Manual De Compras
Enviado por Alfredoalca10 • 16 de Agosto de 2013 • 7.237 Palabras (29 Páginas) • 463 Visitas
I. INTRODUCCION
II. OBJETO DEL DEPARTAMENTO
III. CARTA DE ORGANIZACION
IV. DEPENDENCIA Y AUTORIDAD
V. PROCEDIMIENTOS
1. COMPRAS
2. EVALUACION TECNICA
VI. INSTRUCTIVOS GENERALES DE PUESTOS DEL DEPARTAMENTO
- JEFE DE COMPRAS
- COMPRADOR
- CHOFER COMPRADOR
VII. POLITICAS
1. GENERALES
2. EVALUACION TECNICA
VIII. FORMATOS
F.C/ 01. REQUISICION
F.C/ 02. COTIZACION
F.C/ 03. CUADRO COMPARATIVO
F.C/ 04. PEDIDO
VO. BO. VO. BO. AUTORIZACION
C.P. JORGE FRANCO BOURET ING. RAYMUNDO PAVAN ALARCON ING. FEDERICO MARTINEZ SALAS
GERENTE DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DIRECTOR ADMINISTRATIVO VICEPRESIDENTE
I. INTRODUCCION
EN EL PRESENTE MANUAL SE DESCRIBE INFORMACION SOBRE LA RAZON DE SER DEL DEPARTAMENTO DE “COMPRAS”, SU ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL, LA DEPENDENCIA Y AUTORIDAD DEL MISMO, LOS PROCEDIMIENTOS Y FLUJOGRAMAS QUE SIRVEN DE APOYO PARA EL DESEMPEÑO DE LAS ACTIVIDADES DIARIAS, INSTRUCTIVOS DE LOS PUESTOS QUE LO CONFORMAN Y LAS POLITICAS QUE LO RIGEN.
ASIMISMO, SE ENUNCIAN Y DETALLAN LOS FORMATOS Y DOCUMENTOS QUE SON UTILIZADOS DENTRO DE ESTE DEPARTAMENTO PARA EL DESARROLLO DE SUS ACTIVIDADES.
COMO ES CONOCIDO, LA FUNCION DEL DEPARTAMENTO DE “COMPRAS” JUEGA UN PAPEL IMPORTANTE EN LA ADQUISICION DE LOS INSUMOS DENTRO DEL PROCESO PRODUCTIVO DE LA INDUSTRIA DE LA CONSTRUCCION, ADEMAS EL HECHO DE CONTAR CON INFORMACION ADECUADA Y A TIEMPO SOBRE LOS FACTORES INTERNOS Y EXTERNOS QUE INFLUYEN DE MANERA DIRECTA EN LAS VARIACIONES DE LOS PRECIOS, PERMITE LA CREACION DE UN SISTEMA PARA REDUCIR SUBSTANCIALMENTE EL INDICE DE INCERTIDUMBRE Y A SU VEZ , AUMENTAR CONSIDERABLEMENTE EL GRADO DE COMPETITIVIDAD PARA PARTICIPAR EN LOS CONCURSOS.
LA COMUNICACION CONSTANTE ENTRE LA OBRA , ALMACEN CENTRAL Y LA GERENCIA DE COMPRAS RESULTA VITAL DESDE EL ANALISIS HISTORICO DE LOS VALORES DE LOS PRODUCTOS Y HASTA LA TERMINACION DE LA OBRA, CON LA FINALIDAD DE EVITAR MATERIALES O INSUMOS SOBRANTES QUE RESULTAN COSTOS ADICIONALES E INNECESARIOS.
EL PRESENTE MANUAL ES DE APLICACION GENERAL PARA TODAS LA OBRAS DE I.C.A. C.P. Y CONSTITUYE EL MARCO DE REFERENCIA PARA EL CUMPLIMIENTO DE LOS OBJETIVOS ESTABLECIDOS.
II. OBJETO DEL DEPARTAMENTO
COMPRAR CON EFICIENCIA ES LOGRAR ECONOMIAS EN ESCALA EN LA ADQUISICION DE MATERIALES Y REFACCIONES PARA LOS CENTROS DE PRODUCCION DE LA EMPRESA, CON LAS MEJORES CONDICIONES, NEGOCIANDO PRECIOS, SERVICIOS, DESCUENTOS, CONDICIONES DE PAGO, TOMANDO EN CUENTA LA CALIDAD DE LOS ARTICULOS, MARCA, GARANTIA, FLETE, FECHA DE ENTREGA Y EN OCASIONES, LA GESTION CON PROVEEDORES PARA LA DEVOLUCION DE LOS ARTICULOS NO UTILIZADOS.
III. CARTA DE ORGANIZACION
DEPARTAMENTO DE COMPRAS
NUMERO DE PUESTOS 3
NUMERO DE PLAZAS 3
NOTA: EL NUMERO PLAZAS DEPENDERA DE LA CARGA DE TRABAJO Y MAGNITUD DE LA OBRA.
IV. DEPENDENCIA Y AUTORIDAD
DEPENDENCIA
EL DEPARTAMENTO DE COMPRAS SE UBICA DENTRO DE LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE LA GERENCIA O LA SUPERINTENDENCIA TECNICA, DEPENDIENDO DIRECTAMENTE DEL FUNCIONARIO QUE SE ENCUENTRE A CARGO DE LA MISMA.
AUTORIDAD
EL DEPARTAMENTO DE COMPRAS NO TIENE AUTORIDAD SOBRE ALGUN DEPARTAMENTO DE LA OBRA, SIN EMBARGO, EN EL CASO DE QUE LA GERENCIA O SUPERINTENDENCIA TECNICA DE LA OBRA JUZGUE CONVENIENTE DELEGAR AUTORIDAD LINEAL A ESTE DEPARTAMENTO PARA LA REALIZACION DE TRABAJOS ESPECIALES, SE HARA SABER POR ESCRITO A LAS AREAS INVOLUCRADAS.
V. PROCEDIMIENTOS
1. COMPRAS
A CARGO DE
No. OP.
DESCRIPCION
COMPRADOR
1.-
RECIBE DEL RECEPCIONISTA DEL ALMACEN, POR MEDIO DE LA RED O DISQUETE, LAS REQUISICIONES AUTORIZADAS Y ENTRADAS DE ALMACEN PROCESADAS EN EL SISTEMA DE COMPRAS.
2.- REALIZA EL PROCESO DE RECEPCION DE REQUISICIONES AUTORIZADAS Y ENTRADAS DE ALMACEN PROCESADAS, ACTUALIZANDO AL MISMO TIEMPO LA FECHA DE RECEPCION DE REQUISICIONES POR EL DEPARTAMENTO DE COMPRAS.
JEFE DE COMPRAS 3.- CLASIFICA LAS REQUISICIONES Y LES ASIGNA CLAVE DEL COMPRADOR QUE LAS DEBE FINCAR.
4.- INDICA AL COMPRADOR LOS NUMEROS DE LAS REQUISICIONES QUE LE CORRESPONDEN FINCAR.
COMPRADOR 5.- PROCEDE A CONSULTAR LOS CONVENIOS Y EL CATALOGO DE PROVEEDORES.
6.-
6A.- VERIFICA SI LOS PROVEEDORES AUTORIZADOS EN LOS CONVENIOS CUENTAN CON LOS ARTICULOS, INSUMOS O PRODUCTOS.
SI CUENTAN CON LOS INSUMOS O PRODUCTOS, REALIZA LA OPERACION No.13
7.- SI NO CUENTA CON LOS INSUMOS O PRODUCTOS, ELABORA MEDIANTE EL SISTEMA, LA SOLICITUD DE COTIZACION CON UN MINIMO DE DOS PROVEEDORES.
8.- IMPRIME LA SOLICITUD DE COTIZACION Y SE LA ENVIA AL PROVEEDOR, PARA SU ACTUALIZACION.
9.- RECIBE DEL PROVEEDOR, LA COTIZACION Y PROCEDE A ELABORAR MEDIANTE EL SISTEMA, EL CUADRO COMPARATIVO Y LO TURNA AL JEFE DE COMPRAS.
JEFE DE COMPRAS 10.- RECIBE Y REVISA EL CUADRO COMPARATIVO, SOLICITA AUTORIZACION DE LA GERENCIA DE OBRA, ENVIA A LA GERENCIA DE COMPRAS PARA SU VO.BO. Y SOLICITA CLAVE DE ACCESO.
GERENCIA DE COMPRAS 11.- INDICA VIA TELEFONICA AL JEFE DE COMPRAS, LA CLAVE DE ACCESO.
V. PROCEDIMIENTOS
1. COMPRAS
A CARGO DE
No. OP.
DESCRIPCION
JEFE DE COMPRAS
12.-
ACCESA AL MODULO DE ALTAS,
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