?

OBJETIVO DE LA INVESTIGACÓN

Objetivo general

 Analizar la planificación de la producción, inventarios y costos de la empresa de conserva Alimenticia la Gaviota, Cumaná­ Edo Sucre.

Objetivos específicos

• Identificar el basamento teórico que fundamenta el objeto de estudio en esta investigación.

• Determinar cuales son las fortalezas y debilidades que presenta la empresa la GAVIOTA.

• Determinar cuales son las oportunidades y amenazas que presenta la empresa la GAVIOTA.

• Describir los elementos y la estructura del costo en el proceso de fabricación en la empresa la Gaviota.

• Identificar las fases que se presentan en el proceso productivo de fabricación de los productos terminados de la empresa la Gaviota.

• Determinar los costos incurridos de materia prima, mano de obra directa, y costos indirectos asignados a los productos terminados.

• Analizar la gestión de costos de la empresa.

JUSTIFICACIÓN

En la presente investigación se pretende determinar la incidencia de la planificación de la producción, inventario y costo de la empresa de conserva alimenticia la Gaviota, motivado a que la empresa no cuenta con un control de costos de los productos terminados, que les permita conocer con exactitud los márgenes de rentabilidad para ser utilizado por la gerencia en la toma de decisiones que le permitirá satisfacer sus necesidades de recolección y análisis de los costos de producción con mas prontitud y confiabilidad.

Es así que el análisis de costos de producción en la empresa la Gaviota, se sustenta en la necesidad de obtener información contable veraz y confiable en un momento determinado. Dicho planteamiento le brinda a la gerencia pautas que ayuda no solo en la estimación de los costos de fabricación, sino también a vender un determinado volumen del producto para obtener una mejor rentabilidad estimada.

Por otra parte, se aportaran elementos teóricos con el propósito de estimar al equipo de la gerencia de finanzas en la aplicación de las técnicas, adaptadas a la nueva realidad que permitan evaluar la utilidad y de esta manera fortalecer el desarrollo de la institución para responder con un balance contable positivo que refleje la solución a los problemas y ofrezca opciones para el progreso de la empresa, garantizando el camino para lograr el mayor beneficio del comercio.

En tal sentido la empresa la Gaviota, nos ofreció las oportunidades para llevar a la práctica nuestra investigación y así cumplir con el requisito primordial para optar al título de licenciados en Contaduría Pública.

Delimitaciones

El presente trabajo especial de grado se enmarca dentro de la carrera de Licenciatura Contaduría Pública de la UDO, en la línea de investigación:

Se refiere a la Planificación de la Producción, Inventarios y costos de la Empresa la Gaviota, Cumana­ Estado Sucre. 2012.

La fábrica de conservas alimenticias la Gaviota, se encuentra ubicada en cumana, frente a la avenida carupano (Sector Caigüiré), parroquia Valentín Valiente del municipio Sucre, Estado Sucre (Venezuela).

Dicha empresa se dedica a la elaboración de Sardinas, Atún, Pepitona enlatada y harina de pescado.

La empresa tiene una ubicación geográfica comprendida dentro de los siguientes linderos, se puede notar que la misma se encuentra cercado con paredes de bloque, y al Norte: Se puede observar el muelle donde se recibe la materia prima en las embarcaciones. Sur:

El periodo para la realización de este trabajo abarca desde el mes de mayo hasta Agosto del año 2012.

Limitaciones

En la presente investigación, se puede decir que las condiciones que pueden afectar la realización del mismo son las siguientes:

 La Organización no dispone de una base de datos que refleje los costos incurridos en el proceso productivo, ni cuenta con un software o aplicación para tal fin, originado que se realicen los cálculos de costos de producción de manera manual, utilizando los soportes contables, la cual causa perdida de tiempo y esfuerzo.

 Al no estar organizadas las facturas, el cálculo y análisis de las mismas origina que se dedique más tiempo del requerido causando contratiempo en el análisis del costo de toda la línea de producción.

 Actualmente, la dinámica de trabajo de la empresa en el área administrativa, origina que el personal calificado disponga de poco tiempo para suministrar información, ocasionando que el proceso de recopilación de la misma lleve más tiempo del estimado.

Antecedentes de la Investigación

En la presente investigación encontramos temas relacionados con la planificación, costos de producción e inventarios que nos sirvieron de ayuda para la elaboración de nuestro trabajo de grado, las cuales respaldan el presente estudio:

 Peinado y Díaz (2010). En su trabajo de investigación Titulado "Relación Costo­Volumen­Utilidad de la producción en la fábrica de exquisiteces de Atún Fextun S.A (EPS) Cumana Edo. Sucre; 2010". Para optar al Título de Licenciatura en Economía Social. Universidad Nacional Experimental Politécnica de las Fuerzas Armadas Nacional Cumana Estado Sucre. Esta Investigación tuvo como objetivo general estimar la Relación Costo­Volumen­Utilidad de los productos terminados de la fábrica de exquisiteces de Atún Fextun S.A (EPS) para el primer trimestre del año 2010. Es sus conclusiones las cuales llegaron en su investigación se tiene:

La empresa carece de un sistema formal de acumulación de costo que le permita, obtener información acerca de los costos de producción en que incurren para realizar sus actividades, con el fin de satisfacer sus necesidades de información de una manera oportuna y eficaz para el proceso de toma de decisiones gerenciales. (p. 101).

Este trabajo de grado es de gran importancia referencial porque se relaciona fundamentalmente con la acumulación y el análisis de la información de costos para uso interno, la planeación, el control y la toma de decisiones. Además identifica define, mide, reporta y analiza los diversos elementos de los Costos Directos e Indirectos asociado con la producción y comercialización de bienes y servicios.

 De Garate, Hernández y Sifontes.(2011). En su trabajo de investigación Titulado "Análisis De La Planificación De Los Costos Operativos En La Producción De Alimentos Polar Comercial Planta Enlatados Mariguitar, Estado Sucre". Para optar al Título de Licenciatura en Contaduría Publica. Universidad de Oriente. Plantearon como objetivo general; Analizar la planificación de los costos operativos en la producción de Alimentos Polar Comercial Planta Enlatados Mariguitar.

El costo constituye, además, la base para la formación de los precios de los productos y servicios elaborados. Por ello es tan importante la obtención del máximo de producción, con el mínimo indispensable de gastos, para garantizar así el gradual incremento de las ganancias o utilidades.

Mediante la planificación del costo de producción, se logra trazar las magnitudes óptimas de gastos para acometer la producción, mediante los resultados operativos de la empresa, los factores técnico-económicos y los indicadores establecidos.

Este trabajo de grado es de gran importancia referencial para la planificación del costo de producción, consiste en la determinación previa de los gastos indispensables para obtener un volumen dado de producción y entrega de cada tipo y de toda la producción de la empresa, con la calidad establecida.

 Arenas y Reyes. (2008).En su trabajo de investigación Titulado "Incidencia De Los Costos Del Inventario De Productos Terminados En Las Utilidades, Bajo El Contexto De Las Variables Macroeconómicas. Caso: Distribuidora De Pesca (Dipesca) Período 1997 – 2006". Para optar al Título de Licenciatura en Contaduría Pública. Universidad de Oriente. Plantearon como objetivo general; Analizar la incidencia de los costos del inventario de productos terminados en las utilidades, bajo el contexto de las variables macroeconómicas. Durante el período 1997 al 2006, en la empresa Distribuidora de Pescado, C.A. (DIPESCA).

En cuanto a sus políticas contables se basan en el establecimiento del sistema de inventarios perpetuo, que descansa en tres cuentas del libro mayor, denominadas Almacén, Costo de Ventas y Ventas. La cuenta de Almacén tiene el carácter de colectiva y su saldo es analizado por subcuentas, una para cada clase de artículo formando el auxiliar de almacén con tarjetas donde se registran todas las entradas, salidas y existencias de cada clase de artículo, tanto en unidades como en importe a precio de costo.

Los tipos de inventarios utilizados, son el inventario perpetuo, el inventario final, inventario inicial y el inventario determinado por observación y comprobado con una lista de chequeo, además también se utiliza el inventario mixto y el inventario de seguridad.

Los inventarios de productos terminados absorben la holgura cuando fluctúan las ventas o los volúmenes de producción, lo que da otra razón para el control de inventarios. Estos tienden a proporcionar un flujo constante de producción, facilitando su programación.

 Longa (2010). En su trabajo de investigación Titulado " Diseño de la línea de etiquetado y empaque para la producción de especies marinas o pescados en la planta enlatadora de alimentos y conservas marinas en la gaviota, Cumana Estado Sucre." Para optar al Título de Ingeniería Mecánica. Universidad Nacional Experimental Politécnica de las Fuerzas Armadas Nacional Cumana Estado Sucre. Plantearon como objetivo general; Diseñar la línea de etiquetado y empaque para la producción de especies marinas o pescados en la planta enlatadora de alimentos y conservas marinas en la gaviota, Cumana Estado Sucre."

Dentro de las conclusiones las cuales llego el investigador se tiene;

En cuanto a la factibilidad técnica se señalo como mejoramiento fundamental el factor tiempo en la producción. Debido a que las labores de etiquetado y embalaje en el diseño son automatizadas en el proceso productivo es continuo esto reduce el tiempo de producción. Además el diseño de la nueva línea proporciona al producto mayor resguardado en cuanto a sus condiciones físicas, aumentando su calidad en cuanto a la apariencia.¸¸ã¸¸¸¸

Este factor es directamente proporcional a la competitividad de la empresa en el mercado, porque a mayor calidad en el producto, más competitiva es la empresa.

 Castro (2006). En su trabajo de investigación Titulado " Análisis de los procedimientos utilizados por el departamento de contabilidad para la determinación de los costos de producción de la empresa Juan Francisco Cabrera e hijos sucesores C.A. Cumana, Estado Sucre". Para optar al título de Licenciatura en contaduría Publica. Universidad de Oriente Núcleo de Sucre. Venezuela. Tuvo como objetivo general, Analizar los procedimientos utilizados por el departamento de Contabilidad para la determinación de los costos; y dentro de sus objetivos específicos¸ determinar los procedimientos utilizados en la asignación de la mano de obra¸ elaboración, pago y registro de la nomina. Asi como, participar en la determinación del costo unitario del tabaco por tipo. Dentro de las conclusiones de esta investigación se tiene:

Al no existir un medio de información que permita conocer con precisión el tiempo que los trabajadores operan dentro de la fábrica, produce inconvenientes al momento de determinar la mano de obra utilizada en la producción. No se lleva ningún sistema de costo que le permita obtener información exacta del costo de cada producto que se fabrica. (P.115)

El procedimiento contable de la empresa Juan Francisco Cabrera e hijos sucesores, C.A para determinar los costos de producción, les permite a los investigadores obtener información precisa de cómo calcular los costos de producción y a su vez le sirve como referencia para manejar la información que no pueda ser suministrada por la empresa la gaviota.

Bases Teóricas

Las bases teóricas comprenden un conjunto de conceptos y proposiciones que constituyen un punto de vista o enfoque determinado, dirigido a explicar el fenómeno o problema planteado. En este caso nos concentramos en ciertas teorías para cumplir con los objetivos planteados inicialmente y realizar un análisis apropiado de los resultados.

La Planificación

Para Antonio francés (2006) Define la planificación como un “proceso en el cual se definen de manera sistemática los lineamientos estratégicos, o líneas maestras de la empresa u organización, y se los desarrolla en guías detalladas para la acción, se asignas recursos y se plasman el documento llamados planes”.

Según Ezequiel Ander- Egg (2007) se define planificación: “Planificar es la acción consistente en utilizar un conjunto de procedimientos mediante los cuales se introducen una mayor racionalidad y organización en un conjunto de actividades y acciones articuladas entre sí que, previstas anticipadamente, tienen el propósito de influir en el curso de determinados acontecimientos, con el fin de alcanzar una situación elegida como deseable, mediante el uso eficiente de medios y recursos escasos o limitados”

Características de la Planificación

La planificación se caracteriza por:

• Sentido de Proceso: la planificación es una actividad continua, un reajuste permanente entre medios, actividades, fines y procedimientos.

• Vínculo con el medio: Tiene en cuenta los diferentes factores sociales y factores contingentes que conforman el escenario donde se desarrolla. En muchos casos, este vínculo con el medio se efectúa a través de un diagnóstico preliminar.

• Actividad preparatoria: la planificación se desarrolla en un escenario previo a la acción. Hay una separación entre el espacio de planificación y el de ejecución.

• Conjunto de decisiones: Planificar implica la selección de algunas soluciones entre una gama de opciones. Sin embargo, más que una decisión única, la planificación es un conjunto de decisiones interrelacionadas y en progresión.

• Para la acción: A pesar de que la planificación no es ejecución, siempre va dirigida hacia la realización de acciones.

• Sentido de futuro: la planificación siempre es un esfuerzo prospectivo, se busca el logro de objetivos futuristas.

• Tiende al logro de objetivos: el alcance de objetivos propuestos, concretos y definidos es una de las principales metas de la planificación.

• Teoría causa-efecto: Relación de causalidad entre lo decidido y los resultados esperados.

• Eficiencia: Para el logro de los objetivos, se busca el uso de los medios más eficientes.

Ventajas de la Planificación

Existen muchas ventajas para la planificación que deben estimular a todos los gerentes en todos los niveles de cualquier organización. Entre las cuales podemos mencionar las siguientes:

• Requiere actividades con orden y propósito. Se enfocan todas las actividades hacia los resultados deseados y se logra una secuencia efectiva de los esfuerzos.

• Señala la necesidad de cambios futuros. La planificación ayuda al gerente a visualizar las futuras posibilidades y a evaluar los campos clave para posible una posible participación.

• Contesta a las preguntas "y que pasa si…" Tales preguntas permiten al que hace la planificación, a través de una complejidad de variables ver e intuir los posibles planes de contingencia.

• Proporciona una base para el control. Este se ejecuta para cerciorarse que la planificación está dando los resultados buscados.

• Estimula la realización. El hecho de poner los pensamientos en papel y formular un plan proporciona al que hace los planes la orientación y el impulso de realizar y lograr los objetivos.

• Obliga a la visualización del conjunto. Esta comprensión general es valiosa, pues capacita al gerente para ver las relaciones de importancia, obtiene un entendimiento más pleno de cada actividad y aprecia la base que apoya a las actividades administrativas.

• Aumenta y equilibra la utilización de las instalaciones. Se hace un mejor uso de lo que se dispone.

• Ayuda al gerente obtener status. La planificación adecuada ayuda al gerente a proporcionar una dirección confiada y agresiva.

Desventajas de la Planificación

Por otra parte, existen desventajas o limitaciones del uso de la planificación.

• La planificación está limitada por la exactitud de la información y de los hechos futuros. La utilidad de un plan está afectada por la corrección de las premisas utilizadas como subsecuentes. Si las condiciones bajo las cuales fue formulado el plan cambian en forma significativa, puede perderse gran parte del valor del plan.

• La planificación cuesta mucho. Algunos argumentan que el costo de la planificación excede a su contribución real. Creen que sería mejor gastar el dinero en ejecutar el trabajo físico que deba hacerse.

• La planificación tiene barreras psicológicas. Una barrera usual es que las personas tienen más en cuenta el presente que el futuro.

• La planificación ahoga la iniciativa. Algunos creen que la planificación obliga a los gerentes a una forma rígida de ejecutar su trabajo.

• La planificación demora las acciones. Las emergencias y apariciones súbitas de situaciones desusadas demandan decisiones al momento. No puede dejar pasar el tiempo valioso reflexionando sobre la situación y diseñando un plan.

• La planificación es exagerada por los planificadores. Algunos críticos afirman que quienes hacen la planificación tienden a exagerar su contribución.

Principios del Proceso de Planificación

Según Zafra J 1987 “el fundamento esencial de la planificación puede entenderse mediante los cuatro principios básicos que la sustentan:

a) Contribución a los objetivos: el propósito de cada plan y de todos los planes derivados es facilitar la consecución de los objetivos empresariales.

b) Prevalencia de la planificación: ya que todas las actividades deben ser planeadas siempre, la planificación debe estar primero que cualquier actividad de organización y de control.

c) Extensión de la planificación: el carácter y amplitud de la planificación dependen de la autoridad del administrador y las naturalezas de las políticas y planes de su superior.

d) Eficiencia de los planes: se mide la eficacia de un plan por el monto de su contribución a los objetivos, como compensación de los costos y consecuencias inesperadas requeridas por formularlos y ponerlos en marcha.

Importancia de la planificación

En esencia la necesidad de planear se deriva del hecho de que toda empresa opera en un medio que experimenta constantes cambios. En efecto, uno de los mayores problemas de desarrollo profesional que se presenta dentro de las empresas en la actualidad, es romper la resistencia al cambio que permita establecer estrategias de crecimiento, marchar paralelamente al avance de la tecnología y competir en el medio en el cual operan. En contraste, el mundo de la urbanización, industrialización y crecimiento económico se caracteriza por el constante remplazo de viejos métodos.

Es necesario planear porque:

 Es la única forma consciente de enfrentarse a un futuro incierto y cambiante. Determina lo que debe hacerse en el presente para que satisfaga el futuro.

 Es la única forma de asegurar que los riesgos naturales sean tomados en el tiempo correcto.

 Es un medio para asegurar que las acciones de las personas se correspondan a las exigencias de los objetivos superiores de la empresa.

 Es un medio para reducir los costos haciendo un uso eficiente de los recursos empleados.

 Permite el establecimiento de sistemas de control.

Etapas del Proceso de Planificación

• Elaboración de un plan o planeamiento.

• Preparación de las condiciones para la ejecución (instrumentación o implementación).

• Ejecución del plan.

• Evaluación de los resultados.

En el planteamiento se hace un estudio de la situación o del objeto a planificar, se diseña el modelo normativo que contiene el futuro que contiene el futuro propuesto para el objeto (expresado en objetivos), las correspondientes estrategias a aplicar y los medios necesarios; se diseña el modelo operativo con los respectivos programas que permitan lograr los objetivos formulados en el modelo normativo.

Elaborado el plan, es a veces necesario tomar una serie de de medidas para garantizar su exitosa ejecución, se toman una serie de medidas que pueden ser: políticas, sociales, legales, institucionales, financieras, organizativas, relativa a los recursos materiales, con respecto al personal, entre otros., que garanticen el éxito de la aplicación del plan.

Ejecución del plan: en esta etapa se pone en ejecución el plan siguiendo lo establecido en el modelo operativo y, en particular, en sus proyectos y programas. Además, se controla la ejecución y los resultados parciales que se van obteniendo para introducir los correlativos necesarios.

Evaluación de los resultados de la planificación del plan culmina con el proceso. Como su denominación lo indica se evalúan los resultados obtenidos, la corrección de la estrategia y la pertinencia de los medios.

A partir del resultado de la evaluación se reinicia el proceso antes expuesto. Las etapas no deben llevar necesariamente la secuencia presentada, algunas pueden ejecutarse simultáneamente. Por ejemplo: a medida que se elabora el plan y se van conociendo los requerimientos, también pueden prepararse las condiciones para su ejecución; asimismo, se puede iniciar la ejecución del plan y continuar con la preparación de las condiciones que faciliten ésta ejecución; el control que se lleva a cabo durante la ejecución del plan es base para la evaluación.

Es conveniente hacer un comentario acerca de los organismos responsables de la realización de cada etapa. Se comprende que la ejecución del plan debe estar a cargo de unidades u organizaciones distintas de las que preparan el plan y evalúan los resultados de su aplicación. Asimismo, las unidades encargadas de preparar las condiciones para la ejecución del plan, pueden ser distintas de las ejecutoras o de las que preparan o evalúan los resultados. La no distinción entre las unidades responsables de cada etapa, puede contribuir a crear confusión en el contenido de la planificación, con las unidades responsables de éste proceso. Por su complejidad, la planificación requiere la combinación, la planificación requiere la combinación de diversas unidades trabajando, con una gran coordinación y con una clara diferenciación en las funciones o tareas a realizar.

Clasificación de los planes

Los planes se pueden clasificar en objetivos, políticas, estrategias, procedimientos, reglas, programas y presupuestos (Zafra J. 1987)

a) Objetivos: son los fines hacia los cuales se dirige la actividad. Es la finalidad de la planificación y el fin hacia cual se encaminan la organización, los recursos humanos, la dirección y el control.

b) Políticas: son planes en sentido de que representan planeamientos generales que guían o canalizan la forma de pensar y la acción en la toma de decisiones de los subalternos.

c) Estrategias: tiene como finalidad determinar y comunicar, mediante un sistemas de objetivos y políticas mayores, una descripción de lo que se desea sea la empresa, las estrategias muestran la dirección y empleo general de recursos y de esfuerzos. No tratan de delinear exactamente como debe de cumplir las empresas sus objetivos sino dar una referencia útil para guiarse el pensamiento y la acción de la empresa.

d) Procedimientos: son los planes en cuanto determinan un método habitual de manejar actividades futuras, son guías de acción, más bien que de pensamiento, que detalla en forma exacta como ciertas actividades deben de cumplirse.

e) Reglas: son las formas más simples de plan .Una regla lleva a que se tome o no una acción específica y definida con respecto a una situación.

f) Programas: son un complejo de metas, políticas y procedimientos, reglas, asignaciones de tareas, pasos que han de darse, recursos que deben de emplearse y otros elementos necesarios para llevar adelante una forma de acción determinada.

g) El presupuesto: es un planteamiento de resultados expresados en términos numéricos.

La Estrategia

El término proviene de la actividad militar. Edward Luttwark, en su diccionario de la guerra moderna (174-175), explica lo siguiente:

“Estrategia. El arte de desarrollar y emplear recursos militares y de otra naturaleza para alcanzar objetivos definidos por la política nacional. El término estrategia se ha puesto muy de moda y suele usársele también para designar planes, o líneas de acción que nada tienen que ver con la estrategia militar”.

Planificación estratégica

Según Leonard D. Goodstein. Define la planeación estratégica como "el proceso por el cual los miembros guías de una organización prevén su futuro y desarrollan los procedimientos y operaciones necesarias para alcanzarlos".

Para Tomasini, A "La planeación estratégica es un conjunto de acciones que deber ser desarrolladas para lograr los objetivos estratégicos, lo que implica definir y priorizar los problemas a resolver, plantear soluciones, determinar los responsables para realizarlos, asignar recursos para llevarlos a cabo y establecer la forma y periodicidad para medir los avances".

George Steiner define la planificación estratégica considerando cuatro puntos de vista diferentes:

• a) Porvenir de las decisiones actuales. La planificación estratégica se relaciona con el porvenir de las decisiones actuales.

• b) Proceso. La planificación estratégica es un proceso que se inicia con el establecimiento de metas organizacionales, define estrategias y políticas y desarrolla planes detallados para asegurar la implantación de las estrategias y así obtener los fines buscados.

• c) Filosofía. La planificación estratégica es una actitud, una forma de vida. Representa un proceso mental, un ejercicio intelectual, más que una serie de procedimientos, estructuras o técnicas prescritos.

• d) Estructura. Un sistema de planificación estratégica formal une cuatro tipos de planes fundamentales: planes estratégicos, programas a mediano plazo, presupuestos a corto plazo y planes operativos.

En resumen la planeación estratégica es el esfuerzo sistemático y más o menos formal de una empresa para establecer sus propósitos, objetivos, políticas y estrategias básicas, y desarrollar planes detallados con el fin de poner en práctica las políticas y estrategias para lograr dichos propósitos.

Costo.

Para Horngren (2007), el costo es un "recurso sacrificado o perdido para alcanzar un objetivo especifico"(p.21). Es decir, son erogaciones de dinero para adquirir un bien o prestar un servicio.

Según Don R. Hansen, Maryanne Mowen (AÑO) el costo “es el efectivo o un valor equivalente de efectivo sacrificado por producto y servicios que se espera, que aporten un beneficio presente o futuro a una organización”. (p.35)

Según Polimeni (1999), “se define como el “valor” sacrificado para adquirir bienes o servicios, que se miden en dinero mediante la reducción de activos o al recurrir en pasivos en el momento en que se obtienen los bienes” (p. 11)

Clasificación de los Costos

Con el fin de suministrar datos útiles y relevantes a la gerencia, los costos pueden clasificarse de la siguiente manera:

En relación con los elementos de un producto o elementos del costo del producto:

Los elementos de costo de un producto o sus componentes son los materiales directos, mano de obra directa y los costos indirectos de fabricación. Esta información suministra a la gerencia la información necesaria para la medición del ingreso y la fijación del precio del producto. A continuación de definen los elementos de un producto.

• Materiales: son los principales recursos que se usan en la producción, estos se transforman en bienes terminados con la adición de mano de obra directa y costos indirectos de fabricación. El costo de los materiales puede dividirse en materiales directos e indirectos.

 Materiales Directos: son todos los que pueden identificarse en la fabricación de un producto terminado, fácilmente se asocian con éste y representan el principal costo de materiales en la fabricación de un producto.

 Materiales Indirectos: son aquellos involucrados en la elaboración de un producto, pero no son materiales directos. Estos se incluyen como parte de los costos indirectos de fabricación.

• Mano de Obra: es el esfuerzo físico o mental empleado en la fabricación de un producto. Los costos de mano de obra pueden dividirse en mano de obra directa y mano de obra indirecta.

 Mano de Obra Directa: es aquella directamente involucrada en la fabricación de un producto terminado que puede asociarse con éste con facilidad y que representa un importante costo de mano de obra en la elaboración del producto.

 Mano de Obra Indirecta: es aquella involucrada en la fabricación de un producto que no se considera mano de obra directa y los demás costos indirectos de fabricación que no pueden identificarse directamente con los productos terminados.

• Costos Indirectos de Fabricación: se utilizan para acumular los materiales indirectos, la mano de obra indirecta y los demás costos indirectos de fabricación que no pueden identificarse directamente con los productos terminados.

Elementos de un Producto

Fuente: Polimeni, R. Fabozi, F. Aadelber, Arthur.

En relación con la producción:

Los costos pueden clasificarse de acuerdo a su relación con la producción. Esta clasificación está ligada con los elementos de costo de un producto (materiales directos, mano de obra directa y los costos indirectos de fabricación) y con los principales objetivos de la planeación y el control.

Las dos categorías, con base a su relación con la producción, son los costos primos y costos de conversión.

• Costos Primos: son los materiales directos y la mano de obra directa. Estos costos se relacionan de forma directa con la producción.

• Costos de Conversión: son los relacionados con la transformación de los materiales directos en productos terminados. Los costos de conversión son la mano de obra directa y los costos indirectos de fabricación.

En relación con el volumen:

Los Costos se clasifican en relación con el volumen en costos variables, costos fijos y costos mixtos.

Costos Variables: son aquellos en que los costos cambian en proporción directa con los cambios en el volumen, o producción, dentro del rango relevante, describiéndose éste como aquel intervalo de actividad dentro del cual los costos fijos totales y los costos variables unitarios permanecen constantes; en cuanto que el costo unitario permanece constante. Los costos variables son controlados por el jefe responsable del departamento.

Costos Fijos: son aquellos en que los costos permanecen constantes dentro de un rango relevante de producción, mientras que el costo fijo por unidad varía con la producción. Más allá del rango relevante de producción, variarán los costos fijos. La alta gerencia controla el volumen de producción y es por lo tanto, responsable de los costos fijos.

Costos Mixtos: estos tienen las características de fijos y variables, a lo largo de varios rangos relevantes de operación. Existen dos tipos de costos mixtos: costos semivariables y costos escalonados.

Costos semivariables: la parte fija de un costo semivariable usualmente representa un cargo mínimo al hacer determinado artículo o servicio disponible. La parte variable es el costo cargado por usar realmente el servicio. Por ejemplo, la mayor parte de cargos por servicios telefónicos constan de dos elementos: un cargo fijo por permitirle al usuario recibir o hacer llamadas telefónicas, más un cargo adicional variable por cada llamada telefónica realizada.

Costo escalonado: la parte fija de los costos escalonados cambia abruptamente con los diferentes niveles de actividad puesto que estos costos se adquieren en partes individuales. Por ejemplo el sueldo de un supervisor.

Período en que los costos se comparan con los ingresos

Los costos también pueden clasificarse sobre la base de cuándo se cargan contra los ingresos. Algunos costos se registran primero como activos (gastos de capital) y luego se deducen (se cargan como un gasto) a medida que se usan o expiran. Otros costos se registran inicialmente como gastos (gastos de operación). La clasificación de los costos en categorías con respecto a los períodos que benefician, ayuda a la gerencia en la medición del ingreso, en la preparación de estados financieros y en la asociación de los gastos con los ingresos en el período apropiado. Las dos categorías usadas son costos del producto y costos del período:

Costos del Producto: son los que se identifican directamente con el producto. Éstos son los materiales directos, la mano de obra directa y los costos indirectos de fabricación. Estos costos no suministran ningún beneficio hasta que se venda el producto y, por consiguiente, se inventarían hasta la terminación del producto. Cuando se venden los productos, sus costos totales se registran como un gasto, denominados costo de bienes vendidos. El costo de los bienes vendidos se enfrenta con los ingresos del período en el cual se venden los productos.

Costos del Período: estos costos, que no están directa ni indirectamente relacionados con el producto, no son inventariados. Los costos del período se cancelan inmediatamente, puesto que no puede determinarse ninguna relación entre costo e ingreso. Los siguientes son ejemplos de los costos del período: el salario de un contador (gastos administrativos), la depreciación del vehículo de un vendedor (gasto de mercadeo) y los intereses incurridos sobre los bonos corporativos (gastos financieros).

Relación con la Planeación, el Control y la Toma de Decisiones

A continuación se definen brevemente los costos que ayudan a la gerencia en las funciones de planeación, control y toma de decisiones.

Costos Estándares y Costos Presupuestados: los costos estándares son aquellos que deberían incurrirse en determinado proceso de producción en condiciones normales. El costeo estándar usualmente se relaciona con los costos unitarios de los materiales directos, la mano de obra directa y los costos indirectos de fabricación, cumplen el mismo propósito de un presupuesto. (Un prepuesto es una expresión cuantitativa de los objetivos gerenciales y es un medio para controlar el desarrollo hacia el logro de dichos fines). Sin embargo, los presupuestos con frecuencia muestran la actividad pronosticada sobre una base de costo total más que sobre una base de costo unitario. La gerencia utiliza los costos estándares y los prepuestos para planear el desempeño futuro y luego, para controlar el desempeño real mediante el análisis de variaciones (es decir, la diferencia entre las cantidades esperadas y las reales).

Costos Controlables y No Controlables: los costos controlables son aquellos que pueden estar directamente influenciados por los gerentes de unidad en determinado período. Por ejemplo, donde los gerentes tienen la autoridad de adquisición y uso, el costo puede considerarse controlable por ellos. Los costos no controlables son aquellos que no administran en forma directa determinado nivel de autoridad gerencial.

Costos Fijos Comprometidos y Costos Fijos Discrecionales: un costo fijo comprometido surge, por necesidad, cuando se cuenta con una estructura organizacional básica (es decir, propiedad, planta, equipo, personal asalariado esenciales, entre otros). Es un fenómeno a largo plazo que por lo general no puede ajustarse en forma descendente sin que afecte adversamente la capacidad de la organización para operar, incluso, a un nivel mínimo de capacidad productiva.

Un costo fijo discrecional surge de las decisiones anuales de asignación para costos de reparaciones y mantenimiento, costos de publicidad, capacitación de los ejecutivos, entre otros. Es un fenómeno de término a corto que, por lo general, puede ajustarse de manera descendente, que así permite que la organización opere a cualquier nivel deseado de capacidad productiva, teniendo en cuenta los costos fijos autorizados.

Costos Relevantes y Costos Irrelevantes: los costos relevantes son costos futuros esperados que difieren entre cursos alternativos de acción y pueden destacarse si se cambia o elimina alguna actividad económica.

Los costos irrelevantes son aquellos que no se afectan por las acciones de la gerencia. Los costos hundidos son un ejemplo de costos irrelevantes. Éstos son costos pasados que ahora son irrevocables, como la depreciación de la maquinaria. Cuando se le confrontaron una selección, dejan de ser relevantes y no deben considerarse en un análisis de toma de decisiones, excepto por los posibles efectos tributarios sobre su disposición y en las lecciones “dolorosas” que deben aprenderse de los errores pasados.

La relevancia no es un atributo de un costo en particular; el mismo costo puede ser relevante en una circunstancia e irrelevante entre otra. Los hechos específicos de una situación dada determinarán cuáles costos son relevantes y cuáles irrelevantes.

Costos Diferenciales: un costo diferencial es la diferencia entre los costos de cursos alternativos de acción sobre una base de elemento. Si el costo aumenta de una alternativa a otra, se denomina costo incremental; si el costo disminuye de una alternativa a otras, se denomina costo decremental. Cuando se analiza una decisión específica, la clave son los efectos diferenciales de cada opción en las utilidades de la compañía. Con frecuencia, los costos variables y los incrementales son los mismos. Sin embargo, en caso de que una orden especial, por ejemplo, extienda la producción más allá del rango relevante, se incrementarían los costos variables al igual que los fijos totales. En ese caso, el diferencial en los costos fijos debe incluirse en el análisis de la toma de decisiones junto con el diferencial en los costos variables.

Costos de Oportunidad: cuando se toma una decisión para empeñarse en determinada alternativa, se abandonan los beneficios de otras opciones. Los benéficos perdidos al descartar la siguiente mejor alternativa son los costos de oportunidad de la acción escogida. Puesto que realmente no se incurre en costos de oportunidad, no se incluyen en los registros contables. Si embargo constituyen costos relevantes para propósitos de toma de decisiones y deben tenerse en cuenta al evaluar una alternativa propuesta.

Costos de Cierre de Planta: son los costos fijos en que se incurriría aún así no hubiera producción. En un negocio estacional, la gerencia a menudo se enfrenta a decisiones de si suspender las operaciones o continuar operando durante la “temporada muerta”. En el período a corto plazo es ventajoso para la firma permanecer operando en la medida en que puedan generarse suficientes ingresos por ventas para cubrir los costos variables y contribuir a recuperar los costos fijos. Los costos usuales de cierre de planta que deben considerarse al decidir si se cierra o se mantiene abierta son arrendamiento, indemnización por despido a los empleados, costos de almacenamiento, seguro y salarios del personal de seguridad.

Sistemas de Acumulación de Costos

Acumulación de Costos:

Es la recolección organizada y clasificación de los datos de costos de una compañía manufacturera, ya que éstas pueden manejar miles de documentos de trabajo tales como requisiciones, órdenes de compra, informes de recepción, facturas de vendedores, comprobantes, cheques, salidas de mercancía y documentos comerciales similares todos los meses. Por esta razón sin importar el tamaño de la compañía manufacturera se requieren sistemas de acumulación ce costos definido claramente para controlar este volumen de documentos de trabajo.

La acumulación y clasificación de los datos rutinarios del costo del producto son tareas muy importantes que además demandan mucho tiempo. En general la acumulación de costos es la recolección organizada de datos de costos mediante un conjunto de procedimientos o sistemas. Una adecuada acumulación de costos suministra a la gerencia una base para pronosticar las consecuencias económicas de sus decisiones. Los costos se acumulan bajo un sistema periódico o perpetuo de acumulación de costos.

Sistema Periódico de Acumulación de Costos

Proveen sólo información limitada del costo del producto durante un período y requiere ajustes trimestrales o al final del año para determinar el costo de los productos terminados. Un sistema de esta naturaleza no se considera completo, puesto que los costos de materia prima, del trabajo en proceso y de los productos terminados sólo pueden determinarse después de realizar los inventarios físicos. Debido a esta limitación únicamente las pequeñas empresas manufactureras emplean sistemas periódicos de acumulación de costos.

Sistema Perpetuo de Acumulación de Costos

Es un medio para la acumulación de datos de costos del producto mediante las tres cuentas de inventario que proveen información continua de las materias primas, del trabajo en proceso, de los artículos terminados, del costo de los artículos fabricados y del costo de los artículos vendidos. Dicho sistema de costo por lo general, es muy extenso y es usado por la mayor parte de las medianas y grandes compañías manufactureras. Un sistema perpetuo de acumulación de costos está diseñado para suministrar información relevante y oportuna a la, a fin de ayudar en las decisiones de planeación y control. El principal objetivo de este sistema, como en el caso del sistema periódico de acumulación de costos, es la acumulación de los costos totales y el cálculo de los costos unitarios.

En un sistema perpetuo de acumulación de costos, el costo de los materiales directos, de la mano de obra directa y de los costos indirectos de fabricación debe fluir a través del inventario de trabajo en proceso para llegar al inventario de artículos terminados. Los costos totales transferidos del inventario de trabajo en proceso al inventario de artículos terminados durante el período son igual al costo de los artículos producidos. El inventario final de trabajo en proceso es el balance de la producción no terminada al final del período. A medida que los productos se venden el costo de los artículos vendidos se transfieren del inventario de productos terminados a la cuenta de costo de los artículos vendidos. El inventario final de artículos terminados es el balance de la producción no vendida al final del período. Los costos totales son iguales al costo de los artículos vendidos más los gastos por concepto de venta, gastos generales y los gastos administrativos.

En un sistema perpetuo de acumulación de costos la información relacionada con el inventario de materiales, inventario de trabajo en proceso, inventario de artículos terminados, el costo de los artículos manufacturados y el costo de los artículos vendidos, está continuamente disponible, en vez de encontrarse sólo al final del período, como en el caso de un sistema periódico de acumulación de costos.

Existen dos tipos básicos de sistemas perpetuos de acumulación de costos, clasificados de acuerdo con el tipo del proceso de producción son:

• Costeo por órdenes de trabajo.

• Costeo por proceso.

Sistemas de Acumulación de Costos por Órdenes de Trabajo

Este sistema es más adecuado cuando se manufactura un solo producto o grupo de productos según las especificaciones dadas por un cliente, es decir, cada trabajo es “hecho” a medida” según el precio de venta acordado que se relaciona de manera cercana con el costo estimado.

En un sistema de costos por órdenes de trabajo los tres elementos básicos del costo de un producto (materiales directos, mano de obra directa y los costos indirectos de fabricación) se acumulan de acuerdo con la indicación de cada orden. Se establece cada una de las cuentas de inventario de trabajo en proceso para cada orden y se cargan con el costo incurrido en la producción de la (s) unidad (es) ordenad (as) específicamente. El costo unitario para cada orden se calcula dividiendo el costo total acumulado por el número de unidades de la orden en la cuenta de inventario de trabajo en proceso una vez terminada y previa a su transferencia al inventario de artículos terminados. Las hojas de costos por orden de trabajo se establecen al comienzo del trabajo y permanecen vigentes hasta que los productos se terminen y transfieran a artículos terminados. Luego la hoja de costo por órdenes de trabajo se extrae del libro mayor auxiliar de trabajo en proceso posteriormente se procesa y se archiva bajo la denominación de trabajo terminado. Los gastos administrativos y de ventas no se consideran parte del costo de producción de la orden de trabajo y se muestran por separado en las hojas de costos por órdenes de trabajo y en el estado de ingreso.

Costeo por proceso

Este sistema se utiliza cuando los productos se manufacturan mediante técnicas de producción masiva o procesamiento continuo. El costeo por proceso es adecuado cuando se producen artículos homogéneos en grandes volúmenes, como es la refinería de petróleo o en una fábrica de acero.

En un sistema de costeo por proceso, los tres elementos básicos del costo de un producto –materiales directos, mano de obra directa y costos indirectos de fabricación – se acumulan según los departamentos o centros de costos. Un departamento o centro de costos es una división funcional importante en una fábrica, donde se realizan los correspondientes procesos de fabricación. Se establecen cuentas individuales de inventario de trabajo en proceso para cada departamento o proceso y se cargan con los costos incurridos en el procesamiento de las unidades que pasan por éstas. El costo unitario se calcula para un departamento (en vez de hacerlo para un trabajo) dividiendo el costo total acumulado en la cuenta de inventario de trabajo en proceso de ese departamento por la cantidad de sus unidades procesadas y antes de su transferencia a un departamento por la cantidad de sus unidades y antes de su transferencia a un departamento subsecuente. El costo unitario total del producto terminado es la suma de los costos unitarios de todos los departamentos: Un informe del costo de producción, por departamento, se utiliza para resumir los costos de producción. Los gastos por concepto de ventas y los administrativos no se consideran parte del costo unitario de fabricación del producto y se muestran por separado en el estado de ingresos (lo mismo que en el costeo por órdenes de trabajo)

Sistemas Alternativos para el Costeo del Producto

Costeo Directo

Otra variación del costeo del producto se denomina costeo directo o costeo variable. Con este enfoque orientado según el comportamiento de los costos, el costo de un producto está compuesto de materiales directo, mano de obra directa y costos indirectos variables de fabricación; sólo los costos de fabricación que varían con el volumen se cargan a los productos. Es decir, únicamente los costos de los materiales directos, la mano de obra directa y los costos indirectos de fabricación variables se incluyen en el inventario. Muchas empresas emplean el costeo directo internamente puesto que facilita el control del costo y contribuye, por sí mismo, a la toma de decisiones gerenciales

Costeo por absorción

Bajo el costeo por absorción, algunas veces denominado costeo total o convencional, todos los costos de fabricación, tanto fijos como variables, se tratan como costo del producto. Cuando se incluyen los costos indirectos fijos de fabricación en el costo de un producto, costeo por absorción, se está empleando un enfoque funcional. Para propósitos de elaboración de informes financieros de uso externo, el costo de un producto debe incluir los costos indirectos fijos de fabricación (costeo por absorción). En resumen, el costo por absorción carga todos los costos a la producción excepto aquellos aplicables a los gastos de venta, generales y administrativos.

El principal punto de diferencia entre los dos métodos de costeo está en el tratamiento de los costos indirectos de fabricación fijos. Los defensores del costeo por absorción sostienen que todos los costos de fabricación, variables o fijos, son parte del costo de producción y deben incluirse en el cálculo de los costos unitarios del producto. Afirman que la producción no puede realizarse sin incluir en costos indirectos de fabricación fijos.

Los defensores del costeo directo afirman, por el contrario, que los costos del producto deben asociarse al volumen de producción. Sostienen que los costos indirectos de fabricación fijos se incurrirán aún sin producción. Los proponentes de esta técnica insisten en que los costos indirectos de fabricación fijos son, en esencia, un costo del periodo relacionado con el tiempo y no tienen beneficios futuros y son, en consecuencia, un costo no inventariable.

Ambos enfoques pueden usarse fácilmente tanto en un sistema de costeo por órdenes de trabajo como en un sistema de costeo por proceso.

Inventarios

Brito (1998), menciona que: "inventarios es el conjunto de bienes propiedad de una empresa que han sido adquiridos con el ánimo de volverlos a vender en el mismo estado en que fueron comprados, o para ser transformados en otro tipo de bienes y vendidos como tales. (p. 495).

A su vez Rodríguez (2001), sostiene que: " el inventario consiste en la cantidad de productos destinados para la venta, los materiales usados en el proceso de fabricación o los que se consumen en el transcurso de las actividades realizadas. (p. 91).

Control interno del Inventarios

El control interno sobre los inventarios es muy importante, puesto que estos representan el aparato circulatorio de una empresa comercial.

Para Brito (1998), algunos de los elementos de control interno sobre los inventarios que deben ponerse en práctica, son los siguientes:

 Las mercancías deben estar protegidas contra perdidas por robo, manteniéndolas en inmuebles debidamente cerrados con sistemas seguros a donde solo podrán acceder las personas autorizadas. El almacén debe estar en condiciones tales que evite el deterioro físico de la mercancía.

 En los casos de despachos, solo se entregara mercancía, mediante la presentación de requisiciones u órdenes de despacho prenumeradas y debidamente autorizadas.

 Deben ser llevados registros de inventarios continuos en cuanto a cantidades y valores de todas las mercancías.

 Los registros de inventarios continuos deben ser periódicamente cuadrados con la cuenta de control respectiva.

 Periódicamente debe hacerse un conteo físico de todas las existencias y los resultados deben ser comparados con el mayor de almacén y con las cuentas de control respectivas.

Es necesario realizar un análisis de las partidas que componen el inventario. Debemos identificar cuáles son las etapas que se presentaran en el proceso de producción, las comunes o las que se presenta en su mayoría son:

• Materia Prima

• Productos en proceso

• Productos terminados

• Suministros, repuestos

En caso de materia prima, esta es importada o nacional, si es local existen problemas de abastecimiento, si es importada el tiempo de aprovisionamiento.

La obsolencia de los inventarios, tanto por nueva tecnología como por desgaste tiempo de rotación, tienen seguro contra incontinencias, deberá realizarse la inspección visual de dicha mercadería. Se debe saber la forma de contabilización de los inventarios. Correcta valorización de la moneda empleada para su contabilización.

Se debe conocer la política de administración de los inventarios: con quienes se abastecen, que tan seguro es, preocupación por tener bajos precios y mejor calidad; cuantos meses de ventas mantienen en materia prima, productos en procesos y productos terminados; cual es la rotación de los inventarios fijada o determinada. Áreas involucradas en la administración ya sea el Gerente de Producción, Gerente de Marketing, Gerente de Ventas o Finanzas, etc. Como se realiza el control de los inventarios en forma manual o computarizada. Tecnología empleada.

Naturaleza y liquidez de los inventarios, características y naturaleza del producto, características del mercado, canales de distribución, analizar la evolución y la tendencia.

Toma física del inventario

La toma física del inventario es un recuento sistemático de todas las unidades que se tenga en existencia en un momento determinado. Esta toma física debe llevarse a cabo por lo menos una vez al año o al cierre del ejercicio económico.

La toma de inventario involucra aspectos importantes en cuanto a la administración del capital e trabajo de la empresa. De esta depende hacer programas de ventas, realizar las compras necesarias, depurar los inventarios y detectar los faltantes y unidades dañadas. Cuando la toma de inventario indica que las existencias no cubren la demanda, la administración de la empresa deberá ponerse en contacto con los proveedores y solicitar la reposición de mercancías, de igual manera canalizar los recursos financieros para hacer frente a los nuevos compromisos, bien sea a través de la cobranza u otra modalidad.

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