GESTIONA DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS.

GESTIONA  DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

La administración es la   base de una empresa ya que los documentos se crean se envían se  forma que pueden reutilizados y se puede buscar varias veces ya que se puede llevar un control de toda la empresa.

La gestión documental es la  parte principal ya que hablamos de cuando se vende un productos se basa desde que el proveedor hace el pedido hasta el recibimiento de facturas, en ciertos documentos se pueden almacenar en computadora otros documentos se almacenan en carpetas.

Cuando un cliente se comunica es necesario que la información  este lista ya que da un mejor servicio por eso es necesario tener un archivador electrónico para que cada trabajador pueda acceder  a la información del cliente con solo palabras claves  . La documentación se abre automáticamente el acceso a los  documentos y así brindar un mejor servicio.

También podemos encontrar los otros sistemas de gestión documental llamados flujos de trabajos que son enviados manualmente  y estos son procesados aun sabiendo que algún compañero no está en la empresa y estos son administrados de manera electrónica y el único que tiene acceso es gente autorizada  y son enviados de manera electrónica aun estando desde cualquier viaje o lugar donde este y son aprobadas con un sello electrónico y así de manera rápida impide perdidas.

La forma en que llegan los documentos el procesó es automático o semi  automática los documentos impresos son escaneados y se extraen  palabras claves  de , manera automática , para poder enviar un archivo extremadamente grande se escanea o se manda con un programa de digitalización .

Los documentos que se elaboran en PDF  , GAD ,  Word solo basta ara arrastrar los documentos  al controlador de gestión  y solo se buscan con palabras claves con solo una palabra clave al igual que las facturas o los correos  recibidos .

Cabe mencionar que los controladores  electrónicos presenta muchos beneficios  como

1 . Un archivador central para todos los documentos  .

2 . Acceso a todos los documentos

3 .  Acceso global por internet

4 .  Almacenamiento global automático o semi automático

5 .  Resultados en la búsqueda en segundos

6 .  Optimización mediante flujos de trabajo

7 Reducir espacio de almacenamiento

8 .  Protección contra incendios o inundaciones

9 .  Los documentos  están disponibles y se pueden leer durante muchos años

10 . Cumplimiento de regulaciones sobre custodia de documentos

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