Articulo Luis Manene

PRÓLOGO.-

Como continuación del post sobre la Reingeniería del Cambio editado anteriormente, este artículo disertará sobre uno de las diversos tipos de reingeniería que se citaron, a saber: la Reingeniería de Procesos.

Como ya se dijo, esta Reingeniería de Procesos forma parte de la Reingeniería Operativa o Estructural, junto a la de RRHH y de los Sistemas Informáticos y TIC. Por tanto, se recomienda la lectura del post titulado: “Reingeniería del cambio: historia, definiciones, causas, fases, principios y tipología”

2.-LOS CONCEPTOS DE PROCESO Y PROCEDIMIENTO.-

Un proceso es un conjunto de actividades relacionadas y secuenciales que convierte unos factores iniciales (inputs) en bienes o servicios deseados (outputs), añadiendo un valor a los mismos. Un proceso es una serie de actividades relacionadas entre sí que convierten insumos en productos.

Un proceso es un ámbito de actuación que define un curso de acción compuesto por una serie de etapas, las cuales añaden valor a las entradas con el fin de producir unas salidas que satisfagan las necesidades del cliente del proceso

Los procesos se componen de tres tipos principales de actividades; las que agregan valor (actividades importantes para los clientes); actividades de trabajo (las que mueven el flujo de trabajo a través de fronteras que son principalmente funcionales, departamentales u organizaciones); y actividades de control (las que se crean en su mayor parte para controlar los traspasos a través de las fronteras mencionadas).

Un procedimiento es la descripción o representación gráfica de las actividades inherentes a un proceso.

También podemos definir que un proceso nos dice lo QUE hacemos y para QUIEN lo hacemos y un procedimiento nos dice COMO hacerlo.

Para asegurar el éxito de una organización es vital que quienes adquieran o utilicen sus productos o servicios la consideren mejor que el resto de su especie. Obtener esta consideración del cliente depende del valor añadido que le aportemos. ¿Pero que es el valor? . Es el “Grado de utilidad o aptitud de las cosas, para satisfacer las necesidades o proporcionar bienestar o deleite”

Así pues, para satisfacer a nuestros clientes, mas aun para fidelizarlos, debemos concentrarnos en añadir el máximo valor a productos y servicios de forma que éstos sean capaces de proporcionar bienestar, deleite y satisfacción de las necesidades específicas de cada uno de nuestros clientes.

Tres son los elementos básicos a partir de los cuales podemos gestionar nuestra capacidad de añadir valor: las personas de nuestra organización, los recursos disponibles y los procesos que se llevan a cabo. Si bien todas las organizaciones gestionan el equipo humano y los recursos, no todas las organizaciones gestionan los procesos. Una gestión adecuada de los procesos nos permitirá evaluar, analizar y mejorar continuamente el rendimiento de la organización, asegurando una optima actuación de las personas y utilización de los recursos.

3.-LA REINGENIERÍA DE PROCESOS (BPR).-

Una organización es una unidad viva (conjunto de personas proveedoras) que pretende sobrevivir en un determinado entorno. Para ello a partir del análisis del mismo, lleva a cabo una serie de actividades (procesos) dirigidas a añadir valor a recursos propios y ajenos, transformándolos así en recursos requeridos por otras organizaciones (conjunto de personas cliente). Así pues la voluntad y capacidad de adaptarse a las necesidades de los clientes y la voluntad y capacidad de añadir valor, son las bases conceptuales a partir de las cuales la mejora continua se convierte en algo mas, se convierte en una forma de vida.

Considero que el estudio de los procesos de una organización empresarial es imprescindible para su adecuada comprensión y gestión. Reingeniería en un concepto simple es el rediseño de un proceso en un negocio o un cambio drástico de un proceso. A pesar que este concepto resume la idea principal de la reingeniería esta frase no envuelve todo lo que implica la reingeniería. Reingeniería es comenzar de cero, es un cambio de todo o nada, además ordena la empresa alrededor de los procesos.

La reingeniería requiere que los procesos fundamentales de los negocios sean observados desde una perspectiva transfuncional y en base a la satisfacción del cliente. La reingeniería se basa en crear procesos que agreguen el mayor valor a la empresa.

La base fundamental de la reingeniería es el servicio al cliente. La esencia de la reingeniería es que la gente esté dispuesta a pensar de un modo diferente en el proceso y accedan a deshacerse de las anticuadas reglas y suposiciones básicas de los procesos en la organización.

Claramente, casi ninguna organización puede permitirse el lujo de tener procesos más caros y más ineficientes que sus competidores ya que, en ese caso, pierden su posición competitiva entrando directamente a un problema grave para asegurar los ingresos de la empresa en el medio plazo.

La REINGENIERÍA DE PROCESOS (BPR) defiende el rediseño radical de los procesos, frente a la simple reestructuración practicada siguiendo los métodos tradicionales. La BPR no consiste en una simple reestructuración, sino en un cambio radical en la estructura de los procesos, entendidos éstos como una secuencia de actividades que crean valor para el cliente. Esto es posible de 3 formas distintas: rediseño de las etapas del proceso, cambio de la secuencia lógica y temporal, o cambio de otras características del proceso, siendo para ello básico el respaldo de las Tecnologías de la Información y las comunicaciones.

Una de las características básicas de la reingeniería BPR es que observa o analiza la empresa en términos de procesos que cortan las funciones tradicionales de los departamentos. Esto se consigue observando internamente los departamentos funcionales y encadenando esas actividades entre los diversos departamentos para culminar con el suministro de valor a los clientes o con la obtención de valor de los proveedores

Es necesario un profundo estudio de los clientes, sus necesidades, gustos y preferencias, así como de sus posibilidades económicas En cualquiera de los casos, la reingeniería de procesos crea cambios directos y radicales que requieren unas actuaciones en la organización para adoptarse con éxito, a saber:

Sensibilización al cambio.

Planificación estratégica.

Automatización.

Gestión de Calidad Total.

Reestructuración Organizacional.

Mejora Continua.

Valores compartidos.

Perspectiva

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