Deteccion De Necesidades De Capacitacion

La importancia de la detección de necesidades de capacitación DNC

Sabían que la mayoría de las empresas no tiene la metodología para poder detectar, si su personal requiere capacitación, si su personal está realmente preparado, ocasionando pérdidas en la productividad y además el personal no desarrolla su función eficientemente, y por consiguiente no aplica su verdadero potencial en las funciones que tiene designadas. Es en este momento cuando debemos de detectar las necesidades de capacitación DNC.

¿Que es la detección de necesidades de capacitación DNC?.

Es un proceso que sirve para detectar las áreas de oportunidad, en cuanto a conocimientos y habilidades de los nuevos prospectos o del personal que ya tenemos y que requieren para desarrollar eficientemente su función en la empresa. Y se basa en la discrepancia entre lo que debe de realizar un trabajador y lo que en realidad está haciendo.

¿Porque se debe de hacer?

Porque nos orienta para estructurar el programa de capacitación basado en las necesidades reales, y no en la intuición del área de recursos humanos. Debe de ser un programa de capacitación en el cual se que logren los objetivos institucionales.

Objetivos

El sistema tiene propósito de orientar las actividades de detección de necesidades de capacitación de todo el personal (Administrativo, base, confianza, mandos medios y superiores) de la empresa.

El método que se recomienda utilizar para la DNC es le MÉTODO COMPARATIVO. El principal fundamento de este modelo radica en establecer las discrepancias que existen entre:

“Lo que debe hacerse y lo que realmente se hace”

Este método compara una situación Ideal, con la Real, para definir las diferencias que serán las necesidades a satisfacer. Todo proceso, actividad, empresa, producto, tiene un estándar de calidad óptimo. Por lo tanto primero se debe definir ese nivel de calidad para poderlo comparar con lo real y determinar acciones que tengan que ver con capacitación.

El Método Comparativo consta de 4 etapas:

1a. Etapa. Determinación de la situación idónea.

2a. Etapa. Determinación de la situación real.

3a. Etapa. Comparación entre ambas situaciones.

4a. Etapa. Determinación de necesidades de capacitación y toma de decisiones.

1ª.-ETAPA DETERMINACIÓN DE LA SITUACIÓN IDÓNEA.

Los responsables de solicitar capacitación en la empresa deben determinar la situación ideal que debe prevalecer en el áreas de trabajo. Para lo anterior se propone lleven a cabo las siguientes actividades:

Determinar quién es su cliente interno y / o externo.

Determinar cuáles son los requerimientos de su cliente, es decir, que requisitos debe cubrir el producto (incluye el servicio) que les ofrece.

Definir qué actividades debe llevar a cabo su personal para elaborar un producto que cumpla con los requisitos del cliente. En el caso de las áreas certificadas con la Norma ISO 9001:2000 las actividades deben ser las establecidas en los procedimientos del Sistema de Gestión de la Calidad.

Identificar que conocimientos, habilidades y actitudes requiere su personal para realizar las actividades y lograr la calidad establecida en al norma.

Elaborar el perfil ideal de cada uno de los puestos que se tienen en su área de trabajo basándose en la información obtenida

2ª. ETAPA. DETERMINACIÓN DE LA SITUACIÓN REAL.

Para determinar la situación real que prevalece en su área de trabajo se propone:

Evaluar las competencias del personal.

Evaluar el desempeño del personal, de acuerdo a los indicadores de desempeño establecidos en el instrumento para la DNC y considerando que existen tres posibilidades por las cuales una persona no actúa conforme a lo esperado:

1) Porque no puede: El problema, entonces, radica en que los métodos, materiales y equipo no son los adecuados para realizar su trabajo.

2). No sabe: no tiene los conocimientos necesarios para llevar a cabo las actividades de su puesto de trabajo. Aquí la solución puede ser la capacitación.

3). No quiere: La dificultad se localiza en el campo de la motivación, las actitudes y los valores y también puede solucionarse a través de la capacitación.

Debemos considerar los objetivos que no han sido alcanzados, los planes y proyectos a futuro, los resultados y observaciones de auditorías, problemas y conflictos en su área de trabajo, etc. Para tener un criterio acertado de las DNC.

3ª. ETAPA. COMPARACIÓN ENTRE AMBAS SITUACIONES.

Una vez que se ha elaborado el perfil del puesto y se ha evaluado la competencia y desempeño del personal es momento de comparar ambos formatos para identificar los conocimientos, habilidades y actitudes que el personal carece y debe tener para desempeñar de manera eficaz y eficiente su trabajo.

“Cumple” para realizar la comparación correspondiente, con las funciones requeridas para desarrollar eficientemente y con calidad su trabajo. De no ser así deberemos de realizar un reporte con estas variantes y manejarlo en un sistema comparativo.

4ª. ETAPA. DETERMINACIÓN DE NECESIDADES DE CAPACITACIÓN Y TOMA DE DECISIONES.

Por último, para determinar las necesidades de capacitación y tomar decisiones sobre la manera en que habrán de ser satisfechas se propone lo siguiente:

Detectar por empleado cuáles son sus necesidades de capacitación de acuerdo a los resultados de la etapa anterior.

Revisar el catálogo de cursos vigente del departamento de capacitación para identificar que cursos pueden ayudar al personal a cubrir sus necesidades detectadas. Y de no contar con este catalogo debemos de buscar una compañía especializada en este rubro.

Requisita el “Requerimientos de Capacitación del Personal” y enviarlo al Departamento de Capacitación o recursos humanos para que proceda a elaborar el plan de capacitación.

En suma, la organización debe establecer las competencias requeridas para cada una de las actividades que desarrolla y que afectan la calidad de sus productos; debe evaluar las competencias del personal que desempeña tales actividades y desarrollar planes para eliminar las brechas existentes entre las competencias requeridas y las competencias existentes. La definición de necesidades debe incluir también el análisis de necesidades que pueden aparecer en el futuro. Y que las empresas establezcan un plan de mejora ocntinua.

Ing. Miguel Barrios Moran

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