Cotización

1.8.2. Cotización

Una cotización es el momento en el que el cliente solicita los servicios del hotel para un grupo.

Puede ser que el cliente solicite los servicios a través del teléfono, fax, correo electrónico, o se trate de una cotización referida por otras oficinas del hotel, oficinas de la cadena u otros hoteles.

Para presentar la cotización es muy importante que el Gerente de Ventas consulte con el cliente:

 Quiénes son los participantes.

 Cuál es su procedencia.

 Tendrán actividades fuera del hotel.

 Cuántas habitaciones necesitarán.

 Días de la semana que duermen.

 Tendrán eventos en banquetes.

 Cómo pagarán las cuentas de habitación.

 Propinas a botones y camaristas.

La cotización deberá ser presentada por escrito, entregada al cliente personalmete si es posible, con folletería y en fólder del hotel. Si es vía mail es muy importante que se envíe la cotización protegida de tal manera que él no pueda modificar la información señalada en la misma.

Es necesario que cuente con datos como:

• Nombre completo del cliente

• Puesto

• Compañía

• Dirección completa

• Fax

• Indicar a que grupo pertenece y en que fecha

También se debe:

• Mostrar la tarifa pública para que el cliente pueda siempre ver un comparativo de tarifa entre la normal del hotel y la tarifa grupal confirmada, esto tiende a evitar a la primera oportunidad que el cliente solicite una tarifa más baja, dando visualmente una tarifa atractiva

• Categorizar las tarifas cotizadas

• Indicar en que moneda se cotizan los precios, si son más impuestos y que éstos no son un porcentaje fijo

• Monto de propinas a botones y camaristas

• Precios de alimentos y/o banquetes

• Fecha de vigencia e indicar que solo es una cotización y no una confirmación de espacios.

EJEMPLO N. 1

Enero 18,2012

Sr. Alejandro Vigueras Arredondo

Subdirector de Proyectos Especiales

IBM

Av. López Portillo

Col. Residencial Coacalco

55010 Edo. De México

Fax: 6 24 35 87

Ref:Grupo Subgerentes

Febrero 22-28,2012

Estimado Sr.Vigueras:

Antes que nada queremos agradecer su preferencia por el Hotel Presidente InterContinental Ciudad de México para ser posible sede del grupo; “Reunión de Subgerentes de Recepción” del 22 al 28 de Febrero, 2012.

A continuación le ofrecemos la siguiente propuesta:

Habitación: Tarifa pública: Tarifa grupal:

Estándar sencilla/ doble $250.00 US $150.00 US

De lujo sencilla/ doble $280.00 US $180.00 US

Tarifas en Dólares Americanos, por habitación, por noche, más impuestos aplicables (Actualmente 16% de IVA, más 3% de Impuesto sobre hospedaje).

Propinas:

Botones $ 4.50 US Por persona, entrada y salida incluidas.

Camaristas $ 3.50 US Por habitación, por noche.

Alimentos:

Desayuno Buffet $ 26.00 US por persona (Impuesto, servicio y cover incluidos)

En espera de vernos favorecidos con su elección, quedamos en espera de tener noticias suyas.

La presente es una cotización de servicios y no representa una confirmación de espacios sino hasta que se firme el Contrato de Grupo correspondiente. Estará vigente hasta el día 31 de Enero del 2014.

Sinceramente,

Arturo Oviedo Torres

Gerente de Grupos y Convenciones

c.c.p. File

EJEMPLO N.2

Estimado Sr. Santillán:

Anteponiendo un cordial saludo y agradeciendo su preferencia por los hoteles MileniuM Grupo Hotelero Mexicano con gusto presentamos a usted el contrato para su grupo en referencia.

HABITACIONES

• Fecha de entrada: 15 de Mayo, 2012

• Fecha de salida: 19de Mayo, 2012

Habitaciones: Bloqueo abierto (sujeto a disponibilidad)

TARIFAS:

Holiday Inn Express Tecnológico

Habitación Standard Sencilla o Doble $ 949.00 MN

Habitación Milenium Sencilla o Doble $ 1, 054.00 MN

Habitación Junior Suite Sencilla o Doble $ 1,159.00 MN

(Todas las tarifas expuestas incluyen desayuno buffet Express)

ESPECIFICACIONES DE TARIFAS:

• Tarifas cotizadas en pesos moneda nacional

• Tarifas por habitación por noche, en base a la ocupación, según se indica.

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