SISTEMAS DE INFORMACIÓN EN LAS FUNCIONES DE LOS NEGOCIOS

SISTEMAS DE INFORMACIÓN EN LAS FUNCIONES DE LOS NEGOCIOS

1. SISTEMAS DE INFORMACIÓN POR FUNCIONES

En toda organización es indispensable que se conozcan a fondo las operaciones y actividades que se desempeñan, para identificar los puntos más débiles de la misma. Es por ello que se necesita la implantación de sistemas en cada una de las áreas, para tener un control detallado de las funciones.

Las funciones gerenciales de planificación, organización, dirección y control son necesarias para un buen desempeño organizacional. El valor de la información proporcionada por el sistema, debe cumplir con los siguientes cuatro supuestos básicos:

• Calidad: Para los gerentes es imprescindible que los hechos comunicados sean un fiel reflejo de la realidad planteada.

• Oportunidad: Para lograr un control eficaz, las medidas correctivas en caso de ser necesarias, deben aplicarse a tiempo, antes de que se presente una gran desviación respecto de los objetivos planificados con anterioridad.

• Cantidad: Es probable que los gerentes casi nunca tomen decisiones acertadas y oportunas si no disponen de información suficiente, pero tampoco deben verse desbordados por información irrelevante e inútil, pues esta puede llevar a una inacción o decisiones desacertadas.

• Relevancia: La información que le es proporcionada a un gerente debe estar relacionada con sus tareas y responsabilidades.

Los sistemas de información en las organizaciones son importantes, ya que proporcionan información a los administradores en apoyo de las actividades de planeación, control y toma de decisiones, por medio de una gran variedad de informes o reportes de la gestión que se procesa en una organización.

Un sistema de información se puede definir como un conjunto de funciones o componentes interrelacionados que forman un todo, es decir, obtiene, procesa, almacena y distribuye información (datos manipulados) para apoyar la toma de decisiones y el control en una organización. Igualmente apoya la coordinación, análisis de problemas, visualización de aspectos complejos, entre otros aspectos.

Un sistema de información contiene información de sus procesos y su entorno. Como actividades básicas producen la información que se necesita: entrada, procesamiento y salida. La retroalimentación consiste en entradas devueltas para ser evaluadas y perfeccionadas. Proporciona la información necesaria a la organización o empresa, donde y cuando se necesita.

Los sistemas de información difieren en sus tipos de entradas y salidas, en el tipo de procesamientos y en su estructura. Estos elementos están determinados por el propósito u objetivos del sistema, el cual es establecido a su vez, por la organización, en todos ellos podemos encontrar un conjunto de funciones que, según Senn, son las siguientes:

1- Procesamiento de Transacciones: Consiste en capturar o recolectar, clasificar, ordenar, calcular, resumir y almacenar los datos originados por las transacciones, que tienen lugar durante la realización de actividades en la organización.

2- Definición de Archivos: Consiste en almacenar los datos capturados por el procesamiento de transacciones, de acuerdo a una estructura u organización de almacenamiento adecuado que facilite su almacenamiento, actualización y acceso, y un dispositivo apropiado de almacenamiento (disco, cintas, diskettes, y otros).

3- Mantenimiento de Archivos: Los archivos o bases de datos del sistema deben mantener actualizados. Las operaciones básicas de mantenimiento son la inserción, la modificación y la eliminación de datos en los medios de almacenamiento.

4- Generación de Reportes: Se encarga de producir la información requerida y trasmitirla a los puntos o centros de información que la soliciten. Esta transmisión de información se puede efectuar mediante el movimiento físico de los elementos de almacenamiento o mediante la comunicación de señales eléctricas digitales o analógicas a dispositivos receptores.

5- Procesamientos de Consultas: Parte de la información requerida por los usuarios responde a interrogantes no predefinidas y cuyas respuestas son generalmente cortas por lo que no requiere un formato complejo como el de los reportes. Estas interrogantes reciben el nombre de consultas interactivas y constituyen un medio directo de comunicación hombre-maquina.

6- Mantenimiento de la Integridad de los Datos: Los datos mantenidos por el sistema de información deben ser confiables y veraces por lo que una de sus funciones debe garantizar la integridad de tales datos y protegerlos contra accesos indebidos o no autorizados y contra modificaciones mal intencionadas.

El Sistema de Información es una colección de datos estructurada de acuerdo a una empresa, recopila, elabora y distribuye la información necesaria para la información de dicha empresa y para las actividades de dirección y control correspondientes, apoyando al menos en parte, la toma de decisiones necesarias para desempeñar las funciones y procesos de negocios de la empresa de acuerdo a su estrategia.

Para dar apoyo a las funciones primarias de comercialización, manufactura y contabilidad, las empresas han construido sistemas de información distintos y específicos para cada función. Aun cuando los sistemas de información se modifican para reflejar la industria dentro de la cual se encuentra la empresa y la cantidad y la variedad de transacciones que deben procesarse, ciertos aspectos comunes aparecen en estas funciones específicas.

Sistema de información que dan apoyo a la contabilidad.

Estos sistemas constan de varios módulos diseñados alrededor de los libros contables, el catálogo de cuentas y los diarios. Estos módulos le permiten a la empresa procesar las ventas y cobrar a los clientes las cantidades correspondientes. Los sistemas de información también contienen módulos que dan apoyo a las funciones de procesamiento de órdenes de compra y recepción, manejo de inventarios, cuentas por pagar y nomina. Adicionalmente, los sistemas de información específicos para contabilidad contienen módulos para el procesamiento de contabilidad de activos fijos.

Sistema de información que dan apoyo a la manufactura.

Aunque no existen dos fabricantes exactamente iguales, la mayoría de estos sistemas constan de un módulo para el programa maestro de producción, un

...