CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS

CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS

El ciclo vital de los documentos se puede definir como las etapas o ciclos que atraviesan los documentos desde su proceso de creación hasta su disposición final, siendo esta su eliminación o su conservación permanente. Esto se debe llevar a cabo con base en los criterios establecidos desde su creación por cada entidad o los valores adquiridos con el transcurso del tiempo. Las etapas o ciclos de los documentos son:

1. Producción,

2. Recepción,

3. Distribución,

4. Trámite,

5. Organización,

6. Consulta,

7. Conservación, y

8. Disposición final de documentos.

1. PRODUCCIÓN DOCUMENTAL Generación de documentos de las instituciones en cumplimiento de sus funciones.

La Producción Documental comprende los aspectos de origen, creación y diseño de formatos y documentos, conforme al desarrollo de las funciones propias de cada entidad o dependencia.

Para la producción documental es necesario:

Identificar el destinatario del documento.

Elaborar y clasificar el documento de acuerdo a criterios y parámetros establecidos.

Establecer la forma de envió del documento de acuerdo a los parámetros establecidos en el reglamento interno de correspondencia.

Normalización de la producción documental este proceso implica:

Identificación de dependencias productoras.

Definición de tipologías documentales, conforme a formatos y formularios regulados en los manuales de procesos y procedimientos e identificados en la TRD.

Directrices relacionadas con el número de copias.

Control de la producción de nuevos documentos.

Determinación de la periodicidad de la producción documental.

2. RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica.

Recepción de documentos:

Se debe verificar que estén completos, que correspondan a lo anunciado y sean competencia de la entidad para efectos de su radicación y registro con el propósito de dar inicio a los trámites correspondientes.

Las comunicaciones y documentos se pueden recibir a través de diferentes medios tales como: mensajería, correo tradicional, fax, correo electrónico y cualquier otro medio que se desarrolle para tal fin de acuerdo con los avances tecnológicos en cada entidad y deben estar regulados en los manuales de procedimientos.

Radicación de documentos:

Procedimiento por medio del cual las entidades asignan un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley. Para esto se realiza la:

Asignación de un número consecutivo a los documentos en los términos establecidos en el artículo 2 del Acuerdo AGN 060 de 2001, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío.

Impresión de rótulo de la radicación.

Registro impreso de planillas de radicación y control.

Registro documentos:

Instrumento que controla el ingreso a un archivo, siguiendo el orden cronológico de entrada, de documentos provenientes de dependencias, instituciones o personas naturales. Para esto se registra:

Recibo de documentos oficiales.

Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas.

Constancia de recibo.

Asignación de datos conforme al artículo 2 del Acuerdo AGN 060 de 2001, tales como: Nombre de la persona y / o Entidad Remitente o destinataria, Nombre o código de la(s) Dependencia(s) competente(s), Número de radicación, Nombre del funcionario responsable del trámite, Anexos y Tiempo de respuesta (Si lo amerita), entre otros.

Conformación del consecutivo de comunicaciones oficiales despachadas.

Establecimiento de controles de respuesta a partir de la interrelación de documentos recibidos y enviados.

3. DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario.

La distribución se relaciona con el flujo de los documentos al interior y al exterior de la entidad. Sin interesar el medio de distribución de los documentos, se debe contar con mecanismos de control y verificación de recepción y envío de los mismos. En este proceso se distinguen actividades como:

Distribución de documentos externos que implica:

Identificación de dependencias destinatarias de acuerdo a la competencia.

Clasificación de las comunicaciones.

Organización de documentos en buzones o casilleros.

Enrutamiento de documentos a dependencia competente.

Reasignación de documentos mal direccionados.

Registro de control de entrega de documentos recibidos.

Distribución de documentos internos que implica:

Identificación de dependencias.

Enrutamiento de documentos a dependencia competente.

Registro de control de entrega de documentos internos.

Distribución de documentos enviados en el cual se realiza la:

Definición de medios de distribución: personal, fax, correo tradicional, correo electrónico, apartado aéreo, trámite en línea, página web, otros.

Control

...