Utilizar funciones y formulas básicas de las hojas de cálculo para la automatización de la hoja

INTRODUCCIÓN AL MANEJO DE LAS HOJAS DE CÁLCULO

MICROSOFT EXCEL 2010

Unidad N° 2

Objetivo

Utilizar funciones y formulas básicas de las hojas de cálculo para la

automatización de la hoja.

Descripción del Material del Curso

En esta Unidad se trabajarán diferentes funciones que contiene excel 2010,

funciones un poco mas profundas que las vistas en la anterior unidad.

Asi mismo, este material permitirá visualizar por medio de imágenes informativas

(figuras) cada uno de los movimientos que se deben seguir para alcanzar las

actividades de Enseñanza – Aprendizaje – Evaluación.

Tabla 1 Dscripción Material de la unidad 2

Temas de Formacion

Tiempo de

Formacion

Tema 1:

Rangos de

Celdas

Asignar nombre a un rango, funciones

avanzadas, función Buscarv, comprobacion

de errores

4 Horas

Tema 2:

Funciones

Adicionales

Función Sierror, Función Concantenar,

Función Entero

4 Horas

Tema 3:

Trabajar

con Hojas

Formato de valores numéricos, formato

condicional

2 Horas

Tema 1: Rangos de Celdas

1.1. Asignar nombre a un rango.

1.2 Funciones avanzadas

1.3 Función buscar

1.4 Comprobacion de errores

1.1 Asignar Nombre a un Rango

Antes de seguir con las funciones avanzadas de Excel, es acorde explicar cómo

asignar un nombre a un rango de las columnas.

Cuando se asigna un nombre a un rango, se hace para manipular las funciones y

las formulas correctamente.

Para ello se necesita una pequeña lista.

Pasos para su realización:

1. Se abre el programa Excel como se observó en la unidad 1

2. Se da clic sobre la celda a escribir.

3. En cada celda se escriben los datos mostrados en la siguiente figura

Figura 1 Creación de Lista

Cuando se tiene la lista, para este caso una lista de personas donde se tiene

código, nombre y apellido se procede a realizar la asignación.

Los pasos son los siguientes:

1. Dar clic sobre la columna A y seleccionar hasta la columna C

2. Clic sobre la ficha Formulas.

3. Ubicar el grupo Nombres definidos.

4. Hacer clic en la flecha Asignar nombre a un rango.

5. Del menú visualizado dar clic en la opción Definir nombre.

6. Escribir el nombre.

7. Aceptar.

Figura 2 Asignar nombre al rango

1

2

1

3

1

4

1

5

1

6

1

7

1

1.2 Resumen de Funciones Avanzadas

Hay diferentes clases de funciones, de las cuales se explicarán las más utilizadas

e importantes para desarrollar el curso.

Funciones Existentes:

 Funciones de fecha y hora

Ejemplo: Función =DIA (núm_de_serie)

Devuelve el día del mes correspondiente al número de serie proporcionado.

=DIA (B12) devuelve 9 si en la celda B12 se tiene el valor de 09/12/2011.

 Funciones de texto

Ejemplo: Función CONCATENAR (texto1; texto2; ...; textoN)

Devuelve una cadena de caracteres con la unión de los textos pasados como

parámetros. Esta función es de utilidad cuando se tiene texto, como pueden ser el

nombre completo de una persona, pero dicho nombre está dividido en distintas

celdas y en alguna ocasión se quiere unir el nombre completo en una sola celda.

=CONCATENAR (B12;A3) devuelve Antonio Fernández, si en B12 esta Antonio y

en A3 está Fernández.

NOTA: Mas adelante se explicará como concatenar 2 o mas Funciones.

 Función BUSCARV

(valor_buscado; matriz_buscar_en; indicador_columnas; ordenado)

Nota: Esta función se utilizará bastante en las actividades del curso, por lo tanto

se debe prestar mucha atención.

Pasos:

1. Dar clic sobre el nombre de la hoja.

2. Ubicarse en la celda que se desea devolver el resultado ingresando la

siguiente fórmula: (En la barra de formulas o en la misma celda seleccionada).

3. = BUSCARV (A6;ListaClientes;2;FALSO).

4. Se puede observar el resultado.

Figura 3 Ejemplo Función BUSCARV

Para comprender los términos de la función se explican a continuación.

A6= Es la celda que busca el código de la lista

Lista Clientes= Es el nombre del rango de las columnas asignadas anteriormente,

para poder utilizar la función correctamente.

2 = Es la columna asignada, en esta columna la función busca el código que está

en A6 y coloca el texto que corresponde.

Falso= Indica a la función que devuelve el valor exacto.

1.4 Comprobacion de Errores

Con esta herramienta, Excel 2010 se refiere que cuando se está utilizando una

función se pueda mirar el por qué sale error y así entender con mayor facilidad el

problema y resolverlo.

Para poder acceder a la herramienta se deben seguir los siguientes pasos:

1. Ubicar la celda

2. Ir a la pestaña Fórmulas

3. Ubicar grupo Auditorias de Fórmulas.

4. Dar clic en Comprobación de errores.

5. Ventana emergente donde dice el error.

Figura 4 Comprobación de errores

Aparece el cuadro de diálogo Comprobaciones de errores como el que se observa

en la figura 4, en ese cuadro se informa qué tipo de error se ha detectado y en

ocasiones ofrece una corrección.

La parte más importante, es la descripción del error. Lo normal es que con ella se

identifique cuál es el problema y pulsando modificar en la barra de fórmulas, se

ratifica manualmente.

Con los botones anterior y siguiente se puede ir moviendo entre los errores del

libro, si es que hay más de uno.

Además, se dispone de herramientas útiles como la ayuda sobre este error

u omitir error, para dejar la fórmula tal y como está.

El botón mostrar pasos de cálculo, abre un cuadro de diálogo donde evalúa la

fórmula e informa dónde se encuentra el error, si es en el nombre de la función o

si está en los parámetros de la fórmula.

Tema 2: Funciones Adicionales

2.1 Función Si.error

2.2 Función Concantenar

2.3 Función Entero

2.1 Función Si.Error

Cuando se manejan fórmulas en

...