Aplicacion Y Beneficios De La Automatizacion De Procesos Administrativos

APLICACION Y BENEFICIOS DE LA AUTOMATIZACION DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS DENTRO DE LA ORGANIZACION.

El objetivo de la automatización es hacer más productivas las organizaciones, las que van desde las grandes corporaciones hasta las de pequeñas clínicas y talleres. La automatización no viene a mecanizarlo todo y crear un ambiente frio e inhumano. Más bien facilita las tareas del hombre para liberar su tiempo y creatividad. El ingenio humano se ve incrementando ya que además de disponer de mayor tiempo, le facilita las herramientas para realizar su trabajo en forma más eficiente y efectiva.

En cualquier empresa que se precie se emplean una serie de procesos para llevar a buen puerto el negocio, como por ejemplo la recepción de un pedido de compra y todo su procesamiento hasta hacer la entrega del producto al cliente que lo solicitó, una reclamación sobre un producto o servicio y los pasos hasta su solución, recopilar la información necesaria para cumplir con los estándares de calidad o simplemente el alta de un nuevo empleado en la compañía.

Con la automatización de los procesos internos de una empresa se consigue, a través de un motor, mover toda esa burocracia interna y conectar entre sí todas esas aplicaciones haciendo además que trabajen en entornos diferentes, sin utilizar como soporte de datos el papel. A este motor se le denomina BPMS (Business Process Management System) o conjunto de herramientas y servicios que facilitan la administración de los procesos de negocio, empezando por su análisis y definición para localizar dónde están las dificultades o simplemente dónde se puede mejorar el proceso, siguiendo con la ejecución o puesta en marcha de la automatización del proceso, y finalizando por su monitorización y control, porque es de vital importancia conocer cómo se comporta el proceso para poder mejorarlo o adaptarlo al tipo de negocio de la empresa.

El objetivo de un sistema BPM es la eficiencia a través de la gestión de los procesos de negocio, y visualizar el estado de los mismos. Agiliza el flujo de información dentro de la compañía, reduce el tiempo dedicado a tareas repetitivas, permite monitorizar y controlar los procesos para detectar y eliminar los inconvenientes, permite gestionar la colaboración entre usuarios, incluso de diferentes departamentos, para cumplimentar un estado de un proceso. En definitiva, un motor para automatizar procesos que agiliza las funciones internas de una empresa, ahorra costes operacionales y permite generar más negocio.

Los resultados de la implementación de una solución de automatización de procesos en cualquier área de la organización pueden medirse en primera instancia por la reducción de tiempos y de costos, en segunda por el aumento de productividad del área impactada y en tercera instancia en beneficios en calidad, oportunidad, seguridad, eficiencia, transparencia y mejor servicio.

En la administración de empresas hay un pilar fundamental y es el de que cada objetivo debe ser alcanzable, medible y realizable. Al final de cada círculo de proceso es importante medirlo ya que así sabrá con certeza si cumple o no con el objetivo

CONCLUSION

En cualquier empresa es necesario una serie de procedimientos para realizar las tareas cotidianas que se requieran, ya sea para ofrecer un producto hasta prestar un servicio al cliente. Pero muchas veces estos procesos no los tenemos para optimizar el tiempo y la eficiencia que se debería de tener para realizar cualquier gestión dentro de una organización.

A mi punto de vista, considero que este cambio tiene que dar inicio desde el patrono, este personaje que es el pilar de la organización y que lleva consigo la responsabilidad del éxito

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