LA CARTA DE GERENCIA O CARTA DE REPRESENTACION

La Carta de Gerencia o Carta de Representación

1. Aspectos generales

La Carta de Gerencia viene a ser el documento obtenido por la Sociedad de Auditoría, a través del cual el titular de la entidad auditada y/o el nivel gerencial competente (Gerente General, Gerente Regional o Gerente Municipal) reconoce haber puesto a disposición de la comisión de auditoría toda información requerida, así como haber obtenido manifestaciones o cualquier hecho significativo ocurrido durante el período del examen realizado.

Algunas de estas manifestaciones, considerando por un lado su relevancia y por otro las normas de auditoría aplicables, son, a solicitud del auditor, incluidas en una carta escrita que la Gerencia dirige al auditor. Las normas de auditoría y la bibliografía especializada denominan indistintamente a esta carta como: Carta de Manifestaciones o Declaraciones de la Gerencia, Carta de representación de la gerencia (debido a la traducción del verbo en inglés “to represent” ) o, simplemente, Carta de la Gerencia, como la denominaremos en este trabajo.

• Base legal.- NIA 580. Representaciones de la gerencia

El auditor debe obtener evidencia respecto de que la dirección del ente reconoce su responsabilidad sobre la presentación razonable de los estados financieros de acuerdo con las normas contables vigentes y que los ha aprobado debidamente. Para ello, el auditor debe obtener una carta de representación escrita de la dirección que incluya las afirmaciones significativas, tanto explícitas como implícitas, que contienen los estados financieros, cuando ninguna otra evidencia apropiada es razonable pensar que pueda existir. Por ello, esta carta no sustituye los procedimientos de auditoría que debe efectuar el auditor. La norma provee un ejemplo de carta de representación.

• NIA Nº 580.- Representación de Gerencia, en su numeral 15, señala lo siguiente:

Si la dirección se rehusara a proporcionar esta carta de representación, ello constituiría una limitación al alcance del trabajo y, por lo tanto, el auditor debería emitir una opinión con salvedad indeterminada o abstenerse de opinar. En tales casos, el auditor debe evaluar la confianza que ha depositado en otras representaciones hechas por la administración durante el curso de su examen y considerar tal negativa puede tener efectos adicionales sobre su dictamen.

Por otro lado, la NAGU 3.70 “Carta de Representación” reconoce también que el auditor debe obtener una carta de representación del titular y/o nivel gerencial competente.

2. Importancia

Es importante porque las posibilidades de interpretaciones equivocadas entre el auditor y la administración se reducen cuando las manifestaciones verbales son confirmadas por escrito por la administración.

Por otro lado, las manifestaciones vertidas por la administración o gerencia constituyen una de las fuentes de evidencia de auditoría más significativas. Estas manifestaciones se efectúan verbalmente a lo largo de la auditoría en respuesta a determinadas interrogantes y, por escrito al concluirse, a través de una Carta de Representación es necesario discutir su contenido con los funcionarios apropiados con suficiente tiempo, para reducir la posibilidad de enfrentarse con el rechazo de la gerencia a suministrar información y documentación.

3. Objetivos

Obtener el reconocimiento expreso de parte de la entidad de la responsabilidad de los Estados Financieros, de que no existan asuntos considerables o de materialidad que puedan afectar la razonabilidad de los Estados Financieros.

Confirmar la evidencia corroborativa de las afirmaciones o reconocimientos dentro y fuera de la entidad.

Confirmar las aseveraciones orales y escritas proporcionadas por la entidad examinada.

Evaluar si las representaciones, afirmaciones, hechas por la administración son razonables y congruentes con otras evidencias obtenidas incluyendo otras afirmaciones.

Tomar en consideración si las personas que representan a la entidad pueden ser consideradas bien informadas sobre los asuntos pertinentes de la auditoría.

4. Requisito Formal de la Carta de Gerencia

La Carta de Gerencia o Carta de Representación deberá ser formulada en papel membretado de la entidad y firmada por funcionarios de nivel jerárquico adecuado (Gerente General, Gerente Regional, Gerente Municipal, etc.), los cuales tienen pleno conocimiento y son responsables de los asuntos materia de la carta.

En todos los casos la carta de gerencia deberá ser obtenida antes de la fecha del informe del auditor.

Normalmente esta carta está fechada el mismo día del informe. De no ser así, y habiéndose sido recibida con anterioridad a la fecha de firma, el auditor deberá solicitar a la fecha de su informe una confirmación de la Gerencia respecto de que la información incluida en la carta original continúa vigente y que no han surgido otros temas que deban ser informados al auditor.

Pueden darse circunstancias en las cuales el auditor no pueda obtener las manifestaciones escritas por parte de la Gerencia. Esto puede suceder porque la Gerencia se niega a emitir la carta o porque, en el marco de una situación de incertidumbre en relación con un cierto tema, no se siente en condiciones de realizar formalmente las manifestaciones que el auditor le requiere en el marco de su auditoría.

En cualquier circunstancia, y dependiendo de qué otra evidencia de auditoría está disponible para el auditor, una situación como la descrita podría constituir una limitación en el alcance del trabajo del auditor como consecuencia de la cual, el auditor deberá considerar si califica su informe o directamente se abstiene de emitir su opinión sobre la información auditada.

5. ¿Qué debe contener la Carta de Gerencia?

El alcance y contenido de la Carta de Gerencia debe reflejar las manifestaciones reales, debiéndose ajustar a las circunstancias específicas de cada auditoría. Por lo general, debe contener los siguientes aspectos:

Declaración de la administración o gerencia sobre su responsabilidad en la preparación de los Estados Financieros.

Reconocimiento de la disponibilidad y entrega de todos los registros, documentos y libros de contabilidad.

Declaración formal, que no existan errores significativos en los Estados Financieros ni en las transacciones no registradas.

Declaración de incumplimiento de parte de la entidad de cualquier contrato que pudiera afectar la razonabilidad de los Estados Financieros.

Reconocimiento y detalle de los eventos subsecuentes o hechos posteriores después del balance.

Declaración de que no existen irregularidades o actos ilegales.

Reconocimiento de inventarios concernientes a bienes obsoletos.

Reconocimiento de otros pasivos que no estén incluidos en el Balance General.

Declaración sobre reclamos o juicios pendientes que los asesores estimen ser defendibles.

Otros aspectos o cuestiones en las que el conocimiento de los hechos se limitan a la entidad o gerencia.

6. Responsabilidad penal de los auditores internos y externos

Por otro lado, hoy en día es importante conservar esta carta ya que constituye una prueba a favor del auditor, por futuras consecuencias que pudieran ocurrir a consecuencia de la modificación de los artículos 198 y 254 del código penal, vigentes a partir del 7 de junio de 2006.

Manifestaciones que deberían incluirse en la carta de gerencia

Las manifestaciones que específicamente deben ser incluidas en la carta de gerencia dependerán de de diversos factores, entre los que se encuentran, las circunstancias de la auditoría, el negocio o industria del cliente y la naturaleza y bases de presentación de la información financiera objeto de la auditoría.

En líneas generales podemos decir que existen tres tipos de temas que deberían incluirse en la carta de gerencia:

1) Aquellas áreas o temas en donde las manifestaciones de la gerencia son la única fuente de evidencia de auditoría. Ejemplos de estos temas pueden ser opiniones o evaluaciones de la gerencia sobre ciertas situaciones, planes futuros o intenciones de la gerencia, etc.

2) Situaciones respecto a las cuales, si bien las manifestaciones de la Gerencia no son la única fuente de evidencia de auditoría, el auditor necesita que la Gerencia la confirme que se le ha suministrado la integridad de la información disponible para permitirle formarse una opinión sobre determinado tema. Ejemplos de este tipo de situaciones pueden ser la confirmación del nombre de todos los asesores legales de la Sociedad, el detalle de los cuestionamientos de organismos de contralor (en caso de haberse recibido), etc.

3) Manifestaciones que deben ser incluidas en la carta, de acuerdo con las normas

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