Importancia del departamento de compras

Requisición de compra

Una requisición de compra es propiedad del Departamento que la origina y no debe ser cambiada por el Departamento que compra sin antes obtener la aprobación del Departamento que la originó. Esto último (control esencial) es importante y actualmente no está claramente definido en algunos de los sistemas de software de abastecimiento más populares en el mercado.

En algunos "ambientes" industriales (ej. la línea de producción), al Departamento que compra le puede ser asignada la responsabilidad de solicitar y comprar bienes. Esto es especialmente cierto para las compras de materia prima donde el Departamento de Compras también es responsable de la administración del inventario.

Una requisición de compra no es una orden de compra y por lo tanto nunca debe ser usada para comprar bienes o servicios. Tampoco debe ser usada como autorización de pago para una factura proveniente de un proveedor de bienes o servicios

Requisición de compra

Una requisición de compra es una autorización del Departamento de Compras con el fin de abastecer bienes o servicios. Ésta a su vez es originada y aprobada por el Departamento que requiere los bienes o servicios.

REQUISICION DE COMPRA

OBJETIVO:

SOLICITAR A LA DIRECCION GENERAL DE PROVEEDURIA, LA ADQUISICION EN EL PAIS DE BIENES O INSUMOS QUE REQUIERA LA DEPENDENCIA PARA EL DESARROLLO DE SUS ACTIVIDADES.

1. HOJA NO.:

INDICAR EL NUMERO DE HOJAS QUE INTEGRAN LA REQUISICION. (EJ. 1 DE 2; 2 DE 2).

2. REQUISICION NO.:

ESPACIO UTILIZADO POR LA DIRECCION GENERAL DE PROVEEDURIA PARA ASIGNAR EL NUMERO OFICIAL DE LA REQUISICION, POR MEDIO DE UNA ETIQUETA QUE DEFINE EL TIPO DE COMPRA: NACIONAL O EXTRANJERO. NO UTILIZAR ESTE CUADRO.

3. FECHA:

ANOTAR DIA, MES Y AÑO DE ELABORACION DE LA REQUISICION DE ACUERDO A COMO LO SOLICITA LA FORMA DE REQUISICION.

4. CLAVE DE LA DEPENDENCIA:

CLAVE PRESUPUESTAL DE LA DEPENDENCIA (EJ. 311.08).

5. DEPENDENCIA:

NOMBRE COMPLETO DE LA DEPENDENCIA, SIN ABREVIATURAS.

6. SUBDEPENDENCIA:

EN CASO DE EXISTIR, SE DEBE ANOTAR LA SUBDEPENDENCIA, ANOTANDO EL NOMBRE COMPLETO, SIN ABREVIATURAS. SE SUGIERE CONSULTAR EL CATALOGO PRESUPUESTAL VIGENTE.

7. NUMERO:

INDICAR EL NUMERO PROGRESIVO DE LOS ARTICULOS SOLICITADOS.

8. CANTIDAD:

CANTIDAD EXACTA (EN NUMERO) DE LOS BIENES QUE SE SOLICITAN.

9. UNIDAD:

INDICAR LA UNIDAD DE MEDIDA (EJEMPLO: PIEZA, CAJA, BOTE, ETC.).

10. DESCRIPCION DEL ARTICULO:

DESCRIPCION, LO MAS AMPLIA POSIBLE, DE LAS CARACTERISTICAS DEL BIEN (MARCA, MODELO, PESO O VOLUMEN DE CADA UNIDAD, NUMERO DE CATALOGO, ESPECIFICACIONES TECNICAS).

11. PRECIO POR UNIDAD:

CORRESPONDE AL PRECIO UNITARIO ANTES DE CALCULAR EL IMPUESTO AL VALOR AGREGADO (IVA), A MENOS QUE SE INDIQUE LO CONTRARIO.

12. IMPORTE:

RESULTADO DE MULTIPLICAR EL PRECIO UNITARIO POR LA CANTIDAD DE ARTICULOS SOLICITADOS. ESTA CIFRA DEBE CORRESPONDER AL RENGLON EN CUESTION.

LOS IMPORTES DE CADA RENGLON DEBERAN SUMARSE PARA HACER UN SUBTOTAL ANTES DEL IVA, CON EXCEPCION CUANDO EL IVA ESTA INCLUIDO EN EL IMPORTE UNITARIO; DE NO SER EL CASO, SE DEBERA CALCULAR EL 15% DEL IMPUESTO, MISMO QUE SE SUMARA AL SUBTOTAL PARA FORMAR, POSTERIORMENTE, EL TOTAL.

EN LAS REQUISICIONES DE TIPO DE COMPRA NACIONAL CUYA COTIZACION SEA EN DOLARES CONTROLADOS, DEBERA PREVIAMENTE EFECTUARSE EL CALCULO A FUTURO, ESTO ES, CALCULAR EL TIPO DE CAMBIO CONTROLADO A 20 O 30 DIAS, MULTIPLICARLO POR EL IMPORTE Y CALCULAR EL IVA. POSTERIORMENTE, TRANSFERIR ESTOS DATOS A LA REQUISICION, EN MONEDA NACIONAL.

13. PARA ACLARACION:

ANOTAR EL NOMBRE COMPLETO Y TELEFONO DE LA PERSONA INDICADA POR LA DEPENDENCIA SOLICITANTE, PARA HACER ACLARACIONES SI ES NECESARIO, REFERENTES AL CONTENIDO Y DETALLES DE LA REQUISICION.

14. LUGAR DE ENTREGA:

LUGAR PRECISO EN DONDE DEBERA ENTREGARSE EL BIEN.

15. PROVEEDOR SUGERIDO:

NOMBRE O RAZON SOCIAL DEL PROVEEDOR, DOMICILIO Y TELEFONO.

16. TIPO DE COMPRA:

ANOTAR EL TIPO DE COMPRA: NACIONAL.

17. TIPO DE OPERACION:

ESPACIO RESERVADO PARA USO EXCLUSIVO DE CONTADURIA GENERAL. NO UTILIZAR ESTE CUADRO.

18. REGISTRO PREVIO NO. C.C. Y CUENTA-ABONO:

ESPACIOS EN LOS QUE CONTADURIA GENERAL INDICA NUMERO PREVIO PARA COMPROMISO PRESUPUESTAL Y DETERMINA LA CLAVE-CONCEPTO Y CUENTA-ABONO. NO UTILIZAR ESTOS CUADROS.

19. CUENTA-CARGO:

SOLO PARA EL CASO DE INGRESOS EXTRAORDINARIOS, LA DEPENDENCIA DEBERA ANOTAR EL NUMERO DE CARGO. SON LOS TRES PRIMEROS DIGITOS.

20. CODIGO-GASTO:

ESTE ESPACIO CONTIENE 7 RENGLONES DE LA LETRA A A LA G, SU UTILIZACION ES PARA INDICAR UN CODIGO POR RENGLON EN LOS CASOS DE QUE SE AFECTEN DOS O MAS CODIGOS; POR EJEMPLO, CUANDO SE AFECTA A UNA CUENTA DE INGRESOS EXTRAORDINARIOS.

LA DEPENDENCIA DEBERA ANOTAR EN FORMA CLARA EL CODIGO DE AFECTACION, ESTRUCTURADO ADECUADAMENTE CON SUS SEPARACIONES DE PUNTOS, SIN TACHADURAS PARA EVITAR ERRORES DE CODIFICACION Y CAPTURA.

EN EL CASO DE QUE LA AFECTACION SE HAGA CON CARGO A INGRESOS EXTRAORDINARIOS SE HARA UN DOBLE REGISTRO PARA EFECTOS DE CONTROL PRESUPUESTAL, PERO LA AFECTACION REAL CORRESPONDERA UNICAMENTE AL CODIGO DE INGRESOS EXTRAORDINARIOS.

REQUISICION DE COMPRA, FORMATO

Tipos de requisiciòn

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