Ciclo De Compras

ESTUDIO Y EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO DEL CICLO DE COMPRAS

1. COMPRAS

El punto de partida en el ciclo operativo total de una organización es el procurarse de los materiales y servicios que serán vendidos, bien sea en su forma original o usados, procesados o combinados según las necesidades propias del mercado. Esta procuración puede incluir materia prima, materia¬les procesados, partes, subensambles, servicios, suministros, personal y el mismo dinero. En muchas de estas áreas de procuración existen problemas especiales que requieren habilidades especiales; por ejemplo, reclutamiento de personal el cual debe ser manejado a través de un departamento de personal, o bien, la obtención de fondos de capital que deberá ser manejada por un tesorero.

Una gran parte de esta procuración, sin embargo, es normalmente mane¬jada por un grupo específicamente establecido para este propósito y así, como más adelante se verá, las actividades de procuración de este grupo pueden variar. Las partidas manejadas usualmente incluyen la mayoría de los mate¬riales, partes y suministros empleados por la organización.

La importancia de la actividad de compras es usualmente muy grande, ya que la típica acción de compras infiere en más de la mitad de los costos incurridos en una organización por los productos y servicios que vende; consecuentemente, es una actividad que se reserva un alto grado de atención

por parte de la administración; además es de una importancia primordial debido a significativas interrelaciones que guarda con otras actividades ge-renciales; lo que se compra está directamente relacionado con la eficiencia en producción, el volumen de compras es también determinante de los niveles de inventarios, y la inversión en inventarios es el factor principal para alcan¬zar una favorable rotación del capital invertido. En adición, la función de compras tiene una relación operacional directa con las actividades de recep¬ción, almacenes, venta de desperdicios y cuentas por pagar. Por todas estas razones, el ciclo de compras es una de las áreas más importantes a revisar por el auditor.

A) LA FUNCIÓN BÁSICA DE COMPRAS

Para aquellas áreas de procuración donde la responsabilidad ha sido asignada al departamento de compras, la función básica es igual a cualquier área de procuración: proveer buenos productos o servicios a buen precio, a buen tiempo y en un buen lugar. El término "buen" es usado aquí como sinónimo de "la mejor posible", en todos los aspectos que se considere sean en beneficio de los intereses de la organización. Esta es. por supuesto, una determinación que a menudo no puede ser evaluada con precisión y que por lo tanto involucra una gran dosis de juicio; además, es especialmente cierto debido a que las principales interrelaciones con otras actividades operativas y a largo plazo, requieren ser evaluadas continuamente atendiendo a los tipos especiales de beneficios y obstáculos.

Estos conceptos fundamentales de la función básica son al mismo tiempo los objetivos de la actividad de compras. El interés primordial es que la función básica de compras debe existir a diferentes niveles; en los niveles bajos, es la eficiencia con que el personal auxiliar cumpla con la parte que le corresponde en los procedimientos operacionales; en el nivel intermedio, existe interés en la efectividad con que las actividades individuales cubran los aspectos más importantes tales como la selección de proveedores y la nego¬ciación de precios; y en los altos niveles, hay preocupación por el grado en que se puedan percibir las oportunidades de lograr mejores compras para las demás funciones gerenciales.

B) EL CICLO NORMAL DE COMPRAS

La función de compras puede ser vista como un ciclo que incluye una serie de pasos perfectamente definidos, como sigue:

1. Determinación de Necesidades. En primer lugar habrá de determinarse la necesidad que requiere ser satisfecha a través de la acción de procuración; incluye la especificación de los productos y sus pormenores, cantidades, requerimientos de entrega y otra información pertinente.

2. Autorización de la Compra. Como segundo paso debe haber una autoriza¬ción para proceder a comprar. Algo se necesita y hay que decidir cómo obtenerlo.

3. Efectuar la Compra. El grupo de compras se ocupa ahora de localizar al proveedor que se crea puede proporcionar los artículos buscados sobre la base más ventajosa para la organización. La selección de proveedor debe decidirse en un acuerdo definitivo de compra.

4. Seguimiento. Hasta el límite que sea necesario debe haber una acción de seguimiento por parte del grupo de compras; de igual manera, asegurarse que la entrega de la mercancía que se requiere deber ser de tal forma que satisfaga las necesidades del requirente.

5. Completar la Entrega. La entrega se hace y en ese momento se debe determinar si se está cumpliendo con lo acordado o si se presenta algún cambio imprevisto susceptible de reclamo.

6. Liquidación. Finalmente se liquida al proveedor sobre las bases acordadas y así, la transacción de compras queda concluida; obviamente, condicio¬nada a las garantías ofrecidas por el proveedor.

C) ESTRUCTURA DE CONTROL

El problema de control de hecho ha quedado cubierto en los anteriores pasos operacionales que conforman el ciclo de compras, cuyo análisis es como sigue:

Determinación de Necesidades

El control básico que se requiere en la determinación de necesidades, es el alcance por el cual esta determinación se hace sobre bases sólidas adecuada¬mente comunicadas al grupo de compras. Las fuentes típicas para estas determinaciones son:

1. La cédula de producción, misma que al contemplar la necesidad de mate¬riales identifica los requerimientos específicos en términos de partidas individuales de productos, especificaciones y condiciones de entrega.

2. Un sistema de inventarios con niveles predeterminados de existencia por cada producto, el cual genera automáticamente órdenes de requisición por cada partida individual cuando llega a su nivel de existencia más bajo.

3. Proyectos especiales para cada inversión de capital que acarree con ella requerimientos de materiales y servicios.

4. Otras necesidades operaciones que puedan ser evaluadas en alguna forma y transformadas en requerimientos de compras.

En cualquiera de estas situaciones

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