Ensayo Gestion Documental

ENSAYO DIAGNÓSTICO SOBRE LA GESTIÓN DOCUMENTAL Y DE ARCHIVOS

EN LA UNIVERSIDAD CENTRAL MARTA ABREU DE LAS VILLAS.

CUBA: CASO DE ESTUDIO.

Un diagnostico es la búsqueda e identificación de problemas, u oportunidades y objetivos, así como el análisis y evaluación de las necesidades de información y mantenimiento del programa de gestión documental, posee planes de mejoramiento y contingencia.

Esto es parte de la unidad administrativa, en la que se recepciona, utiliza y conserva para que se evidencie la realidad y poder convertirse en documento histórico. Una universidad es generadora y receptora de documentos e información, con esto conocemos la evolución académica y administrativa, se debe recurrir con frecuencia a los documentos que se han producido, recibido, para verificar proyectos, investigaciones, toma de evidencias y decisiones. Conservando la memoria de para un futuro mejor.

El control y seguimiento informatizando, la documentación universitaria para facilitar la recuperación de la información, permitiendo que sea útil, en la toma de decisiones.

Se realiza un diagnóstico sobre la gestión documental y de archivos en los archivos administrativos de la Universidad Central “Marta Abreu “de las Villas, Cuba. La investigación parte de una problemática: la inexistencia de un sistema de gestión documental y de archivos que regule los procesos y tenga en cuenta las herramientas para el mejor uso, manejo y conservación de los documentos, así como la evidencia de los hechos.

Los documentos de archivo contienen información, que constituyen, un recurso valioso e importante en cualquier organización. Los documentos permiten en las organizaciones realizar actividades de manera ordenada, eficaz, responsable, respaldando y documentando la creación de políticas y toma de decisiones, a nivel directivo, proporcionando coherencia, continuidad, producción y funcionalidad a la gestión documental.

La metodología e dirks es flexible y puede modificarse en distintos niveles, es la piedra angular del documento, en el conjunto de las practicas de la utilización y producción, la columna vertebral de la política archivística para la gestión de documentos en las organizaciones.

Para la realización de un diagnostico se utiliza la investigación preliminar y la evaluación de los sistemas existentes. Para la investigación preliminar es necesario tener un amplio conocimiento de la organización. Los directivos y responsables se deben centrar en la función que les corresponden.

si los documentos no se organizan y mantienen adecuadamente, de modo que puedan ser recuperados con facilidad, no tienen ninguna función útil, lo que repercute sobre la calidad de la toma de decisiones, rendición de cuentas y capacidad de la Universidad para cumplir con sus obligaciones, con los estudiantes, el personal y otros usuarios.

Se utilizan diversas

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