DECALOGO CORREO ELECTRONICO

Ante el asombroso incremento de la importancia del correo electrónico en la comunicación dentro de la empresa, hemos desarrollado esta guía a través de 10 consejos con el objetivo de fomentar el buen uso del correo, intentar mitigar las pérdidas de tiempo y crear un mensaje eficaz, que por un lado transmita la información de una forma clara, sin perdidas de información, pero que por otro lado no canse o cause desinterés a nuestro interlocutor por la excesiva carga de información

Estas normas o consejos de utilización no son de uso obligatorio, pero son una herramienta de gran utilidad una vez son asimilados y puestos en práctica. Esta iniciativa surge de una doble necesidad, por un lado la del empleado por simplificar su tarea a la hora de gestionar el correo y por otro lado la necesidad de incrementar la productividad por parte de la empresa.

Estas necesidades son evidentes ya que el flujo diario de mensajes en las empresas sobrepasa cualquier límite y la pérdida de tiempo en la lectura del correo, muchas veces es mayor que el beneficio de utilizarlo.

Ten presentes estos consejos la próxima vez que te sientes frente a tu correo electrónico, una vez los conozcas no sabrás cómo pudiste trabajar sin ellos, ¡adelante te queda mucho que descubrir!

 Gestiona tu correo electrónico cada tres horas y mientras no lo utilices mantén cerrada la aplicación, no es necesario hacerlo con menor frecuencia, esto te permitirá no desviar tu atención de las tareas prioritarias dentro de tu planificación diaria de trabajo.

 La regla de los dos minutos: cuando gestiones tu correo, si lo puedes contestar en dos minutos hazlo, si no, intenta planificar esa tarea según su urgencia e importancia.

Mantener limpia y actualizada la bandeja de entrada es clave para una buena organización y planificación.

 Recuerda que se pierde mucho más tiempo en ponernos en contacto vía e-mail que mediante una comunicación personal o telefónica, mide muy bien si es necesario escribir un correo o si por el contrario atiende solo a una razón de comodidad.

 Atención al asunto del correo: cuanto más específico sea, mas fácil será para el interlocutor saber de qué se trata y además le dará una razón para leerlo. El asunto debe ser un resumen directo y concreto.

 Si el asunto era importante, el contenido no lo es menos, debemos de ser capaces de transmitir todo lo que queremos decir con las mínimas palabras posibles y cuidando la ortografía y la gramática, para facilitar la lectura del mensaje al interlocutor y no aburrirle. Ten cuidado de los archivos adjuntos que pueden contener virus y no abuses de las letras mayúsculas porque puedes dar la impresión de estar gritando.

 Identificarse es una de las cosas

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