Guis Para Organizacion

VICEPRESIDENCIA DE LA REPUBLICA DE NICARAGUA

UNIDAD COORDINADORA PARA LA REFORMA Y

MODERNIZACION DEL SECTOR PUBLICO

(UCRESEP)

CONSULTORIA SOBRE ELABORACION DE GUIA Y PILOTO DE MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y PROCEDIMIENTOS

CONCEPTOS Y CRITERIOS DE ORGANIZACIÓN Y PROCEDIMIENTOS DEL PODER EJECUTIVO

Consultor: Ing. Alberto Barberena Molina, M.A.

Managua, Junio del 2001

CONTENIDO

1. Presentación 6

2. Objetivo 6

3. Alcances 7

4. Marco Legal 7

5. Definiciones de Conceptos sobre Manuales 8

5.1 Manual 8

5.2 Tipos de Manuales 9

5.2.1 Manuales de Historia de la Institución 10

5.2.2 Manual de Organización 10

5.2.3 Manuales de Política 11

5.2.4 Manual de Procedimientos 12

5.2.5 Manuales de Contenido Múltiple 14

5.2.6 Manuales de Técnicas 14

5.2.7 Manuales de Descripción de Cargos 14

5.2.8 Manuales de Personal 15

5.2.9 Manuales de Producción o Ingeniería 16

5.2.10 Manuales de Finanzas 16

5.2.11 Manuales Generales 16

5.2.12 Manuales de Otras Funciones 17

5.2.13 Manuales combinados especializados y los objetivos múltiples 19

5.3 Ventajas y Desventajas del Uso de Manuales 19

5.3.1 Ventajas 19

5.3.2 Desventajas del Uso de Manuales 20

6. Conceptos sobre Aspectos de Organización 21

6.1 Centralización Administrativa 21

6.2 Desconcentración Administrativa 21

6.3 Descentralización Administrativa 21

6.4 Rectoría Sectorial 22

6.5 Organización 23

6.6 Principios Fundamentales de Organización 24

6.6.1 Línea y Staff 24

6.6.2 Tramo de Control 26

6.6.3 Cadena de Mando 30

6.6.5 Integración Vertical y Horizontal 33

6.7 Organigrama 33

6.7.1 Ventajas y Desventajas del uso de Organigrama 33

6.7.2 Contenido del Organigrama 34

6.7.3 Tipos de Organigramas 35

6.7.4 Normas para el diseño de organigramas 38

6.8 Naturaleza y Tipos de Organización 38

6.8.1 Organizaciones Funcionales 39

6.8.2 Organizaciones Geográficas 41

6.8.3 Organizaciones por Clientes 43

6.8.4 Organizaciones por Producto o Servicio 44

6.8.5 Organizaciones por Procesos 45

6.8.6 Organizaciones de Proyectos 45

6.8.7 Organizaciones Matriciales 46

6.8.8 Organizaciones Híbridas 49

6.9 Funciones 49

6.9.1 Función 49

6.9.2 Función Genérica 50

6.9.3 Función Pública 50

6.10 Objetivos, Metas y la diferencia entre ambos 50

6.11 Competencia y Atributo 51

6.12 Niveles Jerárquicos de la Administración Pública 52

6.12.1 Definiciones de Áreas Funcionales en el Estado. 54

6.12.2 Definiciones de Niveles de Organización. 57

6.12.3 Estructuras Comunes en los Ministerios 59

7. Conceptos sobre Aspectos de Procedimientos 60

7.1 Proceso 60

7.2 Procedimiento 60

7.3 Normas Técnicas para los Procedimientos 60

7.4 Características de los Procedimientos 61

7.4.1 Descripción del Manual de Procedimientos 63

7.4.2 Beneficios del Manual de Procedimientos 71

7.5 Metodología de trabajo para el estudio de procedimientos 74

7.5.1 Planeación del estudio 74

7.5.2 Investigación de la situación actual 75

7.5.3 Análisis y crítica de la información 78

7.5.4 Diseño de procedimientos 80

7.6 Relación con los procedimientos de la Jurisdicción de lo Contencioso Administrativo 81

7.7 Tramite 84

7.8 Servicio 84

7.8.1 Servicio Público 84

7.8.2 Servicios Públicos Indelegables 84

7.8.3 Servicios Públicos Básicos 85

7.8.4 Servicios Públicos Específicos 85

7.8.5 Servicios al Público 85

7.9 Políticas 85

7.10 Método 85

7.11 Sistema 86

7.12 Calidad Total 86

7.13 Ingeniería de Procesos 87

7.14 Reingeniería de Procesos 87

7.15 Mejoramiento Continuo 88

7.16 ISO – 9000 89

8. Presupuesto 93

8.1 Presupuesto Base Cero (PBC) 93

8.1.1 Síntomas para justificar su empleo 95

8.1.2 Ventajas de aplicación de un PBC 96

8.2 Presupuesto por Programa 97

8.2.1 Programa 97

8.2.2 Unidad Administrativa 98

8.2.3 Cargo 98

9. Otros Aspectos Conceptuales 98

9.1 Eficacia 98

9.2 Eficiencia 98

9.3 Declaración de Visión 98

9.4 Declaración de Misión 99

9.5 Identificar Clientes y Necesidades 99

9.6 Leyes y Principios 100

9.7 Varios 101

10. Relaciones de los Manuales de Organización y Procedimientos con Otros Instrumentos Administrativos. 103

10.1 Con la Ley 290 y su Reglamento; Decreto 71 – 98 y sus Reformas 103

10.2 Con los Manuales de Descripción de Cargos 110

10.3 Con las Normas de Control Interno de la CGR 112

10.4 Con el Presupuesto General de la República y su Normativa de Ejecución. 116

10.5 Con el SIGFA 122

10.5.1 Normativa Financiera 124

10.5.2 Normativa Administrativa 125

10.6 Catalogo de Servicios del Estado: 129

11. Anexos 131

CONCEPTOS Y CRITERIOS DE ORGANIZACIÓN Y PROCEDIMIENTOS DEL PODER EJECUTIVO

1. Presentación

La Vicepresidencia de la República de Nicaragua, como líder del programa de reformas y modernización de la Administración Pública, a través de su Unidad de Coordinación para la Reforma y Modernización del Sector Público (UCRESEP), ha iniciado acciones de orden macroinstitucional orientadas a fortalecer la institucionalidad del Estado Nicaragüense.

Lo anterior, mediante la asistencia técnica de una consultoría de corto plazo con fondos del Economic Management Technical Assistance Credit 3314NI, para la elaboración de guías que permitan obtener Manuales de Organización y de Procedimientos de cada Ministerio, conforme lo establecido en el Artículo No. 315 del Reglamento de la Ley No. 290, además, aplicar las guías en un Ministerio, de forma tal que sirva de piloto.

Los productos de la consultoría “Elaboración de Guía y Piloto de Manual de Organización y Procedimiento”, se establecieron primeramente los conceptos y criterios de organización y procedimientos del Poder Ejecutivo (presente documento) como la base para la elaboración

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