Guia De Planificacion Estrategica

GUIA PARA LA PLANIFICACION ESTRATEGICA

La planificación estratégica brinda a los rotarios un marco de trabajo para el establecimiento de una visión, con sus correspondientes metas, las cuales deben evaluarse constantemente y modificarse según sea necesario. La presente guía y la hoja de trabajo complementaria le servirán de punto de partida para la elaboración de su plan estratégico. Aunque la guía fue diseñada para los clubes rotarios, tanto los distritos como los clubes podrían adaptarla a sus circunstancias. En la sesión de planificación estratégica, los participantes podrán rellenar la hoja de trabajo de manera independiente o en grupo. Los facilitadores de la sesión de planificación estratégica deberán familiarizarse con el material y organizar el programa antes de la sesión. La mayor parte del programa deberá dedicarse a la segunda y tercera etapas del proceso de planificación, que apuntan hacia el futuro, y menos tiempo al análisis de la situación actual del club.

En el proceso de planificación estratégica es importante:

• Dar participación a los funcionarios, ex funcionarios y funcionarios entrantes del club.

• Incluir al club en pleno o a un grupo representativo de la composición de su cuadro social para contar con una amplia gama de perspectivas.

• Considerar todas las ideas que se presenten.

• Invitar a un facilitador, o a un pequeño grupo de facilitadores, a dirigir las sesiones de planificación estratégica, de preferencia personas sin sesgos ni ideas preconcebidas.

• Analizar las metas del club para determinar si están alineadas con las metas del distrito y las prioridades y los objetivos del Plan Estratégico de RI.

• Actualizar el plan todos los años, modificando las prioridades estratégicas y metas anuales según sea necesario.

Proceso

Al desarrollar su plan estratégico incluya a los socios en los siguientes pasos del proceso. Anote las ideas en la hoja de trabajo.

1. ¿Cuál es la situación del club?

• Hacer una lista de los puntos fuertes y débiles del club.

• Preparar una lista de las oportunidades y desafíos presentes en su comunidad.

Consulte la publicación Cómo ser un club dinámico - Plan de liderazgo al evaluar la situación actual del club para determinar cuáles son los aspectos satisfactorios y cómo podría inyectar dinamismo en el club.

2. ¿A dónde queremos llegar?

• Preparar una lista de 5 a 10 elementos que desearía caracterice a su club de aquí a tres o cinco años.

• Formular una declaración de la visión que describa al club en una sola oración y a dónde quisiera llegar de aquí a tres o cinco años. Esta actividad se realiza individualmente y en grupo.

• Finalizar la versión de la visión con todo el grupo, y asegurarse de que cuenta con el apoyo de todos los socios.

3. ¿Cómo podemos llegar?

• Establecer prioridades estratégicas para ayudar al club a lograr su visión. Tener en cuenta:

– Los aspectos fuertes y débiles del club

– Los programas y la misión de Rotary International y La Fundación Rotaria

– El entorno externo

– La participación del cuadro social en pleno

– Un plazo de tres a cinco años para lograrla

• Determinar en grupo las principales prioridades estratégicas, las de mayor impacto en la labor del club hacia el logro de la visión.

• Establecer metas anuales para cada una de las principales prioridades estratégicas.

• Fijar plazos y determinar qué personas y recursos serán necesarios para cumplir las metas anuales.

La Guía para la planificación de clubes rotarios eficaces ofrece ideas y estrategias que lo ayudarán a establecer y lograr sus metas anuales.

4. ¿Cómo evaluaremos nuestro avance?

• Formar un equipo de planificación estratégica para que evalúe con regularidad el avance logrado y recomiende los cambios necesarios.

• Asignar los recursos requeridos para la implementación del plan.

• Evaluar con frecuencia la afinidad de las decisiones adoptadas asegurándose de que están alineadas con el plan y efectuar recomendaciones al equipo de planificación estratégica sobre la implementación de éstas.

• Actualizar anualmente, con todos los socios del club, el plan estratégico así como la declaración de la visión, las prioridades estratégicas, y las metas anuales, y efectuar las modificaciones del caso.

• Repetir todo el proceso de planificación estratégica cada tres o cinco años a fin de elaborar un nuevo plan o mantener el vigente.

Planificación estratégica –

Hoja de trabajo

Utilice la presente hoja de trabajo para delinear el plan estratégico.

1. ¿Cuál es la situación del club? Fecha: _____________

Puntos fuertes del club Puntos débiles del club

Oportunidades presentes en la comunidad (nuevas empresas, población en aumento) Desafíos que se presentan en la comunidad (descenso económico, otras organizaciones de servicio)

Puntos fuertes Puntos débiles

2. ¿A dónde queremos llegar? Plazo: ______________

Características clave que distinguirán al club (número de socios, porcentaje de conservación de socios, equilibrio entre proyectos locales e internacionales, apoyo a La Fundación Rotaria)

Declaración de la visión (Debe incluir algo que destaque al club entre las otras organizaciones de servicio de la comunidad, por ejemplo: Nuestra visión es ser el club de servicio más internacional de la comunidad; o Nuestra visión es ser el club de servicio que más apoyo brinde a los jóvenes de la comunidad.)

3. ¿Cómo podemos llegar?

Para que nuestra visión se haga realidad, debemos lograr los siguientes objetivos. (Escriba las prioridades estratégicas en los espacios provistos e incluya en la tabla las metas anuales para cada estrategia. Aunque el número de prioridades estratégicas y metas anuales es ilimitado, establezca metas viables teniendo en cuenta los recursos disponibles.)

Prioridad estratégica 1: ______________________________________________________

Metas anuales Plazos Recursos necesarios Socio a cargo

Prioridad estratégica 2: ______________________________________________________

Metas anuales Plazos Recursos necesarios Socio a cargo

Prioridad estratégica 3: _______________________________________________________

Metas anuales Plazos Recursos necesarios Socio a cargo

4. ¿Cómo evaluaremos nuestro avance?

A fin de evaluar nuestro progreso, realizamos las siguientes actividades. (Enumere las tareas que emprenderán para dar seguimiento a la implementación del plan junto con un cronograma para verificar y evaluar el avance del club, en el cual podrían incluirse, entre otras, rendir informes mensuales a la directiva del club, analizar el avance del plan estratégico en las asambleas de club y efectuar revisiones anuales).

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