Importancia Del Archivo En La Invetigacion

CICLO VITAL

ACTA DE REUNION DE TRABAJO O PLANA MAYOR

1° PRIMERA EDAD MOMENTO DE GESTION:

PLANEACION:

En esta fase la información es recogida por el ayudante del comandante de la unidad o jefe de la unidad y así mismo es encargado de tomar nota de la información en la reunión con su libreta, ya sea los temas tratados, puntos importantes y participación de los miembros que en esta se encuentren; esta reunión se lleva acabo por los miembros de la plana mayor como son: el jefe de personal, coordinador logístico, jefe de instrucción y entrenamiento, jefe de derechos humanos entre otros, el soporte de este reunión es el papel, de estas misma forma para verificar y recordar los temas tratados y ordenes impartida por el comandante se les muestras a cada encardado de cada dependencia si la información y los temas que se trataron son los correctos para iniciar su elaboración.

ELABORACION:

Acuerdo formato establecido por el manual de correspondencias y comunicaciones oficiales (MACO) el acta de reunión de trabajo es una comunicación Oficial que constituye la memoria de reuniones, cuyo objetivo es relacionar o dejar constancia escrita de lo que sucede, se debate y/o se acuerda en una reunión, de igual forma este documento lleva serie y subserie acuerdo la tabla de retención documental que se rige para esta dependencia colocándole el radicado, estos son los ítems a tener en encueta para realizar este mencionado documento como lo esta estipulado así:

 Titulo: asunto del acta

 Número consecutivo, línea de mando código de la serie o subserie documental

 Hora de inicio y de finalización de la reunión

 Lugar: escribe el nombre del lugar o sede donde se realizó la reunión

 “pasan firmas”

TRAMITACION:

En esta parte el documento realizado es pasado para la firma de cada uno de los miembros de la plana mayor del batallón quienes hicieron participe de la reunión y con estas firmas esas personas quedan enteradas legalmente de las ordenes emitidas por el comandante de la unidad; después de recoger todas las firmas por medio del estafeta del ayudante se pasa este documento para la ultima firma que es la del comandante de la unidad, siendo él quién coloca este documento en vigencia.

LA PRESERVACIÓN:

Este documento como es requerido por el comando para la reunió siguiente en definida fecha, se conserva acuerdo la textura de las hojas en que se realiza el documento o situación y el medio donde se almacena es verificado semanal mente, que se encuentre en adecuadas condiciones para futuras manipulaciones, se archiva en la carpeta de actas de reunión de trabajo acuerdo la T.R.D en vista que este documento es pedido después de la semana de su elaboración que da como un documento de consulta temporal.

EL ACOPIO:

Acuerdo la T.R.D este documento se le debe colocar la subserie N°2.25 que según sus procedimientos se debes dejar una muestra representativa del 50% y se microfilma lo seleccionado, y de tal forma, se le es plasmada esta subserie para tener un mayor control en su gestión.

ORGANIZACIÓN:

Por consiguiente la subserie colocada a este documento ayuda a mantener la organización y orden en su carpeta acuerdo la secuencia que se lleva para un mayor un control.

LA TRASFERECNCIA:

Aquí en esta fase el documento es filiado e inventariado después de haber pasado el año en curso para su transferencia y ser llevado al archivo de gestión después de haber durado el tiempo requerido en este archivo es enviado al archivo central que queda en Bogotá por medios de unas cajas que van rotulada de la siguiente manera.

...