SISTEMA DE PLANEACIONDE RECURSOS EMPRESARIALES (ERP) LIBRES Y COMERCIALES.

INTRODUCCION

El manejo y registro de la información hace algunos años se basaba en una implementación manual de cada departamento por separado, generando muchas veces errores, inconsistencias entre los mismos y un manejo inadecuado, provocando así malas prácticas de control interno, sin embargo en la actualidad debido a implementación de sistemas de registro de información, han surgido diversos programas de vital importancia aplicados a la contabilidad que optimizan el desarrollo y desempeño, ya que unifica las funciones propias de cada departamento en un mismo sistema generando uniformidad en la información de toda la compañía.

Cada empresa debe elegir el software de contabilidad adecuado para facilitar sus tareas diarias, con lo que podrá lograr una mayor organización y ahorro de tiempo alcanzando con esto mayor eficiencia en el seguimiento de sus ingresos y gastos, maximizando la fiabilidad de sus registros, a manera de llevar un mejor control y con la certeza de la legitimidad en su información.

Cabe destacar que el mercado es muy amplio en cuanto a estos sistemas, además de ser accesibles al usuario dependiendo de sus necesidades y disposición para adquirirlos, ya que podemos encontrar software comercial, que se adquiere mediante licencias de sus distribuidores y que su adquisición representa un costo monetario para la compañía; por otra parte, encontramos los software libres, que el usuario puede tener acceso a los mismos mediante una descarga gratuita del programa deseado, garantizando el mismo desempeño.

El objetivo del trabajo se basa en investigar los Sistemas de Planeación de Recursos Empresariales (ERP´s) libres y comerciales que se encuentran en el mercado, además, de analizar propiamente dos ejemplos de cada uno, a manera de conocer las características propias, así, como su importancia en la aplicación, desarrollo y desempeño a futuro en el área deseada.

El trabajo se realizará de la siguiente manera, primeramente se definirá el concepto básico de un ERP, así, como características, beneficios e implicaciones. Del mismo modo, se analizará el sistema Quickbooks, el sistema Isis, así, como Visionwin Contabilidad y Contabilidad Serrato, los cuales son software contables comerciales y libres respectivamente, de los cuales se abarcarán funciones, módulos contables, ventajas y desventajas.

Por otra parte se tomará el sistema Quickbooks y se realizará un trabajo de campo para diagnosticar la situación real en una empresa, así, como también, se presentará visualmente el sistema Contabilidad Serrato, a manera de conocer su aplicación y funcionabilidad.

Finalmente se mostrará las conclusiones, así, como recomendaciones encontradas.

METODOLOGIA:

JUSTIFICACION:

Los Software Contables son programas de contabilidad o paquetes contables que ayudan a sistematizar y resumir las tareas financieras de la compañía.

Existen varios tipos de programas contables que suplen las necesidades de las diferentes organizaciones; los hay comerciales y también libres o gratis permitiendo el acceso a las empresas dependiendo de las posibilidades económicas.

Destacando algunas funciones de estos sistemas podemos nombrar el registro y análisis de las transacciones a nivel económico realizadas por las organizaciones; como por ejemplo el registro de compras, las ventas, cuentas y documentos por cobrar, así como también cuentas y documentos por pagar, inventarios y Balances.

Estos sistemas son de gran importancia debido a la gran incidencia que tiene en el mercado tanto nacional como internacional; debido a que facilitan la realización y control de la contabilidad en las empresas con eficiencia y eficacia en las labores.

En el presente trabajo se pretende analizar las diferentes características, ventajas e incidencias de los Sistemas Contables con el objetivo de ampliar nuestros conocimientos y expectativas mediante los temas, programas y proyectos relacionados con la profesión de Contaduría Pública. Además del ejercicio del mercado en relación con la carrera; destacando las innovaciones que hoy en día ayudan a su desarrollo y progreso.

Por consiguiente la elaboración de esta investigación nos proporcionara una visión general de las operaciones realizadas por las compañías en la actualidad y así empezaremos a obtener el conocimiento real de los diferentes deberes que se nos presentaran en el transcurso de nuestro desarrollo como profesionales.

OBJETIVOS

Objetivo General:

• Investigar acerca de los Sistemas de Planeación de Recursos Empresariales libres y comerciales que se encuentran en el mercado.

Objetivos Específicos:

• Identificar los sistemas contables comerciales Quickbooks e Isis.

• Distinguir los sistemas contables libres Visionwin y Contabilidad Serrato.

• Diagnosticar la situación real en una empresa del sistema contable Quickbooks.

• Mostrar la ejecución propia del sistema contable Contabilidad Serrato.

MARCO TEÓRICO

Los Sistemas de Recursos Empresariales, o ERP’s por sus siglas en inglés más comúnmente conocidos, surgieron de la necesidad de unificar todos los registros de información concernientes a las actividades propias de las empresas, con el fin de brindar información confiable y a disposición de cualquier usuario de la misma.

Un ERP corresponde a un software computacional que integra en un solo sistema todos los departamentos y funciones de determinada empresa, además, de cubrir las necesidades propias de cada departamento.

Cada uno de los departamentos de una empresa, normalmente posee sus propios sistemas informáticos para cubrir sus necesidades, pero el ERP los combina todos en un solo programa de software que brinda una única base de datos, para que los diferentes sectores de la entidad puedan tener acceso, más fácilmente a la información, y a la vez, obtener información confiable, con registros uniformes, evitando con esto la segmentación de la información en la entidad.

Los ERP’s funcionan desde una única base de datos, que opera bajo una plataforma de aplicaciones o módulos que responden a las necesidades de cada área de la entidad, entre los que podemos mencionar Ventas, distribución y marketing; Planificación de capacidades, Recursos humanos, Contabilidad, Gestión de producción, Gestión de proyectos, Transportes, Gestión financiera, entre muchas otras aplicaciones con que cuentan los diferentes software contables.

En cuanto a Sistemas de Planeación de Recursos Empresariales, los podemos encontrar de forma comercial o libre, siendo su diferencia más relevante que: “para utilizar un software comercial se debe abonar ciertas licencias y adquirir por la vía legal la herramienta informática, en el caso de software libre se evitan los impuestos de licencias para su uso” .

Sin embargo, a pesar del gran desarrollo que ha experimentado los software libres, aún muchas compañías prefieren las versiones comerciales, basándose básicamente, en que un sistema que no precisa de parámetros legales, no puede brindar los mismos resultados que uno que si cuenta con ellos.

El supuesto anterior carece de fundamentos que demuestren que lo afirmado es verdadero, ya que se ha comprobado que el software libre no solo puede brindar los mismos beneficios, sino que además, puede llegar a superar los alcances ofrecidos por un software comercial.

Por lo tanto, las diferencias o alcances que uno u otro puedan brindar, radica más que todo en las aplicaciones o módulos y las tecnologías utilizadas por ambos tipos de software.

Los beneficios obtenidos tras la obtención de un ERP’s ya sea comercial o libre pueden ser muchos, siempre y cuando se de una buena aplicación del mismo; entre los que podemos destacar: un manejo más eficaz de la información, mediante registros confiables, precisos, oportunos, además, de estar menos expuestos a segmentación de la misma, logrando con estos resultados aptos para la toma de decisiones, optimización de la productividad, así, como mejor aprovechamiento de los recursos de la empresas.

Por otra parte, como toda inversión en una empresa u organización, representa costos en los cuales hay que incurrir para obtener los resultados esperados, así, como posibles limitaciones que se puedan presentar.

El principal costo que se tendría que afrontar, sería monetario, si se tratase de un software comercial, ya que la adquisición de las licencias representa una importante salida de dinero; en cuanto a limitaciones producto de la implementación de sistemas ERP’s surgen producto de la falta de capacitación del personal, ausencia de políticas de control adecuadas, la falta de actualización del software, e inversiones en software inadecuados para el tipo de empresa al que se le esta aplicando.

Sin embargo, como es notorio, las limitaciones surgen mas que todo por la mala implementación del sistema de software en específico, y no por sus desempeño propiamente, por lo cual, cabe destacar la importancia que tiene el informarse y asesorarse debidamente, tomando en cuenta las necesidades y características propias de la entidad, antes de aplicar cualquiera de estos sistemas.

...