Buenas prácticas para reducir el consumo de papel

BUENAS PRÁCTICAS PARA REDUCIR EL CONSUMO DE PAPEL

El objetivo de este documento es brindarnos una serie de herramientas, las cuales nos permitan disminuir la demanda actual de consumo del papel en la administración pública.

QUE ES CERO PAPEL

Este concepto está relacionado con la disminución sistematizada de uso del papel, sustituyéndolo por soportes y medios electrónicos. La oficina sin papel no concibe la eliminación radical de los documentos en papel, por esta razón, una forma de representar el paso de modelos basados en papel a electrónicos es el siguiente:

Fase 1: Uso exclusivo de papel, administración manual.

Fase 2: Uso exclusivo de papel, administración apoyada en aplicaciones de tecnología.

Fase 3: Combinación de papel con documentos digitalizados, administración apoyada en aplicaciones de tecnología.

Fase 4. Combinación de papel y documentos digitalizados con documentos electrónicos, administración apoyada en aplicaciones de tecnología.

Fase 5. Uso exclusivo de documentos electrónicos, administración exclusiva mediante aplicaciones de tecnología.

La última fase es un objetivo a largo plazo y pretende que todos los que intercambien información utilicen y acepten los canales electrónicos.

Para realizar este proceso es necesario aplicar todos los principios de gestión documental. Se pensó que con la aparición de las TIC desaparecería el consumo del papel, pero por el contrario se incremento se consumo.

Este término se ha vuelto a incorporar en las administraciones de empresas y gobiernos para mejorar productos, costos y servicios.

ADMINISTRACION ELECTRONICA- Gobierno en línea.

Se refiere al uso de las Tecnologías de la información y las Comunicaciones (TIC), para mejorar servicios e información a los ciudadanos, aumentar la eficiencia y eficacia de la gestión pública.

La herramienta de gobierno en línea tiene como objetivo contribuir con la construcción de un estado más eficiente, transparente, y participativo. Se orienta bajo cinco principios:

-Gobierno centrado en el ciudadano.- Visión unificada del Estado. -Acceso equitativo y multicanal. -Protección de la información del individuo.- Credibilidad y confianza en el Gobierno en Línea

La iniciativa Cero Papel en la Administración Pública apunta al logro de las metas de Gobierno en línea y se orienta por los mismos principios.

Que beneficios se esperan obtener al implementar oficinas cero papel

 Para las entidades y servidores públicos

Procesos y servicios más eficaces y eficientes. Aumento de la productividad. Optimización de los recursos

 Para los ciudadanos, empresas y otras entidades

Acceso rápido y fácil a la información y a los servicios de las entidades. Mejorar la información al permitir seguimiento de los trámites realizados

 Para el ambiente

Ahorro de papel. Reducción de emisión de residuos. Disminución del consumo de recursos naturales empleados en la fabricación del papel: árboles, agua y energía. Reducir los residuos contaminantes como tóner, cartuchos de tinta, etc.

COMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

Contempla cuatro componentes principales:

1. Los procesos y procedimientos

2. La cultura organizacional

3. El componente normativo y de gestión documental

4. El componente de tecnología

Para implementar este modelo de cero papel se recomienda lo siguiente:

Diseño de un programa de gestión documental que incorpore la gestión electrónica de documentos.

Promoción de buenas prácticas para reducir el consumo de papel

 Formulación de indicadores: facilitarán posteriores tareas de diagnóstico a la vez que permite controlar los avances e identificar oportunidades de mejora.

 Equipo humano: Identificar e involucrar a las personas líderes en la implementación de cero papel en las entidades.

 Comunicación. Difundir la iniciativa por múltiples canales y promover el cambio de cultura organizacional en cuanto a la utilización de documentos y procedimientos normalizados para la administración de documentos electrónicos de archivo.

Fotocopiar e imprimir a doble cara. Utilizar ambas caras de la hoja, en lugar de solo una.

Reducir el tamaño de los documentos al imprimir o fotocopiar. Utilizar las funciones que permiten reducir los documentos a diferentes tamaños, que permiten que en una cara de la hoja quepan dos o más páginas por hoja.

Elegir el tamaño y fuente pequeños. Elegir el tipo de letra más pequeño posible en la impresión de borradores (por ejemplo 10 puntos), permite aprovechar mejor el área de impresión de las hojas.

Configuración correcta de las páginas. Utilizar las opciones de revisión y vista previa para identificar elementos fuera de las márgenes.

Revisar y ajustar los formatos. Optimizar el uso del espacio en los formatos usados.

Lectura y corrección en pantalla. Un método sencillo para evitar el desperdicio de papel es utilizar el computador para hacer la revisión en pantalla.

Evitar copias e impresiones innecesarias. Existen medios alternativos para compartir o guardar copias de los documentos de apoyo tales como el correo electrónico y así no generar impresiones innecesarias

Reciclar.

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