Ciclo Vital De Los Documentos

Ciclo Vital de los Documentos

Definición

Se ha dado esta denominación a las distintas fases o etapas por las que va pasando el documento archivístico desde su creación hasta su eliminación o selección para su custodia permanente.

Historia

La teoría del ciclo vital de los documentos fue expuesta por primera vez por la Administración norteamericana como resultado de los trabajos llevados a cabo por la Comisión Hoover, creada por el presidente Truman en 1947 para buscar solución al problema de la conservación de enormes masas de documentos generados en el país tras la Segunda Guerra Mundial. Dicho informe, publicado en 1949, fue difundido por Posner y Schellenberg; este último en su obra Archivos modernos. Principios y técnicas, publicada en 1956. Varios años más tarde, en 1962, la teoría del ciclo vital llegó a Europa.

Las tres edades y los dos valores

Según Schellenberg los documentos pueden tener dos valores: un valor primario, cuando son útiles para la administración, y un valor secundario, que es el que pueden tener para la investigación histórica. Archiveros como Pérotin, Dubosq, Wyffels y otros introdujeron un valor que se puede denominar intermedio, en el que no prevalece ninguno de los valores anteriores:

• Primera edad: se corresponde con la circulación y tramitación de los asuntos iniciados. Los documentos forman parte de los archivos de gestión y son de uso frecuente. Aproximadamente se conservan no más allá de cinco años.

• Segunda edad: los documentos, o el expediente referente a un asunto, deben conservarse como objeto de consulta o antecedente, de manera poco frecuente. Es la fase de archivo intermedio, en la que el valor primario decrece en la misma proporción en que aumenta el valor secundario. Se conservan no más allá de cincuenta años.

• Tercera edad: el documento adquiere valor permanente, de manera que su uso estará derivado de su valor cultural o de investigación. Su conservación será definitiva. Corresponde a los archivos históricos. La decisión de qué documentos administrativos se conservan corresponde a la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos

Hoy día es más conveniente, y así se viene reconociendo, la consideración de cuatro etapas que se corresponden con cuatro tipos de archivos a través de los cuales va pasando el documento desde su creación hasta su eliminación o conservación permanente: oficina, central, intermedio e histórico.

Definición de la Subdirección General de Archivos de la Comunidad de Madrid

1) Fase de archivo de oficina: en los archivos de oficina se custodiarán los documentos de Archivo generados por las diferentes unidades administrativas en tanto dure su trámite o su uso sea muy frecuente. En todo caso la permanencia en ellos no será superior a cinco años desde el fin de su tramitación, salvo excepciones razonadas. Se excluye la documentación de apoyo informativo. En esta fase han de permanecer los documentos en trámite. Si éste ha finalizado al año, o a los dos años por ejemplo, los documentos han de pasar ya al archivo central y no esperar el plazo máximo de cinco

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