La Minuta

Minuta

1 Anotación que se hace de algo para recordarlo.

2 Borrador que se hace de un escrito, especialmente de un contrato, antes de redactarlo definitivamente.

3 Nota escrita en la que se expresa la cantidad de dinero que hay que pagar a un profesional por su trabajo, especialmente a un abogado.

4 Lista detallada de los platos que se sirven en una comida o que están disponibles en un restaurante, generalmente acompañados de su precio

Podemos entender como una minuta a una serie de anotaciones o al borrador que generalmente se hacen al elaborar un contrato, al hacer una ley o acuerdo.

La minuta es estudiada previamente por las partes y al ser aprobada se pasa a consenso para la redacción y firma del documento final.

La palabra minuta deriva del latín minuta y significa pequeño y es aplicada al estudio de fragmentos de documentos, contratos y legislaciones.

No existe un formato estrictamente para la minuta, pero existen puntos básicos con los que debe contar:

• Asistentes

• Puntos a discusión

• Resoluciones o propuestas

• Firma de asistencia

Importancia de las minutas:

Las minutas de una reunión son suficiente prueba a primera vista de lo que ocurrió en esa reunión. Son evidencia eficaz de lo que se dijo e hizo. Las leyes en algunos estados específicamente exigen que las corporaciones sin lucro guarden y mantengan minutas de sus procesos, y libros completos y archivos de sus cuentas. Con frecuencia en las transacciones legales como préstamos de dinero, venta de inmobiliarias o valores, las copias de la acción oficial según es recomendada en las minutas son de requisito.

Contenido de las minutas:

Las minutas de cada reunión deben contener por lo menos la siguiente información. Todas las partes son necesarias para dar informe completo y correcto con propósitos de futura referencia e información legal.

1. Tiempo (fecha, hora, y minutos)

2. Lugar, tanto dirección o nombre del sitio y número del salón o descripción (salón social, estudio del ministro, biblioteca)

3. Declaración de que la reunión fue debidamente convocada:

a. Por quién

b. Por la clase de aviso (regularmente fijado, o si es una reunión especial convocada, entonces se debe seguir el procedimiento fijado en los reglamentos)

4. Oficial que preside

5. Secretario de la reunión

6. Nombres de los que están presentes y de los que están ausentes (en caso de que se haga provisión para voto mediante representante, las minutas deben mostrar los nombres y el número de los que votan mediante representante)

7. Lectura, corrección, y adopción de las minutas de la reunión anterior

8. Adopción de la agenda si es que está preparada en forma escrita

9. Un registro de lo que ocurrió en la reunión, incluso:

a. Resoluciones propuestas

b. Resoluciones adoptadas (nombres de los que presentan moción y de los que secundan y el resultado del voto, incluso el número a favor, en contra, y los que se abstienen si es que se cuentan)

c. Informes

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