CONSULTAS SOBRE LA “GUIA PARA EL PLANEAMIENTO ESTRATÉGICO”

CONSULTAS SOBRE LA “GUIA PARA EL PLANEAMIENTO ESTRATÉGICO”

1. Con respecto a la Política Institucional:

• Para la aprobación del POI 2018 es necesario contar con una Política Institucional.

Respuesta: De acuerdo al Cuadro N° 6 Estructura del POI que forma parte del numeral 6 Plan Operativo Institucional – POI de la guía para el planeamiento institucional, la Declaración de Política Institucional es parte del documento POI para su respectiva aprobación.

Comentario: Al respecto se podría plantear como excepción para el POI 2018 el no ser obligatorio tener la Declaración de Política Institucional, porque la guía menciona se obtiene como fuente del PEI, sólo Ceplan cumple esta condición, significa los demás Pliegos deben modificar su PEI, entre iniciar y aprobar el PEI puede tomar 02 meses o más y no podrían cumplir con el plazo para la aprobación del POI 2018.

• Cada vez que se actualice la Declaración de Política Institucional, ¿La Entidad debe modificar el PEI y POI?, y ¿El Titular de la Entidad debe conformar una Comisión de Planeamiento Estratégico y un Equipo Técnico para cada actualización?

Respuesta:

1. En el numeral 4.3. Elaboración y modificaciones de los planes institucionales, en tercer párrafo muestra las circunstancias que conlleva a modificar el PEI:

a. Cambios en la política institucional;

b. Adscripción de entidades, transferencia de programas, cambios en las funciones de la organización u otros similares;

c. Situación de desastre con declaratoria de estado de emergencia; y

d. Disposiciones específicas del CEPLAN.
Tal como aprecia en el literal a, cualquier cambio en la política institucional implica modificar el PEI.

Igualmente en el primer párrafo del numeral 4.1 Definiciones, se tiene:

“A nivel institucional, las entidades del sector público elaboran un Plan Estratégico Institucional - PEI y un Plan Operativo Institucional - POI, los cuales orientan su accionar para el logro de los objetivos establecidos en la política institucional en el marco de las políticas y planes nacionales y territoriales.”

(se adicionó el subrayado)

En el mismo numeral en el Cuadro N° 1 Características del PEI y POI, en la descripción del PEI menciona: “Instrumento de gestión que identifica la estrategia de la entidad para lograr sus objetivos de política” (se adicionó el subrayado)

Por tanto cuando se actualiza la Política Institucional, para lograr su resultado se debe modificar el PEI, en consecuencia el POI.

1. En el numeral 5.4 Ruta Estratégica se establece el mecanismo para priorizar a los OEI y AEI, mencionando la entidad establece el orden de prioridad.

Si bien no se especifica, quien representa a la entidad es la Comisión de Planeamiento Estratégico, que al ser conformado por el titular, la alta dirección y funcionarios son quienes establecen las prioridades en la ruta estratégica del PEI. Por ello se debe conformar la Comisión desde el inicio hasta su aprobación cuando se elabora o modifica el PEI.

Asimismo en los Anexos B-3 y B-4 dice: “Nota: La prioridad se determinará en la Comisión del Planeamiento.”, motivo por el cual debe designarse la Comisión de Planeamiento Estratégico.

1. Con respecto a la Comisión de Planeamiento Estratégico:

El numeral 4.2 de la Guía señala que para el planeamiento institucional (PEI y POI) se debe conformar una Comisión de Planeamiento Estratégico, en la cual participan la Alta Dirección de la entidad y los funcionarios a cargo de direcciones generales o jefaturas dependiendo de la estructura orgánica. Al respecto:

• Teniendo en cuenta el plazo establecido para la aprobación del POI 2018, ¿Es necesario conformar una Comisión de Planeamiento Estratégico para el proceso de formulación del POI 2018?

Respuesta: En la Guía para el Planeamiento Institucional en los Anexos B-3 y B-4 menciona: “Nota: La prioridad se determinará en la Comisión del Planeamiento.”, motivo por el cual debe designarse la Comisión de Planeamiento Estratégico.

• ¿La Comisión necesariamente debe estar conformada por todos los funcionarios a cargo de las direcciones generales y jefatura?

Respuesta: En el numeral 4.2., refiere en la comisión “... en la cual participan la Alta Dirección de la entidad y los funcionarios a cargo de direcciones generales o jefaturas, dependiendo de la estructura organizacional de la entidad”.

El titular de la entidad define los participantes de la comisión, es importante la comisión establezca coordinaciones directas con los órganos de línea quienes proponen los productos que se entregan a la población, asimismo coordinar con los técnicos responsables que contribuyen asegurando los resultados del PEI y POI.

• La Guía no señala las funciones de la Comisión, sin embargo, en el Anexo B-4: POI anual con metas físicas señalan que la Comisión determinará las prioridades de las actividades operativas. Por ello ¿Cuáles son las funciones de la Comisión de Planeamiento Estratégico?

Respuesta: La Comisión tiene como función guiar, acompañar y validar el ciclo de planeamiento estratégico para la mejora continua con la asesoría técnica del órgano de planeamiento.

• Revisa los informes de evaluación del PEI y POI del año anterior.
• Prioriza los OEI, AEI y actividades operativas.
• Valida el documento del PEI y POI.

1. Con respecto a las responsabilidades del Titular de la Entidad y la Alta Dirección:

• ¿Es necesario que el titular de la entidad lidere la Comisión de Planeamiento Estratégico?

Respuesta: El Titular de la entidad conforma la Comisión de Planeamiento Estratégico bajo su liderazgo; es quien la preside de acuerdo a su mandato.

• ¿Corresponde al titular de la entidad la responsabilidad del seguimiento y evaluación del PEI y POI?

Respuesta: En el numeral 4.1, en los dos últimos párrafos dice:

“El titular de la entidad es responsable de la aprobación, ejecución, seguimiento y evaluación de ambos planes, en línea con la política institucional que tiene una orientación de largo plazo, en armonía con las políticas de Estado, políticas nacionales, sectoriales y territoriales, según corresponda.

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