¿Cuál es la importancia de la administración documental?

FORO TEMATICO 1

a. ¿Cuál es la importancia de la administración documental?

R// Hoy en día las empresas manejan un gran volumen de información que las obliga a crear sistemas ordenados para clasificar los datos y así poder tener un acceso más fácil y rápido. Allí es donde entra a participar la administración documental porque esta facilita la búsqueda de un documento y ayuda a la conservación del mismo reduciendo costos y espacio. Así mismo es importante aplicar esta administración en las empresas porque conserva la memoria corporativa y así las empresas pueden seguir un proceso productivo seguro sin dejar de lado los objetivos establecidos desde el principio de la organización.

De esta manera la importancia de un sistema de gestión documental se basa en los siguientes puntos base:

• Se evita la pérdida de documentos, ya que están todos seguros en un servidor documental central.

• Se evita la pérdida de tiempo debido a que varias personas tengan que recuperar los documentos desde diferentes lugares y departamentos. Los documentos son inmediatamente recuperados por la persona que está buscando la información.

• Seguridad: Acceso a la información y los documentos de manera segura y estructurada, al poder definir diferentes permisos de acceso a los datos y documentos dentro del sistema de gestión documental.

b. ¿Cómo se refleja su finalidad en las empresas, actualmente?

R// La gestión documental se ha vuelto casi indispensable en las compañías debido a la enorme cantidad de documentos que manejan. Por esta razón es muy importante contar con un sistema de gestión documental eficiente que permita un fácil almacenamiento y búsqueda rápida, junto con instalaciones de recuperación eficientes.

c. Mencione al menos 5 aspectos de Ley 594 de 2000 y 5 aspectos del Acuerdo 027 de 2006, que haya identificado en la empresa que labora o que conoce.

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