Análisis de Puestos Nombre del Puesto : Asistente Administrativo

Análisis de Puestos

Nombre del Puesto : Asistente Administrativo

1.- Información General

A. Departamento: Oficina de Contabilidad

B.- Unidad : Finanzas

C. Supervisor Inmediato : Supervisor de Contabilidad

D.- Reporta además : Directora de Finanzas

E.- Subordinados : No tiene

F.- Jornada laboral : Lunes a Viernes de 8:00 a.m. – 5:00 p.m.

2.- Descripción Genérica del Puesto

Trabajo de secretarial de responsabilidad, confidencialidad y de índole administrativo.

3.- Descripción Específica

A.- Actividades Rutinarias:

1. Recibir, clasificar y distribuir la correspondencia a las respectivas oficinas del área de Finanzas.

2. Originar y contestar llamadas telefónicas.

3. Preparar cartas, memorandos e informes haciendo uso de computadora.

4. Archivar y custodiar todo lo relacionado con facturas y expedientes de clientes.

5. Trabajar con asuntos confidenciales relacionados a cuentas de clientes.

6. Redactar correspondencia según sea solicitado por el Supervisor Inmediato.

7. Llevar registro de facturas y órdenes de compras.

B. Actividades  Periódicas:

1. Enviar mensualmente informe de facturas pendientes por cobrar de suplidores.

2. Distribuir cheques de nóminas de su área cada quincena de pago.

3. Realizar informe trimestral de pagos realizados para la Oficina de Finanzas.

C. Actividades Eventuales

1. Participar de reuniones para comité de actividades de Semana del Vendedor, Acción de Gracias y Navidad.

2. Verificar que no queden facturas pendientes en el cierre de año fiscal.

Responsabilidades:

De personas: no las requiere el puesto

De bienes: Si, equipo de computadora, reloj de ponchar correspondencia, equipo y materiales de  oficina

Requerimientos para ocupar el puesto:

Características físicas: excelente condiciones físicas

Características personales:

Sexo: Femenino

Estado civil: Soltera

Edad: 23 años

Habilidades Manuales:

Estar sentado la mayor parte del tiempo, ejercer hasta 10 libras de fuerza ocasionalmente o una cantidad de fuerza insignificante frecuente o constantemente para levantar, llevar, empujar, halar o en cualquier otra forma de mover objetos inclusive el cuerpo humano y caminar de una oficina a otras.

Habilidades Intelectuales:

Coordinación visual y notoria para la preparación y el análisis de datos y contabilidad, transcripción, terminales de computadoras y lectura extensa.

Experiencia previa laboral requerida:

Haber ocupador un puesto similar al de Secretaria o en su lugar por lo menos tener dos años en trabajos secretariales y administrativos.

Características de personalidad para un puesto

Preparación académica:

Bachillerato en Sistemas de Oficina o Ciencias Secretariales de cualquier institución universitaria acreditada.

Observaciones respecto a la toma de decisión en el puesto:

Establecer prioridades respecto a la fecha en que se requieran informes relacionados al área de Contabilidad.

Esfuerzo Físico

Esfuerzo físico

Tipo de actividad física:

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