Operaciones básicas en Excel

UNIDAD II.- OPERACIONES BÁSICAS.

2.1-Movimiento rápido en la hoja

Tan solo una pequeña parte de la hoja es visible en la ventana de documento en un momento dado. Nuestra hoja, la mayoría de las veces, ocupará mayor número de celdas que las visibles en el área de la pantalla y es necesario moverse por el documento rápidamente.

Cuando no está abierto ningún menú, las teclas activas para poder desplazarse a través de la hoja son:

MOVIMIENTO TECLADO

Celda Abajo FLECHA ABAJO

Celda Arriba FLECHA ARRIBA

Celda Derecha FLECHA DERECHA

Celda Izquierda FLECHA IZQUIERDA

Pantalla Abajo AVPAG

Pantalla Arriba REPAG

Celda A1 CTRL+INICIO

Primera celda de la columna activa FIN FLECHA ARRIBA

Última celda de la columna activa FIN FLECHA ABAJO

Primera celda de la fila activa FIN FLECHA IZQUIERDA o INICIO

Última celda de la fila activa FIN FLECHA DERECHA

Otra forma rápida de moverse por la hoja cuando se sabe con seguridad a la celda donde se desea ir, es con el comando Ir a... que se encuentra en el menú Edición.

1 Selecciona el menú Edición.

2 Abrir el menú para visualizar las opciones ocultas con el botón. Recuerda que una vez elegida esta opción, a partir de ahora estará disponible en el menú.

3 Haz clic sobre la opción Ir a...

También hubieras podido pulsar la tecla F5.

Aparecerá el cuadro de diálogo de la derecha:

4 Escribe en el recuadro Referencia, la dirección de la celda a la que quieres desplazarte.

5 Haz clic en Aceptar.

En cualquier caso, siempre puedes utilizar el ratón, moviéndote con las barras de desplazamiento para visualizar la celda a la que quieres ir, y hacer clic sobre ésta.

2.2.-Movimiento rápido en el libro

Dentro de nuestro libro de trabajo existen varias hojas de cálculo. Por defecto aparecen 5 hojas de cálculo aunque el número podría cambiarse.

En este apartado trataremos los distintos métodos para movernos por las distintas hojas del libro de trabajo.

Empezaremos por utilizar la barra de etiquetas.

Observarás como en nuestro caso tenemos 5 hojas de cálculo, siendo la activa, es decir, la hoja en la que estamos situados para trabajar, la Hoja1.

Haciendo clic sobre cualquier pestaña cambiará de hoja, es decir, si haces clic sobre la pestaña Hoja3 pasarás a trabajar con dicha hoja.

También se puede cambiar de hoja utilizando los botones de la izquierda:

Para ir a la Hoja1.

Para ir a la hoja anterior a la que nos encontramos.

Para ir a la hoja siguiente a la que nos encontramos.

Para ir a la última hoja

También se pueden utilizar combinaciones de teclas para realizar desplazamientos dentro del libro de trabajo, como pueden ser:

MOVIMIENTO TECLADO

Hoja Siguiente CTRL+AVPAG

Hoja Anterior CTRL+REPAG

2.3.- Introducir datos

En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, números o fórmulas. En todos los casos, los pasos a seguir serán los siguientes :

1 Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos.

2 Teclear los datos.

Aparecerán en dos lugares: en la celda activa y en la Barra de Fórmulas, como puedes observar en el dibujo siguiente:

3. Para introducir el valor en la celda puedes utilizar cualquiera de los tres métodos que te explicamos a continuación:

INTRO: Se valida el valor para introducirlo en la celda y además la celda activa pasa a ser la que se encuentra justo por debajo.

TECLAS DE MOVIMIENTO: Se valida el valor para introducirlo en la celda y además la celda activa cambiará dependiendo de la flecha pulsada, es decir, si pulsamos FLECHA DERECHA será la celda contigua hacia la derecha.

CUADRO DE ACEPTACIÓN: Es el botón de la barra de fórmulas, al hacer clic sobre él se valida el valor para introducirlo en la celda pero la celda activa seguirá siendo la misma.

Si antes de introducir la información cambias de opinión y deseas restaurar el contenido de la celda a su valor inicial, sólo hay que pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic sobre la Caja de Cancelación de la barra de fórmulas. Así no se introducen los datos y la celda seguirá vacía.

Programación de auto llenado.

Vamos a manejar una herramienta muy útil de Excel como puede ser el autorelleno la cual nos ahorrará tiempo a la hora de crear una hoja de cálculo.

Cuadro de llenado.

Cuando tenemos una celda o un rango seleccionado, si observamos la esquina inferior derecha de la selección aparece un pequeño cuadro negro, que nos sirve como ya hemos visto para copiar la selección en celdas adyacentes.

Si lo que copiamos es una fórmula o un valor cualquiera se realizará la copia normal, sin embargo existen varias series de fechas, horas o meses que modificará la operación normal de copiado.

Por ejemplo si en una copiamos una celda cuyo contenido en Enero en la celdas adyacentes, las celdas copiadas seguirán la secuencia de meses, Febrero, Marzo,...

Si por lo contrario copiamos una celda cuyo contenido es una fecha como por ejemplo 22/07/68, las celdas copiadas seguirán la serie de fechas, 23/07/68, 24/07/68,...

Lo mismo ocurre con horas, si copiamos una celda con por ejemplo la hora 10:00, las copiadas seguirán 11:00, 12:00,....

Existen también otras series como podrían ser numéricas.

Por ejemplo, supongamos que en la celda A1 tenemos el valor 1 y en B1 el valor 2, ahora seleccionamos las dos celdas y con el cuadro de llenado copiamos las celdas hacia la derecha, pues en la celdas adyacentes se seguirá la serie, 3, 4, 5,...

Si en vez de 1 y 2 ponemos 2 y 4 y copiamos con este método la serie de las celdas adyacentes seguirá con números pares.

Para entenderlo mejor es conveniente ir probando.

2.4.-Modificar datos.

Se puede modificar el contenido de una celda al mismo tiempo que se esté escribiendo o más tarde, después de la introducción.

Si aún no se ha validado la introducción de datos y se comete algún error, se puede modificar utilizando la tecla Retroceso del teclado para borrar el carácter situado a la izquierda del cursor, haciendo retroceder éste una posición. No se puede utilizar la tecla FLECHA IZQUIERDA porque equivale a validar la entrada de datos.

Si ya se

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