Las 5 s Herramientas Japonesas

Anteriormente trabaje en el DIF Municipal de Yecuatla, fui la encargada de recibir toda la información y documentación de la administración saliente, todo era un caos, documentos por aquí, documentos por allá, entonces me acorde de las Herramientas Japonesas 5’s y las aplique de la siguiente manera:

La 1° S: Seiri (Clasificación y Descarte)
Significa separar las cosas necesarias y las que no la son manteniendo las cosas necesarias en un lugar conveniente y en un lugar adecuado.

Comencé archivando todos los documentos, clasificando según el tipo de asunto que tratara e hice un archivo por año; a los  asuntos que seguirían en proceso, también se clasificaron de acuerdo a la dependencia a tratar y se guardaron en el archivero principal y los demás se enviaron al archivo muerto de la oficina y se rompieron los que ya no servían. Así como también, se clasificaron todos los artículos y equipos de oficina, según su utilidad, después según al departamento que pertenecían o si eran de reciclaje, se mandaron a la bodega y los que no servían se desecharon.

La 2° S Seiton (Organización)

La organización es el estudio de la eficacia. Es una cuestión de cuán rápido uno puede conseguir lo que necesita, y cuán rápido puede devolverla a su sitio nuevo.

Cada cosa debe tener un único, y exclusivo lugar donde debe encontrarse antes de su uso, y después de utilizarlo debe volver a él. Todo debe estar disponible y próximo en el lugar de uso.

El edificio donde estaba ubicada la oficina, tenía cinco pisos, sin elevador, tomando en cuenta que a dicha dependencia recurría principalmente gente discapacitada o enferma y adultos mayores, se acomodaron los departamentos, de acuerdo a la frecuencia de uso de los ciudadanos, asignándole un nombre a cada dependencia; de igual manera se acomodaron los artículos que cada dependencia ocupaba. Se tenía una pequeña farmacia, a los medicamentos existentes se le acomodo en un estante por nombre, en cual también empleamos las herramientas de primeras entradas y primeras salidas. Así como también se designó un lugar con su nombre para cada artículo existente. Se trató de acondicionar la oficina lo mejor posible, dejándola despejada y ordenada, y que cada cosa tuviera un lugar exclusivo con su nombre.

La 3° S Seiso (Limpieza).

La limpieza la debemos hacer todos.

A cada trabajador se le asigno su área de trabajo recalcándoles que es de suma importancia que cada quien la mantenga  limpia y ordenada. Existía personal de limpieza, al cual se le ordeno limpiar pisos, ventanas, baños y muebles. A los encargados de bodegas también se les hizo extensa la indicación de mantener profunda limpieza, enfatizando a los que eran encargados de bodegas de despensas y leche de mantener limpio y libre de roedores. También se exhorto a todo el personal a ayudar con la limpieza aunque no fuera de su departamento, ya que es responsabilidad de todo mantener la dependencia limpia y ordenada

La 4° S Seiketsu (Higiene y Visualización).

Se exhortó a los trabajadores a realizar sus funciones con higiene, por ejemplo, si les llegaba un oficio, dieran contestación y de inmediato a archivarlo en su respectivo expediente; de igual manera, si utilizan un artículo o un equipo de trabajo, que lo ocuparán, lo limpiarán y de inmediato lo regresarán a su lugar; o si algo se descompone por el uso, repararlo. Todo esto con la finalidad de conservar los logros obtenido con las aplicaciones de las primeras tres S. De igual manera se les recalcó sus responsabilidades. También se implementaron avisos o recordatorios, por ejemplo, aviso de “usar el pasamanos de la escalera”, “ruta de evacuación”, avisos de peligro o cuidado, ejemplo “frágil, no recargarse” “liquido tóxico”, entre otras. Así como, informes sobre los diversos trámites que se efectuaban.

La 5° S Shitsuke (Compromiso y Disciplina)

Se tuvo una plática con todos los empleados, donde se les exhortó a estar comprometido con la dependencia, que se trabajara de forma unida procurando tratar bien y brindar un buen servicio a los ciudadanos y también a que tuvieran disciplina, en todos los ámbitos del desempeño laboral, ejemplo, respetar los horarios, los requisitos para proporcionar algún apoyo, cumplir con las citas, respetar los avisos, entre otras cosas. Así como también, que participarán aportando críticas constructivas, puntos de vista, mejoras, etc.; con la finalidad de la mejora continua de la empresa.

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