Libros Auxiliares

1. Libros Auxiliares

Los libros auxiliares son los libros donde se registran en forma analítica y detallada los valores y la información registrada en libros principales. Existe la obligación de llevarlos ya que estos deben servir de soporte para conocerlas transacciones individuales. Su número es ilimitado de acuerdo a las necesidades de cada ente económico, de acuerdo con su tamaño y el trabajo que se tenga que realizar, de manera que permitan el completo entendimiento de los libros obligatorios de contabilidad

2. Importancia de la contabilidad

La contabilidad es de gran importancia porque todas las empresas tienen la necesidad de llevar un control de sus negociaciones mercantiles y financieras. Así obtendrá mayor productividad y aprovechamiento de su patrimonio. Por otra parte, los servicios aportados por la contabilidad son imprescindibles para obtener información de carácter legal.

3. Tipos de libros auxiliares

Cuentas de control: En estos libros se detalla y amplia la información de una cuenta en varias subcuentas, para evitar los inconvenientes que puede ocasionar el manejo de muchos registros individuales de una cuenta.

Subcuentas: Este es el que sustenta la información presentada en los libros mayores y diarios y contiene los valores correspondientes a las subcuentas y sus auxiliares.

Auxiliar de compras y ventas: Las empresas utilizan auxiliares de compras y ventas donde se registran en forma detallada la información solicitada por la administración de impuestos.

Auxiliar de vencimientos: Este se lleva con el fin de saber las cuentas por pagar que se tiene con terceros y las cuentas por cobrar.

También existen otros libros que tienen el resto de la información financiera de la empresa, como el libro de actas y registro de socios, el libro fiscal, el registro de facturación etc.

4. Todas las empresas llevan los mismos libros auxiliares

Cada empresa determina el número de auxiliares que necesita, de acuerdo con su tamaño y con el catálogo de cuentas que maneje. Esto permite dividir el trabajo contable entre varias personas.

La clase de libros de auxiliares que un comerciante puede necesitar, depende del tipo de empresa e información que maneje; los más utilizados son:

* Auxiliar de caja

* Auxiliar de bancos

* Auxiliar de clientes

• Auxiliar de proveedores

• Auxiliar de gastos

• Auxiliar de ventas o comercio al por mayor y al por menor

• Auxiliar de mercancías

• Auxiliar de anticipo de impuesto y contribuciones

• Auxiliar de impuestos sobre las ventas por pagar

• Auxiliar de retención en la fuente

• Auxiliar de propiedades , planta y equipo

• Auxiliar aportes sociales

5. El libro de caja es auxiliar o principal

ƒ Caja: auxiliar… Utilizar el diseño que estime conveniente el usuario. La Caja auxiliar permite recoger diariamente los movimientos de caja o banco que se produzcan con las correspondientes operaciones de entrada y salida, es decir, pagos y cobros.

6. Cuál es el objetivo de los libros auxiliares ante los libros principales

En los libros auxiliares registran las operaciones específicas día por día y desde ellos se pasaran los asientos a los respectivos mayores auxiliares, también día por día. Al fin del mes, se totalizan los libros auxiliares y se efectúa un pase al diario principal; mediante un asiento resumen por dichos totales, con cargo o abono a la cuenta genérica de control respectiva.

7. Cuáles son las obligaciones y prohibiciones de los libros auxiliares según el código de comercio

(a) OBLIGACIONES

Existe la obligación de llevar libros auxiliares los cuales deben servir de soporte para conocer las transacciones individuales. Si bien diferentes normas hacen alusión a éstos libros, el decreto 2650 de 1993 hace referencia a la forma como deben ser diligenciados en aplicación del Plan Único de Cuentas, además que su número es ilimitado de acuerdo a las necesidades de cada ente económico, de manera que permitan el completo entendimiento de los libros obligatorios de contabilidad.

Es una obligación por parte de los entes económicos cuya actividad sea el comercio llevar registros auxiliares de inventarios de mercancías (12), con el fin de llevar el control de las que se destinen para la venta. Dicho libro debe contener la información por unidades o grupos homogéneos, reuniendo por lo menos los siguientes datos: identificación por clase y denominación de los artículos, fecha de la operación que se registre, número de comprobante que respalda la operación asentada, número de unidades en existencia, compradas, vendidas, consumidas, retiradas o trasladadas; existencia en valores y unidad de medida, costo unitario y total de lo comprado, vendido, consumido, retirado o trasladado y el registro de unidades y valores por faltantes o sobrantes que resulten de la comparación del inventario físico con unidades registradas en las tarjetas de control.

(b) PROHIBICIONES

En los libros de comercio se prohíbe:

1) Alterar en los asientos el orden o la fecha de las operaciones a que éstos se refieren;

2) Dejar espacios que faciliten intercalaciones o adiciones en el texto de los asientos o a continuación de los mismos;

3) Hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones en los asientos. Cualquier error u omisión se salvará con un nuevo asiento en la fecha en que se advirtiere;

4) Borrar o tachar en todo o en parte los asientos, y

5) <Numeral modificado por el artículo 174 del Decreto 19 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:> Arrancar hojas, alterar el orden de las mismas o mutilar los libros, o alterar los archives electrónicos.

8. Cuales son los libros obligatorios por el SENIAT

Los libros

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