Auditoria De Recursos Humanos

UNIDAD 5: AUDITORÍA Y CONTROL DE RECURSOS HUMANOS

5.1 CONTROL DE RECURSOS HUMANOS.

El Control de Personal consiste en la comprobación o inspección de los resultados obtenidos como consecuencia de las medidas adoptadas por el departamento de Recursos Humanos. Deberá ser periódico con el fin de poder detectar los problemas y adoptar soluciones lo más pronto posible.

La realización del Control de Personal tiene 3 fases:

1) La recopilación de información que aporte datos sobre la gestión realizada. Los datos aportados deben ser homogéneos de forma que se facilite la comparación de unos periodos con otros.

2) Análisis y comparación de estos datos con las previsiones realizadas al respecto.

3) Adopción de medidas adecuadas para corregir errores detectados.

Algunos aspectos que se deben tener en cuenta en el Control de Personal son: plantilla, absentismo o ausencias del personal de su puesto de trabajo, horas extraordinarias, movimiento de plantilla, pirámide de edad, formación, relaciones laborales o cualesquiera otros que la empresa considere necesario realizar.

El control del personal de la empresa se puede enfocar desde un doble aspecto:

• Control de los objetivos marcados por la dirección.

• Aspectos disciplinarios.

• Control de los objetivos marcados por la dirección.

En toda empresa en la que se han marcado unos objetivos se debe establecer un sistema de control capaz de medir los resultados alcanzados y de contrastarlos con los objetivos marcados inicialmente.

Partiendo de los datos obtenidos, la dirección de la empresa estudiará el funcionamiento de los departamentos o personas responsables de que no se cumplan los objetivos, y adoptará las medidas necesarias para corregir las desviaciones producidas.

La eficacia del sistema de control dependerá en gran medida del sistema de captación de la información que se haya establecido, los más utilizados son:

• Control disciplinario.

En todas las empresas existe un sistema que sirve para la inspección y control del personal, que depende del Departamento de RRHH. El control disciplinario es un aspecto parcial del sistema general de control del personal.

Este control es relevante cuando se trata de absentismo laboral, es decir, el número de horas o de jornadas de trabajo perdidas en un determinado periodo de tiempo.

• El control del absentismo laboral.

Este es una de las tareas principales del Departamento de RRHH, y se define como el conjunto de ausencias de los trabajadores en un determinado centro de trabajo, ya sean justificadas (por incapacidad temporal: situación en que se encuentra el trabajador que está imposibilitado temporalmente por una enfermedad o accidente y necesita asistencia sanitaria, permisos, etcétera) o no justificadas (faltas de asistencia, retrasos, salir a fumar, etcétera).

Éste puede ser causas de la extinción del contrato de trabajo, por voluntad del empresario, siempre y cuando la causa objetiva de la ausencia no se justificada.

Las principales causas del absentismo laboral son:

 Enfermedades gripales y enfermedades pulmonares o respiratorias.

 Insomnio y estrés laboral.

 Licores, drogas y vida nocturna.

 Falta de motivación.

Para combatir el absentismo laboral es necesaria una buena gestión de los Recursos Humanos, y corresponde al director de este departamento conocer a sus empleados y su situación personal, potenciar una adecuada calidad de vida laboral y conseguir que el trabajador se sienta motivado.

El absentismo justificado por incapacidad temporal se controla a partir de los partes médicos, con el fin de cuantificarlo e identificar qué lo provoca, ya que en algunos casos la empresa puede intervenir para reducirlo aplicando una correcta política de prevención de riesgos laborales.

Incapacidad temporal (IT) es la situación en que se encuentra un trabajador que está imposibilitado temporalmente por una enfermedad o accidente y necesita asistencia sanitaria.

El absentismo injustificado está relacionado con el incumplimiento del horario de trabajo, bien por las faltas de asistencia al trabajo sin justificar, los retrasos, las veces que el trabajador sale a fumar, etcétera.

Las faltas cometidas por los trabajadores se clasifican en leves, graves o muy graves, y las sanciones se aplican según la gravedad y circunstancias de las mismas, según lo pactado en los convenios colectivos.

• El control horario.

El principal objetivo de implantar un sistema para controlar la permanencia en la empresa es garantizar cumplimiento de horarios de los trabajadores. Sin embargo, la implantación de estos métodos también permite el establecimiento de unos horarios flexibles.

El control horario proporciona información que puede repercutir en la nómina, como horas extraordinarias, festivos, trabajo nocturno, retrasos, ausencias sin justificar, etc.

Son varios los sistemas para controlar el tiempo de trabajo:

 Firmas.

 Reloj con tarjetas personalizadas para firmar. Éste no es muy efectivo, dado que siempre hay algún compañero que ficha por otros, con lo que no hay posibilidad de realizar informes de gestión efectivos.

 Huella digital. Controla la entrada y salida de los empleados de forma segura, con sólo colocar el dedo durante un segundo sobre un sensor, lo cual obtiene una información de asistencia segura, ya que cada huella digital es única en el mundo, y así se evita el uso de tarjetas u otros medios menos fiables. Así, el Depto. De RRHH lleva un control automático de los trabajadores a través del ordenador.

Los controles horarios permiten a la empresa obtener estadísticas para analizar comportamientos de colectivos determinados, tendencias, productividad, clima laboral, etcétera, y así adoptar medidas oportunas.

Por otro lado, el control de permanencia en la empresa también puede suponer un valor añadido para los empleados, ya que pueden, en algunos terminales, consultar su estado de horas o, en otros casos, trabajar de una forma más flexible.

5.2 AUDITORÍA DE RECURSOS HUMANOS: INDICADORES ESENCIALES PARA LA TOMA DE DECISIONES Y TÉCNICAS DE CONTROL DE RECURSOS HUMANOS.

La Auditoría de Recursos Humanos hace mención a una auditoría que se lleva a cabo con el objetivo de diagnosticar, analizar, evaluar y proponer sugerencias de mejora en el marco de la dirección de Recursos Humanos. En definitiva, ésta pretende ser un sistema de información para la organización, en la que se da cuenta de la situación y, por otro lado, un sistema de control y evaluación de los procedimientos llevados a cabo.

Los Objetivos de esta auditoría se pueden alcanzar desde varias perspectivas:

- Legal (Jurídica): se verifica que las políticas, contrataciones, despidos, etc., cumplen la legalidad.

- De funcionamiento: comprobar si existe una adecuación entre los objetivos y los procedimientos empleados, y si se ha hecho de manera eficiente.

- Estratégica: permite evaluar la adecuación de las políticas y prácticas de Recursos Humanos en el apoyo a la estrategia general de la organización.

Por otra parte, la auditoría puede jugar un papel educativo en el sentido de que permite relacionar la calidad de la Auditoría de Recursos Humanos con diversos indicadores de eficiencia de la organización, señalando los indicadores del liderazgo, motivación, eficiencia de la supervisión, desarrollo de los empleados, etc.

Tipos de Indicadores

A continuación se presentan un grupo de Indicadores de los RRHH para evaluar su efecto sobre diversas áreas de la organización:

- Indicadores de masa salarial (niveles salariales, estructura salarial, estructura de efectivos laborales).

- Indicadores de reclutamiento (costo medio, costo/trabajador, calidad de la contratación, selectividad de la contratación).

- Indicadores de rotación (tasa de rotación, rotación por causa específica, rotación por categorías).

- Indicadores de absentismo (tasa de absentismo, índice real de absentismo, duración media, frecuencia de las ausencias, tasas de micro-absentismo).

- Indicadores de seguridad en el trabajo (índice de frecuencias, índice de gravedad).

- Indicadores de conflictos sociales (tasa de conflicto, intensidad de conflictos, tasa de propensión a la huelga).

Otros indicadores propuestos han sido:

- Eficacia Global (índices de plantilla eventual, índices de rotación y absentismo, relación empleados RRHH/empleados totales, ingresos por empleado, gastos por empleado).

- Contratación de personal (costos de reclutamiento/# de contratados, empleados contratados/# empleados totales, tiempo medio para cubrir el puesto).

- Formación (% de empleados formados, horas de formación/empleado, costos de formación/empleado).

- Política retributiva (gastos de personal/cifra de negocio, gastos personal/total de gastos, % de salario variable, # de empleados que participan en los beneficios).

- Relaciones internas (frecuencia y duración de paros laborales, # quejas/# empleados, 5 quejas ganadas el año anterior, tiempo medio de solución de quejas).

- Prevención de riesgos laborales (# accidentes/horas trabajadas, días no trabajados por accidentes, costo seguridad/costos totales, incidentes de seguridad/# de empleados).

Ventajas y Limitaciones de la Auditoría de RRHH

Las ventajas que aporta la Auditoría de RRHH están centradas principalmente en 3 aspectos claves:

- En comprobar el nivel de implementación de las funciones de Recursos Humanos en la organización,

- En obtener información acerca de las repercusiones de los programas implementados, y

- Obtener información precisa para la toma de decisiones relacionadas con la gestión de personas.

Algunas limitaciones en la Auditoría de RRHH tienen que ver con los siguientes aspectos:

- La falta de identificación de los responsables de llevar a cabo la evaluación de la gestión de los Recursos Humanos. Los evaluadores externos pueden tener limitaciones en la interpretación de la estrategia de la organización y la lógica de cómo los programas de RRHH deben contribuir a esta estrategia.

- Las dificultades asociadas con la medición de diversos procedimientos. Aunque se considera que la medida de los procedimientos es importante, los responsables de RRHH tienen dificultades para asignar valores económicos a la selección, motivación, satisfacción, etcétera.

- Las dificultades asociadas a la interpretación de los resultados, así como la dificultad para elegir el indicador adecuado de evaluación (por ejemplo, la tasa de rotación).

- Temor a los resultados no esperados, así como a las consecuencias de las acciones a implementar.

El papel del Auditor

El papel del auditor en la Auditoría de RRHH puede verse influido por si característica de “Auditor Interno” o “Auditor Externo”:

- Un Auditor Interno, podrá aportar experiencia y conocimiento de los procedimientos y políticas de la empresa,

- En cambio, un Auditor Externo, aportará conocimientos y experiencias de otras empresas del sector de la organización que ha de auditar.

Sea cual sea su relación con la organización (interna o externa), el auditor ha de tener conocimiento y destreza en el manejo de los instrumentos de auditoría, así como habilidades interpersonales (comunicación, relación con las personas, etcétera).

Por otra parte, éste ha de asumir responsabilidades acerca del desarrollo del proceso, así como mantener unos principios éticos, de integridad, objetividad, independencia, secreto profesional y de normas técnicas.

BIBLIOGRAFÍA

Literaria

Lado, Mario. Introducción a la Auditoría Sociolaboral: Una perspectiva desde los Recursos Humanos. Bubok, 2013.

Pino Mariño, Ma. De los Ángeles, Sánchez Pérez, María del Carmen, Pino Quintario, María Luisa. Recursos Humanos. Editex, 2008.

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