Sistema De Polizas

3.1-SISTEMA DE PÓLIZAS

DEFINICIÓN. Es un sistema de registro manual o electrónico, que se caracteriza por la realización de una póliza para cada operación o transacción económica, sin embargo, el formato del libro diario o diario continental se sigue manteniendo tanto en sus características como en sus datos. En caso de que el asiento principal genere complementarios sí se registran en la misma póliza

Al finalizar el periodo de registro, se totalizan las columnas de las pólizas y se prepara un asiento de concentración, el cual se pasa al diario general y de ahí al mayor general.

Las pólizas se elaboran con las copias que se necesiten (por duplicado, triplicado, etc.) y a la póliza original, se le anexa el documento fuente (documento comprobatorio).

CLASIFICACIÓN:

Podemos encontrar dos clasificaciones en el sistema de pólizas, la cual se elegirá, dependiendo el tipo de control que se quiera tener en la entidad económica:

I. Basándose en los movimientos del efectivo:

1. Pólizas de entradas de efectivo. Se registrarán todas las operaciones que impliquen entradas de efectivo (Cargos a efectivo). Se registran en hojas de color azul.

2. Pólizas de salidas de efectivo o pólizas cheque. Se registrarán todas las operaciones que impliquen salidas de efectivo (Abonos a efectivo). Se registran en hojas de color amarillo.

3. Pólizas de diario. Se registrarán todas las operaciones que no impliquen entradas o salidas de efectivo, o que al mismo tiempo implique entrada y salida de efectivo por el mismo importe monetario. Se registran en hojas de color verde.

II. Basándose en los ingresos y egresos.

Ingresos. (NIF A-5 p 43-50). Un ingreso es el incremento de los activos o el decremento de los pasivos de una entidad, durante un periodo contable, con un impacto favorable en la utilidad o pérdida neta o, en su caso, en el cambio neto en el patrimonio contable y, consecuentemente, en el capital ganado o patrimonio contable, respectivamente.

Si partimos de que un ingreso es lo contrario a un egreso, definiríamos a los egresos como: Un egreso es el decremento de los activos o el incremento de los pasivos de una entidad, durante un periodo contable, con un impacto desfavorable en la utilidad o pérdida neta o, en su caso, en el cambio neto en el patrimonio contable y, consecuentemente, en el déficit, respectivamente.

1. Póliza de ingresos. Se utilizan para registrar los ingresos que se tienen en la entidad económica. Se registran en hojas de color azul.

2. Póliza de egresos. Se utilizan para registrar los egresos que se tienen en la entidad económica. Se registran en hojas de color amarillo.

3. Póliza de diario. Se utilizan para registrar las operaciones que no implican ingresos o egresos de la entidad económica, o que implican ambos en el mismo momento. Se registran en hojas de color verde.

Ventajas de la utilización del sistema de pólizas:

• Permite la división del trabajo, ya que varias personas pueden trabajar simultáneamente.

• Fortalece el control interno, ya que para que una póliza sea registrada, debe estar debidamente revisada y autorizada por personal autorizado.

• El empleo de las copias, facilita los pases a los auxiliares y tabulares, sin necesidad de interrumpir actividades de otros empleados.

• El registro se efectúa con mayor rapidez.

Desventajas de la utilización del sistema de pólizas:

• La falta de cuidado en el registro de las operaciones, ocasionaría una serie de errores.

PRÁCTICA:

Registrar en sistema de pólizas (basándose en las entradas y salidas de efectivo y después basándose en los ingresos y egresos), las siguientes operaciones (Todas las operaciones son independientes, por lo que no se pide procesamiento de datos, ni obtención de estados financieros):

1. Se vende de contado mercancía por $100,000.00 más IVA. (Procedimiento de inventarios perpétuos).

2. Se compra a crédito mercancía por $37,000.00 más IVA. (Procedimiento de inventarios perpétuos).

3. Se recibe un pago de un deudor por $15,000.00 (De una operación que no incluía IVA).

4. Se le pagan a un proveedor $28,000.00 (De una operación que incluía IVA)

5. Se compra a crédito un automóvil para uso de su administrador por $185,000.00 más IVA.

6. Los socios aportan $500,000.00 en efectivo, para constituir la sociedad.

7. Se registra la depreciación de una computadora por $800.00.

8. Se paga la renta de un edificio con un cheque por $10,000.00.

9. Se realiza un traspaso por $250,000.00 de una cuenta del banco “X” a una cuenta del banco “Y” (Ambas cuentas son a nuestro nombre).

10. El banco nos paga una comisión por $8,000.00, incluyendo IVA.

11. Pagamos con efectivo físico $600.00 de intereses por un crédito que obtuvimos.

Tipos de software contable

Hoja de cálculo

Para llevar la contabilidad, las empresas utilizan programas con hojas de cálculo como Microsoft Excel o Google Spreadsheets. Se puede adaptar una hoja de cálculo a casi todas las necesidades básicas de contabilidad. Por ejemplo, puedes utilizar los programas de hojas de cálculo para la lista de gastos, ventas u otros datos financieros

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