LA IMPORTANCIA Y CONTENIDO DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS

En la actualidad, la administración es un gran pilar para que las organizaciones tanto públicas como privadas lleguen al cumplimiento de sus objetivos. En este trabajo nos enfocaremos a la administración de las organizaciones públicas.

Dentro de la administración, ya sea pública o privada existe un componente esencial para las organizaciones, como lo son los manuales que tiene la finalidad de servir de orientación y guía, a quien tienen bajo su responsabilidad, al interior de la dependencia, unidades de trabajo asiendo por este medio un equipo de personas fortalecido para lograr el existo.

“El manual de organización es un documento oficial que tienen por objetivo describir la estructura de las funciones y departamentos de una organización, así como las tareas específicas y la autoridad asignada a cada miembro del organismo” (Rodríguez Valencia, Como elaborar y usar los manuales administrativos, 2002).

La importancia del presente trabajo es de proporcionar a la dependencia de desarrollo rural y agropecuario un manual de organización que es el producto final tangible de una planeación, este documento contiene los aspectos como lo son:

 Objetivos de la empresa

 Los canales de comunicación

 Las funciones y responsabilidades de cada unidad de trabajo

 Las jerarquías existentes.

Necesidad de manuales administrativos.

Anteriormente, según (SFP, 2012) la gestión publica federal no se coordinaban entre si para establecer mejores practicas por medio de un marco normativo (manual). Esto implica una oportunidad tanto para ahorrar el recurso público y hacer más fácil el trato de las empresas y las personas con el gobierno.

Actualmente, según (SFP, 2012) para mejorar la situación la SFP en conjunto con SHCP y el Gobernación llevaron acabo una estrategia por medio de algunos manuales para reforzar el marco normativo interno de cada institución y dependencias con el objetivo de reducir, estandarizar y simplificar las normas internas, así como homologar e incrementar la eficiencia de los procesos en toda la Administración Pública Federal, por lo que se elaboraron 9 manuales.

La forma de lograr una administracion eficiente, es definiendo con exactitud la autoridad, funciones, responsabilidades y niveles jerarquicos en un documento que sea consultar general cada vez que se considere necesario.

Este documento, según lo que indica Rodríguez Valencia, 2002, se denominan manuales los cuales permiten una eficiencia laboral.

Generalidades de los Manuales Administrativos.

Ahora bien, los manuales de acuerdo con Continolo G. citado por (Rodríguez Valencia, Como elaborar y usar los manuales administrativos, 2002) (Fernandez de Castro, administracion publica, 2000) un manual es: “Una expresión formal de todas las informaciones e instrucciones necesarias para operar en u determinado sector; es una guía que permite encaminar en la dirección adecuada los esfuerzos del personal operativo”.

Mientras, (Rodríguez Valencia, Como elaborar y usar los manuales administrativos, 2002) nos define un manual como: “un instrumento de control sobre la actuación del personal, pero también es algo más, ya que ofrece la posibilidad de dar una forma más definida a la estructura organizacional de la empresa”.

El manual como herramienta de comunicación.

Los manuales según (Rodríguez Valencia, Como elaborar y usar los manuales administrativos, 2002) son el medio que permite comunicar de manera clara y concisa las decisiones referentes a la organización como: los procedimientos, políticas, antecedentes y aspectos técnicos. Por otro lado los manuales son considerados como parte de del control interno, además, es una herramienta que facilita la inducción del personal nuevo, ya que les proporciona la información que necesitan en forma sistematizada.

(Rodríguez Valencia, Como elaborar y usar los manuales administrativos, 2002) Comenta, que al elaborar manuales administrativos es mantener informado al personal a través de delinear la estructura organizacional y establecer por escrito y en forma permanente las políticas, funciones y procedimientos en un documento palpable.

Al realizar un manual según, (Rodríguez Valencia, Como elaborar y usar los manuales administrativos, 2002) es importante plantear preguntas como las siguientes:

a) ¿Tendré que limitarme a aconsejar? O debo orientar al usuario respecto a los detalles de lo que tiene que hacer.

b) ¿Qué relación tengo con los usuarios que van a leer el manual y como debo proceder de acuerdo con ésta?

c) ¿Voy a seguir tratando a los usuarios del manual?

d) ¿Quién va e ser el responsable del contenido del manual?

Objetivos de los manuales

De esta manera, de acuerdo con (Rodríguez Valencia, Como elaborar y usar los manuales administrativos, 2002) los manuales pueden cumplir con los siguientes objetivos:

 Instruir al personal acerca de aspectos tales como: objetivos, funciones, políticas, relaciones, normas y procedimientos etc.

 precisar las funciones y relaciones de cada unidad de trabajo para deslindar responsabilidades, evitar duplicidad y detectar omisiones.

 coadyuvar a ejecución correcta de las labores asignadas y propiciar la uniformidad en el trabajo.

 Servir como medio de integración y orientación al personal de nuevo ingreso y facilitar su incorporación a sus distintas funciones operacionales.

 Proporcionar información básica para la planeación e implantación de reformas administrativas.

Posibilidades y Limitaciones de los Manuales Administrativos

Actualmente la importancia de los manuales administrativos reside en la amplia gama de posibilidades o alternativas que ofrece, según (Rodríguez Valencia, Como elaborar y usar los manuales administrativos, 2002) muestra en la siguiente tabla las posibilidades que ofrece los manuales administrativos:

Tabla 1. Posibilidades o importancia de los manuales

Posibilidades o importancia  Son una fuente permanente de información.

 Ayudan

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