Quita Etapa Del Benchmarking

QUITA ETAPA: ACTUAR

Esta etapa del proceso está influenciada por las necesidades del cliente original y por lo usos de la información de benchmarking. La acción que se realiza puede oscilar entre producir un solo informe o producir un conjunto de recomendaciones para la implementación real del cambio, basado, al menos en parte, en la información recopilada durante la investigación de benchmarking. Se incluyen cualesquiera pasos siguientes o actividades apropiadas de seguimiento, incluyendo la continuación del proceso de benchmarking.

El objeto primario del benchmarking es ponerse en acción, aunque es un proceso de investigación, motivación para iniciar una investigación, en primer lugar es estimular y apoyar el cambio ya que esta etapa es la más directa dentro del proceso de benchmarking impulsando un deseo de acción, un conjunto riguroso de necesidades de los clientes, y la identificación de factores críticos de éxito especifico que sirven de foco de la investigación. De modo que para muchas compañías de las mejores prácticas, la etapa final del proceso es casi un hecho pre ordenado. Hay varias clases básicas de actividades que pueden tener lugar en la etapa de acción del proceso de benchmarking para ello es necesario realizar un plan de acción que debe contener

• Producir un informe de benchmarking

• Presentarles soluciones a los clientes del benchmarking

• Comunicar los hallazgo

• Buscar oportunidades

• Estimular los esfuerzos para reiniciar el ciclo.

Producción de un informe de benchmarking

Es una actividad típica cuando el cliente de la información de benchmarking es un gerente los equipos de benchmarking tiene como objeto la producción y la entrega del informe del proyecto ya que este equipo se encarga de preparar un informe para cumplir una obligación con varios socios del benchmarking, quienes acuerdan participar en la investigación, esta parte porque esperan recibir un resumen de los resultados al finalizar el ciclo del proyecto. Cuando se completa el análisis básico, la tarea principal del equipo de benchmarking es generar un informe. Este informe debe cumplir con los siguientes propósitos.

• Servir de informe para entregar a los clientes del benchmarking.

• Servir de resumen de los datos recopilados y analizados.

• Servir de registro de las organizaciones que fueron objeto del proceso de benchmarking y de los contactos claves del proyecto.

• Servir de base fundamental para comunicación con las partes externas.

• Servir de registro para la base de datos y los archivos de benchmarking de la organización.

Contenido del informe

Este informe debe contener:

• Declaración de necesidad/propósitos: Es una declaración de motivación para realizar el análisis del benchmarking. Por ejemplo la organización está considerando expandirse a nuevos mercados o invertir en nuevas tecnologías, en este punto deben presentar cuales quiera datos e información, así como introducción, fechas para identificar el marco de tiempo que hayan contribuido a estimular el esfuerzo para implementar benchmarking.

• Los clientes del proyecto: Identificar los clientes del proyecto que van a estár cooperando, hay que registrar el proceso para identificar y contactar esos clientes potenciales.

• Necesidad del cliente: haga una lista de las necesidades de información de los clientes, incluyendo el alcance del proyecto en cuanto a la cantidad y calidad de la información, las fechas de entrega y las necesidades de formatos.

• Equipo del proyecto: Identificar los miembros del equipo del proyecto por nombre, organización, título de cargo y dirección, explicar el proceso de selección de los miembros del equipo.

• Proceso del equipo: Describir el proceso de orientación y capitación del equipo, la cantidad de tiempo que cada miembro dedica a la tarea.

• Calendario de proyecto: Anotar fechas claves para reuniones, actividades de información, terminación de informe y otros hechos que valga la pena anotar.

• Temas para hacer benchmarking: Presentar un bosquejo de datos con las categorías generales de información.

• Fuente de información: Realizar una lista de contactos de las organizaciones y de los cargos.

• Metodología: Describir los métodos utilizados para recopilar datos así como entrevistas, sondeos e investigación.

• Resultado/Resumen: incluir un resumen de datos en forma de relatos.

• Relatos: incluir alguna relación adicional que se pueda necesitar para describir temas misceláneos respecto de la investigación de benchmarking.

• Análisis: presentar cuadros y relaciones que describan el análisis de los datos, incluir algunos gráficos y cuadros que ayuden a ilustrar los resultados.

• Resultados: presentar los resultados en forma resumida y haga un relato adicional.

• Próximo pasos: De cualquier información sobre los próximos pasos del proceso de benchmarking por ejemplo anote y controle cualquier recopilación de datos que se haya planificado y entregue un calendario de las actividades esperadas y de la fecha en que deben estar terminadas.

Presentación de resultado a los clientes del benchmarking

En algunas presentaciones se les pide que realicen una presentación a sus clientes, la presentación es una versión oral del informe de benchmarking ya que las brinda a los clientes la posibilidad de realizar preguntas sobre el proyecto. Los informes y las presentaciones de benchmarking brindan la oportunidad de aumentar la audiencia para los resultados y estimular la acción para iniciar el cambio.

Identificación de posibles mejoras de productos y proceso

Una de las actividades claves es hallar las oportunidades para mejorar los productos y proceso, el desafío es escoger entre variadas posibilidades de mejora y decidir cuales ideas, concepto y sugerencias tienen más sentido para incorpóralas al medio comercial. Los equipos de benchmarking tienen que decidir qué acción emprenderán como resultado de la actividad del benchmarking. A menudo, terminan el circuito y regresan a las necesidades de sus clientes originales y reevalúan cualesquiera planes de implementación y mejoras basándose en los siguientes factores:

• Nuevas necesidades del cliente ¿El cliente tiene necesidades que se mantienen estables o tiene un nuevo conjunto de necesidades que se han agregado al plan original?

• Fondos: ¿Qué nivel de apoyo financiero (o de recursos humanos) hay disponible para apoyar las recomendaciones del equipo?

• Tiempo: ¿Cuánto tiempo tiene disponible el equipo para incorporar cambios en el medio?

• Nivel de interés/energía: ¿Ha

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