Gestión y Mejoramiento de la Calidad Empresa: SERCOMEX LTDA

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Proyecto Grupal Curso Gestión y Mejoramiento de la Calidad

Empresa:

SERCOMEX LTDA.

Integrantes grupo N°1:

César Andrés Vasquez Zamorano

Jaime Enrique Rivera Inostroza

Juan Carlos Zúñiga Lizama

Pilar Andrea Torrejón Hernandez

Rodrigo Andrés Melo Bogdanic

Descripción de la Empresa

La Sociedad de Servicios Comerciales y Marítimos “SERCOMEX LTDA.”, es una empresa de servicios ligada a la actividad marítimo-portuaria y los demás rubros directos e indirectos relacionados con el comercio exterior. Realiza servicios de Agencia de Embarques prestando todas las gestiones previas a la operación de embarque, también presta el servicio de consolidado de carga a uno de sus clientes junto con el de ser agente operador de contenedores. Sus oficinas se encuentran en la región de Valparaíso y SERCOMEX presta servicios en los puertos de Talcahuano, San Antonio, Valparaíso, Coquimbo y Caldera.

Sus principales clientes se dedican al rubro de exportación hortofrutícola, por lo que el trabajo en SERCOMEX LTDA está muy marcado por las estaciones, siendo los meses de noviembre a mayo los de mayor actividad. Para cumplir con la prestación de sus servicios es que SERCOMEX cuenta con 12 empleados de forma permanente y durante los periodos de alta actividad incorpora 12 personas más por la temporada. SERCOMEX se organiza principalmente en 3 departamentos, Administración, en donde trabajan cuatro personas; Documentación que cuenta con tres personas de planta fija y en temporada alta agrega a cuatro más; y Operaciones que cuenta con cinco personas de planta fija y ocho más por la temporada.

Identifica una oportunidad de mejora real y concreta en la organización y que pueda ser abordada utilizando las metodologías y herramientas de calidad vistas en el curso.

Actualmente la mayoría de los clientes de Sercomex son empresas hortofrutícolas, por lo cual existe una temporada baja y alta para la exportación de los productos de sus clientes. Esto trae consigo a que en temporada alta es necesario contratar personal temporal para apoyar el flujo de trabajo normal. Es en este contexto que existen muchos problemas, ya que no existe en la empresa procedimientos escritos ni tampoco un plan de inducción para capacitar formalmente al personal temporal, por lo cual el aprendizaje de estos se da en el trabajo del día a día.

Los problemas que se han presentado durante la temporada alta con el personal temporal es principalmente errores en la presentación de documentos, lo cual nos genera diversos tipos de riesgos durante las distintas etapas de la tramitación para la exportación de los productos de nuestros clientes, los cuales generan reprocesos en solicitudes con modificaciones de certificados perdiendo horas hombre y que llevan pagos anexos a la empresa, como también posibles multas, problemas con los clientes y pagos por concepto de almacenamiento en destino entre otros.

Esto ha llevado a tener algunos problemas en nuestras relaciones con algunos clientes y también a generar costos anexos por concepto de pago de certificados reprocesados y multas aplicadas a la empresa.

A continuación, se detallan en el orden que son generados los documentos y los errores posibles que se pueden cometer en el proceso de emisión de documentos:

• Documento único de salida (DUS). Generalmente se emiten en un plazo de 1 a 2 días desde que es recibida la instrucción de embarque por parte del cliente. Los errores comunes que se generan en esta etapa es la tipificación de los datos al momento de generarlo, la reemisión del documento genera un costo extra de 30.000.- por documento. 

• Envió matriz de manifiesto de carga (Bill of Landing o BL) para el embarque a compañía naviera antes del plazo establecido por compañía naviera. Los errores que se presentan en esta etapa son: enviar manifiesto con errores, enviar manifiesto fuera del plazo máximo exigido por la compañía naviera.

• Certificado Fitosanitario, es un certificado que se solicita al SAG para la mercadería exportada que indica que cumple con los protocolos establecidos entre países. Los errores que se pueden producir son:

1. No cumplir con instrucciones específicas del cliente (ej. Cliente solicita un certificado por cada contenedor embarcado, y Cliente 2, solicita un certificado para todos los contenedores del embarque),
2. Que la solicitud del certificado haya sido generada de forma incorrecta, o que la documentación adjuntada por parte del productor este incompleta o con errores generando rechazos en la solicitud del certificado.

En ambos casos se tiene que hacer una reemisión la cual toma un plazo de aprobación por parte del SAG de 4 días hábiles, más los costos extra de esta reemisión que son de $7.500.- por cada solicitud para la empresa. También, de generarse un atraso aún mayor, puede producir problemas de liberación de la carga en destino, ya que este es un documento indispensable para la recepción y liberación del contenedor por parte del consignatario. El riesgo más relevante en esta etapa es asumir el pago por concepto de almacenamiento mientras se espera la emisión del certificado y peor aún la perdida de la carga hortofrutícola.

• Certificado de Origen, este certificado garantiza al recibidor que la mercadería amparada es de origen chileno y que cumple con los tratados establecidos entre los distintos países recibidores y Chile. Los errores que se pueden presentar en este caso son:

1. El certificado es válidamente emitido pero que no cumple con los requisitos opcionales solicitados por los clientes.
2. El certificado es confeccionado con errores generando el rechazo de este por parte de la entidad certificadora.
3. Que la documentación adjunta para la emisión del certificado está incompleta o con errores tanto de parte de la empresa como del cliente.

Para enmendar el o los errores en esta etapa se debe hacer una reemisión del certificado, el cual puede generar un atraso en el proceso documental aproximado de dos días hábiles que es el plazo que tiene el SAG para su emisión y un costo extra para la empresa por la reemisión de $10.000 por certificado.

• Legalización del DUS, este hito marca el final de un embarque, en donde se rectifican cantidades, precios y se incorporan los números de los certificados al DUS. Con este documento los exportadores solicitan devolución del IVA al SII. Los errores que se pueden dar en esta etapa es que se haga fuera del plazo establecido por el Servicio Nacional de Aduanas, o que se produzcan errores de tipificación.

El plazo para la legalización del DUS ante la Aduana es de 25 días, se puede solicitar una prórroga dentro de estos 25 días para extender el plazo de entrega por 25 días más. En caso de no presentar la prórroga dentro del primer plazo genera una multa a la empresa de $25.000.- por cada DUS. Además, genera problemas al cliente ya que le puede generar atrasos para la solicitud de la devolución del IVA.

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