FUNDAMENTOS DE ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

1-¿Qué es un documento electrónico de archivo?

R/ Debe ser entendido como un conjunto de documentos producidos, recibidos o reunidos por una persona física o jurídica de modo involuntario, natural y es montaneó en el transcurso, y como apoyo, de su actividad de la que es testimonio, haciendo uso de la electrónica, que se conservan y trasmiten también mediante medios electrónicos en depósitos de conservación permanente tras efectuar una selección a partir de la identificación y valorización de las series, con medidas de autentificación y de preservación adecuada y con una organización respetuosa con su modo de producción, con el fin como de permitir su acceso y uso también mediante las tecnologías de la información.

2-¿Qué es un archivo electrónico?

R/Un documento electrónico se convierte en documento de archivo cuando toma parte en una transacción de la organización»

Son gestionados como unidades individuales en sistemas de información. Un documento electrónico se distingue de otros documentos electrónicos (incluso de otras versiones de ese mismo documento) porque permite ser gestionado y usado como una unidad.

Es el conjunto de documentos electrónicos, producidos y tratados archivísticamente, siguiendo la estructura orgánico - funcional del productor, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión

Es el sistema que ofrece almacenamiento seguro para los documentos y ficheros relacionados con cada expediente, gestionando el ciclo de vida de cada documento desde su creación y registro hasta su archivo definitivo (preservación y custodia). Además de la funcionalidad de almacenamiento permite la recuperación y consulta de los documentos de cada procedimiento administrativo tanto por parte de los empleados de la Administración como de los interesados en el procedimiento.

3-¿consideras que todos documentos electrónicos que se generan y se reciben en las unidades administrativas deben ser considerados documentos de archivo?

R/ No, pues se parte del ciclo de vida del documento y se aplica lo mismo que en los archivos tradicionales (papel), hay documentos que no tienen ninguna importancia, simplemente son informativos o de apoyo, un ejemplo, el diario oficial de nuestro país, no es necesario guardarlo ya que la imprenta nacional es la que lo ha originado y si necesitamos algún diario solo pedimos que nos envíen una copia, o simplemente lo buscamos en internet y así obtenemos la información, pero ellos si deben conservarlo y considerarlo como un documento de archivo.

Las características que debe reunir un documento para ser considerado parte del archivo no varían al cambiar de formato. No es el soporte lo que conlleva la consideración o no de un documento como documento de archivo, sino sus características de origen y de función. Para que el documento sea considerado documento de archivo se debió haberse creado como resultado de la actividad de la empresa.

4-¿crees que el cambio de formato de papel

...