Procedimiento de compra y suministro Empresa Servicios Asociados S.A.S

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SERVICIOS ASOCIADOS S.A.S.

Cartagena 24 de Febrero de 2016 

INTRODUCCION.

La Empresa Servicios Asociados S.A.S, ha establecido procedimientos y técnicas para la compra de materia prima, equipos, herramientas y otros con el propósito de obtener herramientas útiles  y de calidad para la  prestar  un servicio de calidad a nuestros clientes.

1. OBJETIVO.

Establecer detalladamente y aplicar, cada uno de los procedimientos estandarizados, para realizar las actividades de compra y suministro de herramientas, equipos y materia prima  en los casinos atendidos por Servicios Asociados S.A.S, que garantice la inocuidad de los productos elaborados en cada una de las etapas de proceso, dando inicio desde la capacitación del personal y la recepción de la materia prima, hasta la obtención y distribución del producto final.

1. ALCANCE

Los procedimientos estipulados en este programa, abarcan todas las actividades relacionadas con la compra y suministro de materia prima, equipos y herramientas de la Empresa Servicios Asociados S.A.S, en todos los puntos operativos.

1. DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS.

MATERIA PRIMA: Son las sustancias naturales o artificiales, elaboradas o no, empleadas por la industria de alimentos para su utilización directa, fraccionamiento o conversión en alimentos para consumo humano.

Equipo y elementos: Herramientas de cocina necesarias en el desarrollo de las actividades, como gramera, cuchillos, mesones, equipos de cocina.

Higiene de los alimentos: Son el conjunto de medidas preventivas necesarias           para garantizar la seguridad, limpieza y calidad de los alimentos en cualquier etapa de su manejo.

Proveedor: es  una persona o una empresa que abastece a otras empresas con existencias (artículos), los cuales serán transformados para venderlos posteriormente o directamente se compran para su venta.

Cotización: indica el costo para un volumen determinado de trabajo realizado bajo las condiciones que especifica el contratante.

Calidad: Conjunto de propiedades y características de un producto o servicio que le confieren su aptitud para satisfacer unas necesidades expresadas o implícitas

Requisición de Compra: La solicitud de compra es un documento que se elabora con el fin de notificar a la Gerencia Administrativa una necesidad para se cubra lo antes posible, en este documento van descritas por renglones las necesidades de materiales, su justificación para adquirirlos y las especificaciones necesarias para el trámite

Orden de servicio: es el documento básico del comprador y vendedor, está constituido el soporte material del contrato celebrado entre el comprador y vendedor en un marco jurídico legal

4. Documentos Aplicables.

Resquicio de compra.

Orden de compra o servicio

Listado de proveedores aprobados.

Acta de entrega

Factura de compra

5. Responsable 

Administrador de zona (casinos)  

Velar por el cumplimiento de este procedimiento y que las compras se ejecuten bajo las buenas prácticas de alimento y medio ambiente que abastezcan las necesidades del servicio del casino con calidad.

Remitir orden de compra proveedor

Se encarga de proceso de almacenamiento y registro de entrada y salida  de materia prima.

Administrador general.  

Es el responsable de aprobar todos los procesos de compra de los casinos.

Es el encargado de seleccionar la mejor opción entre los proveedores en cuando a precio, calidad, plazos de pago, entrega de la mercancía, calidad, buen servicio entre otros beneficios.

 Se encarga de realizar la evaluación y reevaluación de los proveedores.

6. condiciones generales.

Todas las compras de materia prima, herramientas o equipos de servicios Asociados SAS  deben ser autorizadas y aprobadas por el Administrador general.

La empresa Servicios Asociados SAS  al iniciarse de cualquier proyecto , el  responsable de la División y el Director Administrativo y Logístico calculan las cantidades de materias primas, insumos, materiales, herramientas y equipos a utilizar en el desarrollo, evaluando los precios, detallando los consumos a utilizar y a controlar en la ejecución, para realizar los pedidos respectivos.

La caja menor contara con un valor aproximado de 1.200.000 semanal para cualquier eventualidad.

La prestación de servicios de mantenimientos a refrigeradores  y otros elementos se realizara el pago por caja menor

Cuando se presente inconformidad por algún producto (tamaño, estado, textura, calidad) se debe ejecutar evidencia para tramitar cambio de producto y en casos extremos esto se vuelve repetitivo que efectuara cambio de proveedor.  

Cuando se requiera un producto no ocasional por los proveedores usuales se debe comprar por caja menor y anexar a factura.

Todos los proveedores deben contar con registro Invima y Registro de Manipulación de Alimento, Registro de salud  de   para el cumplimiento de los requerimientos de calidad.

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