MANUAL PRACTICO DE DOCUMENTACION PARA REGISTRAR LA CONTABILIDAD

MANUAL PRACTICO DE DOCUMENTACION PARA REGISTRAR LA CONTABILIDAD

1. REGISTROS DE VENTAS

1.1 DOCUMENTOS

1.1.1 FACTURA DE VENTA CONTADO

1.1.2 FACTURA DE VENTA CREDITO

1.1.3 RECIBO DE CAJA

1.1.4 NOTAS CREDITO

1.2 REQUISITOS DE LA FACTURA

1.2.1 Por cada tipo de factura que se necesite, solicitar autorización de numeración consecutiva a la DIAN cada dos años o antes cuando se determine que los talonarios se van a terminar.

1.2.2 La factura de contado debe estar denominada como factura de venta y se expide entregando el original al cliente.

La factura de venta de contado se puede reemplazar, expidiendo tiquete de registradora.

Cuando se utiliza el sistema de registradora, se debe hacer un comprobante diario con los siguientes requisitos:

• Se le anexa la TIRA Z.

• Debe estar identificado.

• Se resumen las operaciones del día: Contado, Crédito, En Efectivo, Cheques, Tarjetas, etc.

• Se debe elaborar una LISTA GENERICA que identifique los departamentos de la registradora, en excluidos y gravados.

1.2.3 La factura de venta a crédito, debe estar denominada como FACTURA CAMBIARIA DE COMPRAVENTA, indicando que se asimila a una letra de cambio y la firma de ACEPTADO de la persona que se le otorga el crédito o del Representante Legal o de la persona diferente a este que por escrito autoricen cuando se trate de personas jurídicas. En esta caso se entiende expedida la factura con la entrega de la copia de la factura, ya que la original se entrega cuando esta sea cancelada.

1.2.4 Las facturas deben estar identificadas con la Razón Social si es persona jurídica o con los Nombres y Apellidos si es persona natural, además del RUT.

1.2.5 La factura debe contener los Nombres y Apellidos o Razón Social y RUT del impresor de la factura.

Los requisitos mencionados hasta aquí deben ir preimpresos.

Cuando el contribuyente utilice un sistema de facturación por computador o máquinas registradoras, con la impresión efectuada por tales medios se entienden cumplidos los requisitos de impresión previa. El sistema de facturación deberá numerar en forma consecutiva las facturas y se deberán proveer los medios necesarios para su verificación y auditoría.

1.2.6 Otros requisitos de la factura:

• Fecha de expedición.

• Descripción Especifica ó Genérica de los bienes o servicios facturados.

• Valor total de la operación.

• Indicar, si es responsable de impuesto a las ventas, a que régimen pertenece.

• Si se venden productos o servicios, tanto excluidos como gravados de IVA, es importante identificarlos.

• El impuesto a las ventas se debe discriminar si el cliente lo exige, para lo cual tendrá que identificarlo en la factura con Nombres y Apellidos o Razón Social y RUT.

1.2.7 Cuando se expida tiquete de registradora, los requisitos son:

• Nombres y Apellidos o Razón social si es persona jurídica y RUT.

• Numeración consecutiva de los tiquetes

• Valor total de la operación

1.3 ARCHIVO DE LAS FACTURAS

Se debe hacer un archivo consecutivo y por separado de las copias de las facturas de contado y de crédito.

Y de la registradora se debe guardar y numerar los rollos que quedan en la registradora como copia de los tiquetes expedidos.

1.4 RECIBO DE CAJA

Este documento registra los pagos recibidos de clientes por las cancelaciones de las FACTURAS CAMBIARIAS DE COMPRAVENTA.

Aquí es importante identificar lo siguiente:

• El valor exacto recibido

• Los descuentos por pronto pago otorgados al cliente

• Las retenciones en la fuente por Renta (Compras 3.5%, Servicios 6%) y por IVA (50%). Es posible que en un futuro exista la retención por Industria y Comercio.

• El valor Total expedido en la factura que sé esta cancelando.

A este documento se le debe anexar el comprobante de pago que genere el cliente y la consignación donde se deposite el dinero recibido.

Al cliente se le entrega el original del recibo de caja y la copia se archiva con los anexos.

El recibo de caja sirve para registrar Otros ingresos de dineros por conceptos como PRESTAMOS DE TERCERAS PERSONAS, ANTICIPOS RECIBIDOS, etc.

1.5 NOTAS CREDITO

La nota crédito sirve para registrar las devoluciones que nos hagan los clientes y que ya estaban facturadas, o para corregir mayores valores registradas en las facturas.

Cuando se cobren mayores valores al cliente por intereses de mora o correcciones de facturas que aumentes su valor, se debe hacer una FACTURA DE VENTA.

Cuando se reciban otros ingresos por arrendamientos, comisiones, honorarios, etc., al hacer el cobro se debe hacer FACTURA DE VENTA, si se producen retenciones hay que identificarlas.

Cuando se esta en REGIMEN COMUN la mayoría de estos otros ingresos generan IVA.

2. REGISTRO DE COMPRAS Y GASTOS

2.1 DOCUMENTOS

1.2.1 FACTURA DE VENTA (COMPRA EXPEDIDA POR EL PROVEEDOR)

1.2.2 COMPROBANTE DE EGRESO

1.2.3 NOTA CREDITO

1.2.4 NOMINA

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