Arnulfo. Сómo debe comenzar a organizar el archivo

1 ARNULFO. ¿CÓMO DEBE COMENZAR A ORGANIZAR EL ARCHIVO?

Arnulfo primero debe ubicar un espacio físico y de archivadores, luego debe empezar a organizar la información teniendo en cuenta un orden alfabético, cronológico o teniendo en cuenta su importancia, elaborar separadores dando lugar a un archivo en el cual la información sea fácil de consultar.

2. ¿CUÁLES SON LAS CAUSAS QUE ORIGINARON ESTA SITUACIÓN?

Falta de diferenciación y clasificación de los documentos de acuerdo a una tipificación.

Ausencia de un medio que permita organizar la información.

Falta de conocimiento relacionado con el tema de archivo y falta de personal idóneo y capacitado para realizar esta actividad.

No hubo interés por parte de la empresa en archivar la información.

3. ¿DEBE APLICAR EL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO Y CÓMO GESTIONARLO?

Es indispensable aplicar el Ciclo Vital del Documento para determinar cómo se debe realizar la ejecución del archivo. Este se debe gestionar teniendo en cuenta las fases del Ciclo Vital, iniciando con la elaboración y recepción de documentos creándose el archivo de gestión donde los documentos serán de uso frecuente, luego se realizará utilización y conservación de los documentos de acuerdo a su valor en donde su consulta no será tan frecuente y por último especificar y tener en cuenta los criterios para la eliminación del documento, esto permitirá que haya una trazabilidad en el manejo de la información.

4. ¿ARNULFO ENCUENTRA EN LOS FONDOS ACUMULADOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS DE ARCHIVO. ¿CÓMO DEBEN SER ARCHIVADOS ESOS DOCUMENTOS?

Se puedenclasificar de acuerdo a su forma de creación los cuales se dividen en nativos electrónicos o documentos electrónicos digitalizados.

Por su origen dependiendo de quién los elabore.

Por su forma y formato.

Debemos tener en cuenta que el documento electrónico debe contar con las siguientes características: autenticidad, integridad, fiabilidad y disponibilidad.

5. CÓMO DEBE APLICAR LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL PARA UN FÁCIL ACCESO A LA INFORMACIÓN?

Debe hacerlo a través de la clasificación de series y subseries acompañadas de introducción y anexos que sustenten y aseguren la comprensión y aplicación.

6. DESDE EL PUNTO DE VISTA ARCHIVISTICO ¿CUÁL ES LA IMPORTANCIA DEL USO DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL?

Facilitan el manejo de la información, contribuyen a la racionalización de la producción documental, permiten proporcionar un servicio eficaz y eficiente, un fácil control y acceso a los documentos a través del tiempo de retención en ellas estipulados, garantizan la selección y conservación de los documentos que son de carácter permanente, regulan la trasferencia documental.

7. SEGÚN SU CRITERIO ¿CUÁL ES EL RETO DE ARNULFO?

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