Generalidades De La Admon Documental

Administración Documental

Administración documental: Se refiere al adecuado manejo de la información producida y recibida por la administración pública o privada en el ejercicio de sus funciones, bajo criterios y técnicas archivísticas y se basa en el concepto de ciclo vital de la documentación y el principio de conservación selectiva de la información.

En resumen Administración Documental significa planeación, control, dirección, entrenamiento, organización, promoción y otras actividades de gerencia que involucran la creación documental, su mantenimiento, uso y disposición en orden de archivar adecuada y apropiadamente la documentación basándose en las políticas y reglamentación gubernamental.

Objetivos que debe perseguir la administración documental

 Cumplir completamente la reglamentación del Archivo General de la

Nación

 Controlar la cantidad y la calidad de los documentos producidos en virtud

de sus funciones.

 Establecer y mantener mecanismos de control con respecto a la creación

de documentos en orden de prevenir creaciones innecesarias

 Simplificar actividades, sistemas, y procesos de creación documental de

su uso y mantenimiento.

 Preservar y disponer de la información en acuerdo con los estatutos

gubernamentales.

 Controlar los documentos desde su inicial creación hasta su final

disposición.

Que papel cumple un administrador documental

Bueno, yo en el momento no estoy laborando pero por lo que he estudiado y he investigado en diferentes páginas web puedo aportar lo siguiente:

El papel que juega el administrador documental es trascendental ya que su función no se limita a servir la información de manera rápida y oportuna; sino que además, debe resguardar los documentos, expedientes y demás información, recibir, organizar, clasificar, codificar, digitar y custodiar éstos documentos, sin olvidar el manejo confidencial que debe dar a toda la información que pase por sus manos.

Cuando una empresa logra dimensionar el rol de un administrador documental, pone entonces todo su empeño para que ésta función sea llevada a cabo por una persona debidamente capacitada, que garantice que todo este proceso se lleve a cabo de manera optima para beneficio no sólo de la empresa sino también de los clientes.

Los administradores documentales tienen a su cargo la organización, conservación, uso y manejo de los documentos y son responsables ante las autoridades por el uso de los mismos, también son los encargados ante el Estado por el fortalecimiento de su infraestructura y la organización de sus sistemas de información, estableciendo programas eficientes y actualizados de la administración de documentos y archivos.

El administrador de la documentación tiene a su cargo la función probatoria, garantizar y perpetuar el historial de la documentación de la empresa.

Tener organizada la información en cualquier tipo de empresa es parte clave para alcanzar un gran éxito, no solo dentro de la misma, también para todo el personal que se atienda, ya que teniendo establecida toda la información logramos ubicar rápida y eficazmente cualquier tipo de documentación que necesitemos.

Además la gestión documental nos permite conocer, identificar y clarificar las normas necesarias para mantener la

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