Archivo Vertical

Archivo Vertical

El archivo vertical es un archivo que se mantiene para guardar recortes de periódicos y otra información impresa. Éste se puede definir como una selección de material informativo sobre temas relevantes, de actualidad, difíciles de conseguir o de interés transitorio.

Archivo vertical se llama al mueble que conserva folders en sus gavetas, en donde puedes conservar todo tipo de documentos, puede tener un orden alfabético o alfanumérico o simplemente puedes colocar los documentos de acuerdo a la fecha de cada uno.

También se podría decir que el archivo vertical, es una selección de material informativo sobre temas relevantes y de actualidad, obtenidos a través de los medios de comunicación impresos y otras fuentes, amplía, actualiza y enriquece la colección general de la biblioteca.

Función

La principal función del archivo consiste en la conservación y preservación de documentos. Estos documentos se conservaran ordenados y clasificados. El archivo será eficaz cuando se encuentra rápidamente lo que se busca.

También la recopilación y organización de documentos que por su naturaleza serán integrados al archivo; Incrementar las consultas hechas por los usuarios de la institución investigadores, personal, docentes, alumnos, personal de apoyo y administrativos, usuarios externos así como interesados en el tema.

¿Cómo se organiza un archivo vertical?

Está organizado por materia, con información nacional e internacional, que responde a las necesidades de usuarios así como a las limitaciones de la colección.

También se puede organizar usando carpetas colgantes, se le colocan pestañas en orden alfabético, en la primera gaveta se empieza con la letra A, B, C.... y así sucesivamente con las demás, de arriba hacia abajo, hasta llegar a la letra Z; Se puede archivar también numéricamente según del orden de los números.

Y por último se puede archivar por sus asuntos, cuando se recopilan los documentos de un mismo asunto y geográficamente cuando se archiva por regiones, ciudades o países.

Información de un Archivo Vertical

En un archivo vertical se puede agrupar cualquier tipo de información sobre temas relevantes, de actualidad, difíciles de conseguir o de interés transitorio. Estos materiales pueden ser folletos, recortes de periódicos o revistas, panfletos o volantes, ponencias, resúmenes, láminas, fotografías, tarjetas postales, sobretiros, boletines, fotocopias de materiales muy solicitados, o incluso, si se trata de libros deteriorados pero que aún son muy consultados, se puede obtener una fotocopia de la sección o capítulo que se requiere para integrarla como un documento más de la colección del archivo vertical.

Tipos de Archivos

• Archivo centralizado: Toda la documentación de la empresa se guarda en una misma ubicación, que podrá estar en la misma empresa o en un lugar distinto.

• Archivo descentralizado: La documentación se guarda en distintas ubicaciones, de esta forma, se podrán establecer distintos sistemas de clasificación por ubicación.

• Archivo activo: Se consulta de forma frecuente. Aquellos documentos cuya consulta sea menor o menos frecuente, se trasladarán al archivo semiactivo.

• Archivo semiactivo: Suelen contener documentos procedentes del archivo activo. Se mantienen durante un período de tiempo estipulado y después se analiza cuál de ellos se trasladará al archivo inactivo.

• Archivo inactivo. En él se suelen guardar aquellos documentos que no se consultan o si se hace, se hará de forma esporádica, un ejemplo de documento que suele archivarse en este tipo de archivos son las escrituras de constitución de la empresa, archivos documentales o históricos que representan un valor simbólico para la empresa. Desde este archivo podrán pasar algunos documentos a su destrucción definitiva.

• Archivo Vertical: los documentos son almacenados en carpetas individuales, colgados de una guía dentro de las gavetas. Las carpetas se colocan una detrás de otra con el borde que presenta la pestaña hacia arriba donde se escribe la identificación de lo que allí se conserva. Por ejemplo los que se usan en las oficinas

• Archivo lateral: los documentos se archivan uno al lado de otro por ejemplo los libros de estantería

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