Desarrollo del programa de contabilidad pasivo y patrimonio

DESARROLLO DEL PROGRAMA DE CONTABILIDAD PASIVO Y PATRIMONIO

PASIVOS

Definiciones:

a) De acuerdo con la ecuación contable, los pasivos son la resultante de la diferencia de los activos menos el patrimonio.

b) Agrupa el conjunto de las cuentas que representan las obligaciones contraídas por el ente económico en desarrollo del giro ordinario de su actividad, pagaderos en dinero, bienes o en servicios.

c) Desde el punto de vista contable los pasivos son todas las deudas que tiene un ente económico con personas y organizaciones ajenas a ella.

d) Los pasivos son deudas que surgen en transacciones pasadas y que requieren pago futuro de activos o futura prestación de servicios.

e) Los pasivos son la representación financiera de obligaciones contraídas por el ente económico, por las cuales debe transferir recursos o servicios a personas naturales o a otros entes económicos.

f) Los pasivos representan las obligaciones contraídas por la empresa que deben cubrirse mediante el pago de dinero, la transferencia de activos distintos de dinero o mediante la prestación de servicios en el futuro. De lo anterior se deduce que el pasivo no solamente representa obligaciones monetarias futuras. Los pasivos tienen su origen en transacciones pasadas que requieren una cancelación en el futuro.

g) Los pasivos representan las obligaciones contraídas por el ente económico en desarrollo del giro ordinario de su actividad, pagaderas en dinero, bienes o en servicios. (Descripción de pasivo PUC)

NOCIÓN DE PASIVO

Un pasivo es la representación financiera de una obligación presente del ente económico, derivada de eventos pasados, en virtud de la cual se reconoce que en el futuro se deberán transferir recursos o proveer servicios a otros entes. (Art. 36 DR. 2649/93).

DOCTRINA. —Pasivo. “Los derechos sobre los activos de una empresa generalmente se clasifican bajo dos títulos: pasivo y capital contable (o participación de los accionistas). La FASB ha dado la siguiente definición de pasivos: “Los pasivos son probables sacrificios futuros de los beneficios económicos, que surgen de las obligaciones presentes de una entidad en particular de traspasar activos o suministrar servicios a otras entidades en el futuro como resultado de transacciones o acontecimientos pasados”.

NATURALEZA CONTABLE DE LOS PASIVOS

Las cuentas que componen los pasivos son de naturaleza crédito (su saldo usualmente es crédito), y por tanto se aumentan por el lado del haber (crédito) y disminuyen por el lado del débito.

CLASIFICACIÓN DE LOS PASIVOS

Según su exactitud:

a) Pasivos ciertos o de valor definido: Son aquellos que tienen un valor definido, claramente establecido en pesos mediante un contrato. Por ejemplo, cuentas por pagar a proveedores, bonos por pagar, dividendos por pagar, impuesto sobre las ventas por pagar, obligaciones financieras, etc.

b) Pasivos estimados: Son obligaciones por pagar o prestar un servicio, pero la cantidad exacta de dicha obligación solo se conocerá en el futuro próximo. El pasivo se crea por un valor estimado y cualquier diferencia entre el pasivo estimado y el pasivo realmente pagado origina un ajuste. Como ejemplos tenemos el pasivo por impuesto a la renta y complementarios y los pasivos por prestaciones sociales.

Según el tiempo en que tengan que pagarse:

a) Pasivos corriente o a corto plazo: Son las obligaciones que deben ser pagadas a un año o dentro del ciclo de operaciones, cualquiera que sea el mas largo. Otra exigencia para la clasificación como pasivo corriente es la expectativa de que la deuda sea pagada con los activos corrientes. Entre los pasivos corrientes mas comunes están las cuentas por pagar a proveedores, dividendos por pagar, pasivos de nomina, ingresos recibidos por anticipado, impuestos, gravámenes y tasas, pasivos estimados, la parte corriente de las deudas a largo plazo, etc.

b) Pasivos a largo plazo o pasivos no corrientes: Son las obligaciones que deben ser pagadas en un periodo superior a un año, tales como Bonos, Hipotecas, Obligaciones financieras, etc.

Los pasivos, al igual que los activos, se clasifican generalmente en circulantes y no circulantes. Los pasivos circulantes son aquellos que se pagarán con los activos presentados como activo circulante. Existe, así, una relación directa entre el pasivo circulante y el activo circulante, que se describe en general como una expresión de la situación actual de la compañía. El pasivo no circulante no tiene tantas divisiones como el activo no circulante”.

Según el tipo de moneda en que se contrate:

a) Pasivos en moneda nacional: Son las obligaciones que se contrata con entes o personas nacionales y en moneda nacional o sea en pesos colombianos, tales como prestamos realizados por bancos nacionales, crédito de proveedores nacionales, etc.

b) Pasivos en moneda extranjera: Son las obligaciones que tiene la sociedad a favor de proveedores o entidades del exterior denominadas en divisas.

Los pasivos en moneda extranjera deben estimar en pesos colombianos el costo de adquisición de los bienes y registrarse a la tasa de cambio respectiva, aunque las amortizaciones de la deuda y los intereses deben pagarse en la moneda del país vendedor o en dólares.

Estos pasivos deben reajustarse cada mes al valor de tipo de cambio que rija en ese momento.

Para efectos de la aplicación de los ajustes integrales por inflación:

a) Pasivos no monetarios: Son obligaciones tales como deudas en UPAC, moneda extranjera o cualquier otra obligación que tenga pactado un ajuste; o sea todos aquellos pasivos cuyo valor periódicamente se va actualizando.

b) Pasivos monetarios: Son compromisos que no sufren ningún ajuste con relación a su valor inicial, como cuentas por pagar a proveedores, a entidades bancarias, etc.

Otros pasivos especiales:

Pasivos contingentes: Son obligaciones potenciales que pueden convertirse en pasivos reales o desaparecer, dependiendo de circunstancias externas a la empresa. Entre estos tenemos los litigios pendientes, descuentos de documentos, etc. Estos pasivos deben revelarse en cuentas de orden.

Pasivos diferidos: Corresponde a todos aquellos compromisos de la empresa por concepto de anticipos, de los cuales se espera que esta preste el respectivo servicio. Dentro de estos tenemos los ingresos recibidos por anticipado, abonos diferidos, utilidad diferida en ventas a plazo, crédito por corrección monetaria diferida e impuestos diferidos.

CONTROL INTERNO DE LOS PASIVOS

Esta encaminado a comprobar que todos sus pasivos estén correctamente clasificados, determinados y valuados. Interesa el control de las operaciones para poder saber oportunamente si todos los compromisos contraídos están debidamente determinados y por su correspondiente valor. A partir de dicho control se puede derivar el conocimiento del pago oportuno de los pasivos contraídos.

Si se ejerce control sobre las transacciones desde que se originan, y se revisan los procedimientos contables utilizados para el manejo de las operaciones que involucran pasivos de corto y largo plazo, pasivos estimados, contingentes o con el exterior, se obtendrá un flujo de información oportuno y se tendrá conocimiento de las obligaciones que inciden en la posición financiera de la empresa.

PRACTICAS CONTABLES INADECUADAS CON RELACIÓN A LOS PASIVOS

Los pasivos provenientes de las adquisiciones, por aspectos de conveniencia suelen presentarse en cantidades diferentes, por lo general, por debajo de las cifras reales, derivada esta situación de no registrar todas la obligaciones o acreencias, lo mismo que las causaciones o pasivos acumulados, por omisión de establecer las provisiones requeridas.

Igualmente, los pasivos acumulados estarán incorrectamente presentados si no se efectúan las provisiones para convenios sobre derechos y privilegios, juicios o reclamaciones, impuestos, etc. Estas situaciones a menudo llevan a crear incertidumbre sobre la razonabilidad de la presentación de los pasivos.

También los pasivos pueden estar incorrectamente presentados por omisión de registrar documentos representativos de obligaciones al cierre de un ejercicio contable, como bonos por pagar o pagares, etc. Igualmente pueden llevar a presentación incorrecta de pasivos, la existencia de acuerdos, estipulaciones o compromisos inadecuados; de esta manera se tiene, que para las obligaciones a largo plazo, pueden no estar claramente indicadas pautas o condiciones de amortización o pago, garantías, gravámenes, pignoraciones, compromisos de arrendamiento a largo plazo y contingencias.

ESTAFAS, DESFALCOS, FRAUDES Y OTRAS IRREGULARIDADES EN LOS PASIVOS

En los pasivos, se puede incurrir en irregularidades y presentación incorrecta, por distracción de fondos provenientes de préstamos otorgados a la empresa, no dándoles entrada a los libros o usando indebidamente sumas destinadas a su cancelación.

LOS PASIVOS EN LA LEGISLACIÓN TRIBUTARIA

E.T ART. 283. —Requisitos para su aceptación. Para que proceda el reconocimiento de las deudas, el contribuyente está obligado:

1. A conservar los documentos correspondientes a la cancelación de la deuda, por el término señalado en el artículo 632.

PAR. —Los contribuyentes que no estén obligados a llevar libros de contabilidad, sólo podrán solicitar los pasivos que estén debidamente respaldados por documentos de fecha cierta. En los demás casos, los pasivos deben estar respaldados por documentos idóneos y con el lleno de todas las formalidades exigidas para la contabilidad.

E.T ART. 632. —Deber de conservar informaciones y pruebas. Para efectos del control de los impuestos administrados por la DIAN, las personas o entidades, contribuyentes o no contribuyentes de los mismos, deberán conservar por un período mínimo de cinco (5) años**, contados a partir del 1º de enero del año siguiente al de su elaboración, expedición o recibo, los siguientes documentos, informaciones y pruebas, que deberán ponerse a disposición de la administración de impuestos, cuando ésta así lo requiera:

1. Cuando se trate de personas o entidades obligadas a llevar contabilidad, los libros de contabilidad junto con los comprobantes de orden interno y externo que dieron origen a los registros contables, de tal forma que sea posible verificar la exactitud de los activos, pasivos, patrimonio, ingresos, costos, deducciones, rentas exentas, descuentos, impuestos y retenciones consignados en ellos.

2. Las informaciones y pruebas específicas contempladas en las normas vigentes, que dan derecho o permiten acreditar los ingresos, costos, deducciones, descuentos, exenciones y demás beneficios tributarios, créditos activos y pasivos, retenciones y demás factores necesarios para establecer el patrimonio líquido y la renta líquida de los contribuyentes, y en general, para fijar correctamente las bases gravables y liquidar los impuestos correspondientes.

**2. Este término se entendería modificado para lo dispuesto en el artículo 46 de la Ley 962 de 2005, el cual señala que el término de conservación será por el plazo que transcurra hasta que quede en firme la declaración de renta que se soporta en los documentos allí enunciados.

L. 962/2005. ART. 46. —Racionalización de la conservación de documentos soporte. El período de conservación de informaciones y pruebas a que se refiere el artículo 632 del estatuto tributario, será por el plazo que transcurra hasta que quede en firme la declaración de renta que se soporta en los documentos allí enunciados. La conservación de informaciones y pruebas deberá efectuarse en el domicilio principal del contribuyente.

E.T Art. 767.- Fecha cierta de los documentos privados. Un documento privado, cualquiera que sea su naturaleza, tiene fecha cierta o autentica, desde cuando ha sido registrado o presentado ante un notario, juez o autoridad administrativa, siempre que lleve la constancia y fecha de tal registro o presentación.

E.T Art. 285.- Pasivos en moneda extranjera. El valor de las deudas en moneda extranjera se estima en moneda nacional, en el último día del año o periodo gravable, de acuerdo con la tasa oficial.

E.T Art. 286.- Pasivos en ventas a plazo. En el sistema de ventas a plazo con pagos periódicos, se computa como pasivo, el saldo de la cuenta correspondiente al producto diferido por concepto de pagos pendientes por ventas a plazos, en la cual deben contabilizarse las utilidades brutas no recibidas al final de cada año.

NOCIÓN FISCAL DE PASIVO

E.T ART. 287. —Deudas que constituyen patrimonio propio. Las deudas que por cualquier concepto tengan las agencias, sucursales, filiales o compañías que funcionen en el país, para con sus casas matrices extranjeras o agencias, sucursales, o filiales de las mismas con domicilio en el exterior, se considerarán para efectos tributarios como patrimonio propio de las agencias, sucursales, filiales o compañías con negocios en Colombia.

INC. 2º—Adicionado. L. 49/90, art. 15. Los saldos contables débitos o créditos que tengan las sucursales de sociedades extranjeras con su casa principal o agencias o sucursales de la misma, no constituyen deuda entre las mismas, harán parte de su patrimonio y no darán lugar a costo o deducción.

PAR. —Adicionado. L. 223/95, art. 112. Constituyen pasivos, para todos los efectos, los saldos pendientes de pago al final del respectivo ejercicio, que den lugar a costos o deducciones por intereses y demás costos financieros, incluida la diferencia en cambio, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 124-1 de este estatuto.

E.T ART. 124-1. —Adicionado. L. 49/90, art. 15. Otros pagos no deducibles. No son deducibles los intereses y demás costos o gastos financieros, incluida la diferencia en cambio, por concepto de deudas que por cualquier concepto tengan las agencias, sucursales, filiales o compañías que funcionen en el país, para con sus casas matrices extranjeras o agencias, sucursales, o filiales de las mismas con domicilio en el exterior con excepción de:

a) Los originados por las deudas de las entidades del sector financiero vigiladas por la Superintendencia Bancaria;

b) Los generados por las deudas de corto plazo provenientes de la adquisición de materias primas y mercancías, en las cuales las casas matrices extranjeras o agencias, sucursales, o filiales de las mismas con domicilio en el exterior, operan como proveedores directos.

PAR. —Igualmente son deducibles para las sucursales de sociedades extranjeras los intereses y demás costos o gastos financieros, incluida la diferencia en cambio, generados en operaciones de corto plazo para la adquisición de materias primas y mercancías, en las cuales la principal o su casa matriz extranjera o agencias, sucursales, o filiales de las mismas con domicilio en el exterior, operan como proveedores directos.

DOCTRINA. —Conformación del pasivo. El pasivo esta conformado por todas las obligaciones o deudas vigentes a 31 de diciembre del respectivo año gravable, que afecten el patrimonio bruto del contribuyente, ya estén relacionadas con la actividad económica o sean personales. (Concepto unificado # 1/82 DIAN)

DOCTRINA. —Las utilidades a favor de los socios son pasivo externo. "Aprobado el balance de fin de ejercicio, se separan del activo social las utilidades líquidas para formar o incrementar con ellas una cuenta del pasivo externo de la sociedad. Esta adquiere entonces la calidad de deudora frente a todos los socios por el importe de ese renglón del pasivo que, al ser distribuido en la misma forma como se aprueba el balance, determina en principio la cuota que corresponde a cada uno de ellos. Pero este pasivo es a favor de todos los socios hasta cuando se haga su distribución, que es cuando se individualiza el derecho que tienen ellos y cuando, consecuentemente, la sociedad se convierte en deudora de cada uno de ellos en la cuota que le queda en esa distribución". (PINZÓN, Gabino. Sociedades comerciales. Bogotá, Editorial Temis).

DOCTRINA. —Impuestos a pagar. "El monto del impuesto a pagar que resulta de la liquidación privada, es una deuda que debe reconocerse fiscalmente como pasivo. Al reconocerse fiscalmente como pasivo a cargo de la sociedad el impuesto liquidado en el año gravable indirectamente lo es para sus socios por cuanto afecta el patrimonio que a título de tales se distribuye". (DIN, Conc. 20, jun. 30/77).

E.T ART. 343. —Modificado. D.E. 1744/91, art. 10. Ajuste de los pasivos no monetarios. Los pasivos no monetarios poseídos el último día del año, tales como: pasivos en moneda extranjera, en UPAC (hoy UVR) o pasivos sobre los cuales se ha pactado un reajuste del principal, deben ajustarse con base en la tasa de cambio al cierre del año para la moneda en la cual fueron pactados, en la cotización del UPAC (hoy UVR) a la misma fecha o en el porcentaje de ajuste que se haya convenido dentro del contrato de empréstito, según el caso, registrando el ajuste como mayor valor del pasivo. Como contrapartida, se debe registrar un gasto por igual cuantía, salvo cuando deba activarse.

D.R. 2075/92. ART. 12. —Ajuste a los pasivos no monetarios. Los pasivos no monetarios poseídos el último día del año o período, tales como: pasivos en moneda extranjera, en UPAC (hoy UVR) o pasivos para los cuales se ha pactado un reajuste del principal, deben ajustarse con base en la tasa de cambio al cierre del año o período para la moneda en la cual fueron pactados, en la cotización del UPAC (hoy UVR) a la misma fecha o en el porcentaje de reajuste que se haya convenido dentro del contrato, según el caso, registrando el ajuste como mayor o menor valor del *(en la cuenta de corrección monetaria fiscal)*, por igual cuantía, salvo cuando deba activarse.

*NOTA: El ajuste a los pasivos no monetarios a partir de la Ley 174 de 1994, se debe contabilizar como un gasto o un ingreso financiero según corresponda, a menos que tales conceptos se activen.

D.R. 326/95. ART. 9º—Unificación de los índices de ajustes. De acuerdo con el artículo 6º de la Ley 174 de 1994, en la determinación del impuesto sobre la renta se utilizarán, a partir del año gravable de 1995, los mismos índices y las mismas clasificaciones de los ajustes por inflación registrados en la contabilidad para los correspondientes rubros. En consecuencia, para el cálculo de los ajustes fiscales por inflación se deben tener en cuenta las siguientes reglas, además de las consagradas en otras disposiciones vigentes:

g) El valor de los pasivos no monetarios poseídos el último día del período gravable, se debe ajustar con base en la tasa de cambio en pesos para la respectiva moneda, el valor de la UPAC (hoy UVR) o el reajuste convenido, determinados, en esa fecha, reconociendo un gasto o un ingreso financiero, según corresponda, salvo cuando tales conceptos deban activarse.

E.T ART. 770. —Prueba de pasivos. Los contribuyentes que no estén obligados a llevar libros de contabilidad, sólo podrán solicitar pasivos que estén debidamente respaldados por documentos de fecha cierta. En los demás casos, los pasivos deben estar respaldados por documentos idóneos y con el lleno de todas las formalidades exigidas para la contabilidad.

E.T. ART. 771. —Prueba supletoria de los pasivos. El incumplimiento de lo dispuesto en el artículo anterior, acarreará el desconocimiento de los pasivos, a menos que se pruebe que las cantidades respectivas y sus rendimientos, fueron oportunamente declarados por el beneficiario.

E.T ART. 787. —Las de los pagos y pasivos negados por los beneficiarios. Cuando el contribuyente ha solicitado en su declaración de renta y complementarios la aceptación de costos, deducciones, exenciones especiales o pasivos, cumpliendo todos los requisitos legales, si el tercero beneficiado con los pagos o acreencias respectivos niega el hecho, el contribuyente está obligado a informar sobre todas las circunstancias de modo, tiempo y lugar referentes al mismo, a fin de que las oficinas de impuestos prosigan la investigación.

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