Introducción A La Administración De Las Compras

Unidad I: Introducción a la administración de las compras

Concepto y objetivo de la administración de las compras

Toda organización necesita proveedores; ninguna puede existir sin ellos. Por tanto, el enfoque de la organización para con los proveedores, sus procesos y políticas de adquisición, así como sus relaciones con ellos tendría un efecto no sólo sobre el desempeño de los proveedores, sino también sobre la organización. Ninguna entidad puede alcanzar el éxito sin el apoyo de su base de proveedores, tanto a nivel operacional como estratégico, y tanto a corto como a largo plazo.

La administración de compras o de suministro como también se le conoce, se concentra en el proceso de adquisición y para ello debe estudiar los contextos de la cadena de suministro y de la organización. Se otorga importancia especial a la toma de decisiones que alinea a la red de proveedores y al proceso de adquisiciones con las metas y estrategias organizacionales y que asegura un valor tanto a corto como a largo plazo de los fondos que se gasten.

El objetivo más importante de la administración de compras puede ser el obtener el costo óptimo, cuidar que las inversiones sean con la calidad, precio y tiempo correctos, con el fin de satisfacer las necesidades de cada uno de los departamentos.

Características del área de compras

El área de compras para conseguir un mayor valor añadido en la empresa debe de contar con ciertas características, a continuación se listaran las más importantes.

1. Técnica de comunicación y Administración del cambio

2. Consecución de ahorros que impacten directamente en la cuenta de resultados

3. Contribuciones que mejoren el Retorno Sobre la Inversión

4. Administración de talento y del rendimiento de los empleados y bonos relacionados con este rendimiento

5. Implantación de tecnología y procesos Lean en la organización

6. Liderazgo que permita asunción e intercambio de riesgos, colaboración y compromisos con los clientes internos

7. Administración del gasto, que permita controlar al menos el 95% del mismo

8. Ahorros operacionales a través de la innovación

9. Centro de excelencia de aprovisionamiento y sourcing

10. Mejoras en la productividad, a través del análisis del gasto, procesos Lean y reducción de los ciclos de suministro

11. Ahorros en la negociaciones

12. Plan estratégico de compras sobre los resultados de la organización

13. Administración del riesgo de proveedores, teniendo en cuenta atributos financieros, climáticos, políticos, etc.

14. Evaluación de proveedores

Objetivos del área

La declaración estándar de los objetivos de la función del suministro es que debe obtener los materiales correctos (esto es, satisfacer los requisitos del calidad), en la cantidad convenida, para entregarlos en el momento oportuno y en el lugar apropiado, a partir de la fuente adecuada (un proveedor confiable que satisfaga sus compromisos de una manera puntual), con el servicio óptimo (tanto antes como después de la venta) y al precio correcto en el corto y en el largo plazo. Quien toma las decisiones del área podría compararse con un malabarista que trata de mantener varias pelotas en el aire al mismo tiempo, dado que debe lograr estos siete objetivos de manera simultánea.

Organigrama

Funciones

La función de esta área es de suma importancia, casi estratégica, y su ejercicio eficaz constituye una parte vital para el éxito comercial de las empresas.

En las organizaciones industriales, comerciales o de servicios, es práctica común organizar la función de compras en un departamento especializado que depende, la mayoría de las veces, de la dirección general.

Cabe señalar que un sistema de compras se compone de las funciones que a continuación se listan y siguen una secuencia lógica:

1. Adquisiciones

• Precio

• Calidad

• Cantidad

• Condiciones de entrega

• Condiciones de pago

• Servicios posventa

2. Guarda y almacenaje

• Recepción

• Verificación en cuanto a dimensión, peso y medida

• Clasificación

• Inventario

3. Proveer a producción

• Tipo o clase de material

• Cantidad

• Dimensiones, peso y medida

Por otra parte, las adquisiciones son una práctica comercial que depende de diversas circunstancias:

1. Fuente de aprovisionamiento

• En el país

• En el extranjero

2. Clase y costo de transporte

• Terrestres

• Marítimos

• Aéreos

3. Condiciones y cotizaciones de los mercados

• Procedencia agrícola. Dependen de las cosechas, abundantes o escasas de las mismas y su existencia, que determinan la oferta y la demanda.

• Si son de extracción minera. Las cotizaciones pueden fluctuar según la zona de explotación, las clases de los materiales y el costo de la mano de obra.

• Si proceden de otra industria. Los precios pueden depender de su grado de transformación, de la oferta y la demanda de los productos, atendiendo principalmente a su calidad y existencias, así como a las circunstancias referidas en los dos incisos anteriores.

• Es oportuno mencionar que entre los aspectos esenciales a considerar en las compras está el análisis de

...