ADMINISTRACION DOCUMENTAL ACTIVIDAD 1

1.) La gestión documental consiste en el uso de tecnología y procedimientos que permiten la gestión y el acceso unificado a información generada en la

Organización:

 Al Personal de la Empresa.

 A clientes y Proveedores.

Los objetivos de la gestión de documentos son:

1.) Establecer procedimientos para el trámite de los documentos.

2.) Foliar y dejar constancia de fecha, hora de presentación número de hojas del escrito.

3.) Recibir documentos.

4.) Realizar el control de documentos.

5.) Proporcionar información rápida y veraz de los documentos que tramita.

6.) Archivar los documentos.

Estos objetivos hacen que sea más fácil el archivo, acceso y referencia, clasificación inteligente y distribución de documentos y la información que contienen. Documentos tales como los procedimientos de trabajo, informes de reuniones, los documentos recibidos de clientes y proveedores, los documentos enviados a los clientes, faxes, presentaciones de ventas y producto hojas de datos etc. Establecer procedimientos para el trámite de los documentos. Foliar y dejar constancia de fecha, hora de presentación número de hojas del escrito.

2.) El papel del administrador documental cumple un papel bien importante, ya que es la persona encargada de dar la organización de los documentos que se generan en la empresa.

Veo que se están generando procesos dentro de la empresa para mejorar la metodología de los diferentes archivos que se manejan, la empresa consciente de esta tarea tan importante ha venido desarrollando estrategias y procedimientos para un buen manejo de la información puesto que anteriormente se archivaba sin ningún procedimiento específico. Es una tarea que requiere tiempo y organización para poder cumplir con los objetivos de hacer un buen archivo.

Por ser una Comunidad religiosa a parte del archivo general de documentos administrativos poseen archivos específicos relacionados con la vida de las religiosas que pertenecen a la comunidad, esto hace a mi parecer que la persona encargada de la administración documental tenga conocimientos bien claros sobre los procesos a seguir ya que de esta depende que los mecanismos que se manejen para archivar la documentación queden claros y precisos para el momento de consultar alguna información.

Actualmente se está empezando un proceso de gestión para normalizar los procedimientos en las diferentes áreas y a si tener claros los pasos a seguir para cada proceso que se realice. Por ejemplo un primer paso es poder digitalizar todas las hojas de vida de las personas de la empresa. Donde aparece la información de toda su vida y los documentos específicos, y aquí el administrador documental juega un papel importante pues es la persona encargada de recopilar toda la información, igualmente para todo tipo de información que se genera dentro de la empresa.

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